Από τους διαδρόμους και τις αίθουσες τριτοβάθμιας εκπαίδευσης έως τις αίθουσες συνεδριάσεων της εταιρικής Αμερικής, οι επιστολές δήλωσης εξυπηρετούν χιλιάδες σκοπούς στον τομέα της επικοινωνίας. Όπως υπονοεί το όνομά του, η επιστολή δηλώνει κάτι. Μπορεί επίσης να θεωρηθεί ως δήλωση γεγονότος, ανακοίνωση ή διευκρίνιση. Μερικές φορές, ένα θέμα είναι σε αμφισβήτηση ή χρήματα ή μια φήμη διακυβεύεται. Για οποιοδήποτε λόγο γράφετε μια επιστολή δήλωσης για τον οργανισμό σας, υιοθετήστε έναν λογικό και λογικό τόνο, διατηρήστε την εστίασή σας και κρατήστε την επιστολή σύντομη και συνοπτική.
Δηλώστε το σκοπό της επιστολής της δήλωσης
Δηλώστε το σκοπό σας στη γραφή της επιστολής δήλωσης. Για παράδειγμα, πείτε ότι γράφετε μια επιστολή δήλωσης στους υπαλλήλους σας για να ανακοινώσετε την έναρξη ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας. Μην χάσετε χρόνο για να φτάσετε στο σημείο: «Σας γράφω ότι ανακοινώνω ότι μετά από τέσσερα χρόνια εντατικής μελέτης και έρευνας, η ABC Vitamin Company θα ξεκινήσει ένα νέο συμπλήρωμα πεπτικού, που ονομάζεται Quell, στις 17 Φεβρουαρίου.
Συμπληρώστε τα στοιχεία
Παρέχετε άλλα σχετικά στοιχεία της δήλωσης. Σε αυτό το παράδειγμα, ενδεχομένως να θέλετε να συμπεριλάβετε πόσο θα κοστίσει το συμπλήρωμα και πού θα πωληθεί.
Προγραμματίστε τις ώρες για να απαντήσετε σε ερωτήσεις
Προβλέψτε τις ανάγκες του ακροατηρίου σας - στην περίπτωση αυτή, τους υπαλλήλους σας. Θα θέλουν να μάθουν πώς η δήλωση - το λανσάρισμα του προϊόντος - τις επηρεάζει. Αντί να υποβάλετε την επιστολή σας με λεπτομέρειες, ίσως θέλετε να συγκαλέσετε μια συνάντηση για να αποκαλύψετε το προϊόν και να απαντήσετε σε ερωτήσεις. Προμηθεύστε το χρόνο και την ημερομηνία μιας τέτοιας συνεδρίασης στην επιστολή σας και διευκρινίστε εάν η συμμετοχή είναι προαιρετική ή υποχρεωτική.
Κλείστε τη Δήλωση
Κλείστε την επιστολή δήλωσής σας σε ένα χαρτονόμισμα, λαμβάνοντας υπόψη την εταιρική σας κουλτούρα και την τρέχουσα δυναμική. Ίσως να επιθυμείτε να προχωρήσετε προς τα εμπρός, παρέχοντας μια πρόβλεψη για το τι θα μπορούσε να σημαίνει η δήλωση - η εκτόξευση του προϊόντος - στην εταιρεία σας. Μπορεί να εκδώσετε μια πρόσκληση για δράση ή τα βήματα που περιμένετε από τους υπαλλήλους σας να λάβουν λόγω της δήλωσης. Ή αν αισθανθείτε αντίσταση στον ορίζοντα, εκφράστε την ελπίδα ότι η οργάνωσή σας θα συσπειρωθεί από κοινού για να καταστήσει την πηγή της δήλωσης επιτυχημένη.
Τελειώστε τα πράγματα μακριά ευχαριστώντας τους παραλήπτες για το χρόνο τους. Απευθείας ερωτήσεις στον άμεσο προϊστάμενό τους ή ακόμα καλύτερα σε εσάς άμεσα, για να δημιουργήσετε ένα πνεύμα συνεργασίας.
Κάνετε μια λεπτομερή διόρθωση
Μια δήλωση δήλωσης συμφερόντων γίνεται συχνά μέρος της ιστορίας μιας εταιρείας - και μπορεί να αναρτηθεί στην ιστοσελίδα για να δει οι ξένοι. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να αποτελεί πηγή υπερηφάνειας και αποφασιστικότητας. Δώστε στον εαυτό σας χρόνο να διόρθω, να επεξεργαστείτε και να αναθεωρήσετε την επιστολή δήλωσης. Ζητήστε από έναν αξιόπιστο συνάδελφο ή εμπιστευτικό να εξετάσει την επιστολή σας και να καλέσει τα σχόλια και την εποικοδομητική κριτική. Κάνετε τη δήλωσή σας παράδειγμα για να εμπνεύσετε άλλους.
