Οι μηχανικές προτάσεις δημιουργούνται για διάφορους λόγους. Ορισμένα γράφονται για τη χρηματοδότηση ερευνητικών έργων, ενώ άλλα ανταποκρίνονται στην προσφορά μηχανικών, πολιτικών, δομικών και ηλεκτρολογικών έργων. Οι αιτήσεις υποβολής προτάσεων (RFP) παράγονται από ιδιωτικές εταιρείες, κρατικές υπηρεσίες και στρατιωτικούς κλάδους. Οι μηχανικοί ή το προσωπικό μιας μηχανολογικής εταιρείας θα δημιουργήσουν ένα έγγραφο που να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της RFP, να δείχνει το παρελθόν παρόμοιο έργο των μηχανικών και να προσφέρει τα προτεινόμενα κόστη για την παραγωγή του έργου.
Διαβάστε το RFP εντελώς πριν γράψετε. Επισημάνετε σημαντικούς τομείς, όπως την ημερομηνία λήξης. Επίσης, εστιάστε στο χρόνο που απαιτείται, καθώς πολλά RFPs υπαγορεύουν συγκεκριμένους χρόνους και οποιεσδήποτε οριστικές αιτήσεις, όπως ένα έργο που απαιτεί πιστοποίηση LEED.
Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή που ευχαριστεί τον εκδότη RFP για το προνόμιο να εξεταστεί για το έργο μηχανικής, καθώς και συμβουλές για το πώς η εταιρεία μπορεί να καλύψει τις ανάγκες που απαιτούνται για το έργο. Η συνοδευτική επιστολή θα πρέπει να συζητήσει εν συντομία το περιεχόμενο ολόκληρης της πρότασης και την ικανοποίηση των προηγούμενων πελατών.
Περιγράψτε τα προσόντα της ομάδας μηχανικών. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα βιογραφικά σημειώματα είναι ενημερωμένα και αντανακλούν την εμπειρία που ζήτησε το RFP. Για παράδειγμα, αν η RFP απαιτεί μηχανικούς που είναι εξοικειωμένοι με βιώσιμες πρακτικές μηχανικής στον HVAC, οι μηχανικοί πρέπει να περάσουν τις εξετάσεις LEED και να είναι διαπιστευμένοι από LEED επαγγελματίες.
Επισημάνετε την εμπειρία των μηχανικών με έργα παρόμοια με αυτά του RFP. Εάν ένα εργοτάξιο έχει περιβαλλοντικά ζητήματα ή η εγκατάσταση είναι συγκεκριμένη όπως μια φυλακή ή ένα νοσοκομείο, η πρόταση πρέπει να αντικατοπτρίζει την τεχνογνωσία της εταιρείας μηχανικής.
Δημιουργήστε και συμπεριλάβετε το κόστος των έργων και τα χρονοδιαγράμματα εργασίας, τα οποία θα συμβουλεύουν τον πιθανό πελάτη πώς η ομάδα μηχανικών θα αντιμετωπίσει τα καθήκοντα του έργου και θα ολοκληρώσει επιτυχώς την ολοκλήρωσή του εγκαίρως και με βάση τον προϋπολογισμό.
Δημιουργήστε ενημερωτικούς λεζάντες για όλα τα γραφικά που θα συνοδεύουν το αντίγραφο της πρότασης. Οι φωτογραφίες θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για την απεικόνιση προηγούμενων έργων.
Γράψτε ένα συμπέρασμα. Παρόμοια με τη συνοδευτική επιστολή, το συμπέρασμα είναι η στιγμή να επαναληφθεί ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να επιλεγεί αυτή η πρόταση ως νικήτρια προσφορά.
Συμβουλές
-
Παραδώστε ή στείλτε μια πρόταση μηχανής με ένα trackable τρόπο παράδοσης, όπως το FedEx.
Προειδοποίηση
Μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τη μία σελίδα.
Συχνά η RFP θα υπαγορεύσει ακριβώς πόσες σελίδες μπορεί να είναι μια πρόταση μηχανικής. Η παράδοση περισσότερων σελίδων από ό, τι ζητήθηκε μπορεί να καταστήσει την πρόταση μηχανικής αμέσως άχρηστη.
