Τα αποτελεσματικά συστήματα επικοινωνίας αποτελούν αναπόσπαστο μέρος μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Για να παραμείνει ανταγωνιστική και παραγωγική, μια επιχείρηση πρέπει να αναπτύξει μια οργανωμένη και αποτελεσματική προσέγγιση για να ανταποκριθεί και να επικοινωνήσει με τους δικούς της εργαζόμενους, καθώς και με πελάτες, πωλητές και άλλους επαγγελματίες. Ευτυχώς, η επιχειρηματική επικοινωνία εξελίχθηκε με την πάροδο του χρόνου και περιλαμβάνει ποικίλους τύπους επιχειρηματικών μηνυμάτων, που κυμαίνονται από το απλό και το δοκιμασμένο και το αληθινό έως το τεχνολογικά εξελιγμένο.
Επιχειρηματικά μηνύματα τηλεφώνου
Εάν η επιχείρησή σας έχει περισσότερα από ένα άτομα, θα πρέπει τελικά να αποφασίσετε τον καλύτερο τρόπο εγγραφής και διανομής εισερχομένων τηλεφωνικών μηνυμάτων. Ορισμένες επιχειρήσεις απασχολούν κάποιον για να προβάλλουν τηλεφωνήματα, να γράφουν μηνύματα από τους καλούντες και να τα διανέμουν στους υπαλλήλους για τους οποίους προορίζονται. Άλλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αυτόματο σύστημα φωνητικού ταχυδρομείου όπου οι καλούντες αφήνουν τα μηνύματά τους ως εγγραφές φωνής. Με το φωνητικό ταχυδρομείο, κάθε εργαζόμενος είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση των δικών του μηνυμάτων. Ορισμένες μικρότερες επιχειρήσεις δημιούργησαν μόνο κουτιά φωνητικών μηνυμάτων για τα ξεχωριστά τμήματα της εταιρείας, αντί για μεμονωμένους υπαλλήλους.
Σημειώσεις γραφείων
Τα μνημόνια είναι ένα είδος αλληλογραφίας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για να επικοινωνήσουν στο δικό τους τμήμα ή μεταξύ των τμημάτων της ίδιας εταιρείας. Τα σημειώματα είναι συνήθως βραχείας διάρκειας και δεν έχουν την τυπική μορφοποίηση εξωτερικής γραπτής επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Ωστόσο, τα σημειώματα έχουν μορφή και γενική δομή. Κάθε επιχείρηση μορφοποιεί τα σημειώματα στις δικές της προτιμήσεις, αλλά γενικά, τα μηνύματα δείχνουν τον παραλήπτη, τον αποστολέα και το θέμα στην κορυφή, μερικές φορές με έντονα γραφήματα. Το σώμα του μηνύματος βρίσκεται κάτω από αυτές τις πληροφορίες στο συνηθισμένο τύπο. Οι υπάλληλοι μπορούν να παραδώσουν προσωπικά σημειώματα ή να χρησιμοποιήσουν τη διανομή αλληλογραφίας μεταξύ εταιρειών. Σε ορισμένα επαγγέλματα, όπως στους τομείς του δικαίου και της υγειονομικής περίθαλψης, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν σημειώσεις για να στέλνουν σύντομα μηνύματα σε άλλους επαγγελματίες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, σε πελάτες. Οι χρήστες μπορούν να στείλουν αυτά τα μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μέσω φαξ.
Επιχειρηματικό Email
Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως τρόπο επικοινωνίας εντός της επιχείρησης καθώς και με πελάτες, πωλητές και άλλες επιχειρήσεις. Εάν η επιχείρηση διαθέτει έναν ιστότοπο, οι υπάλληλοι ενδέχεται να έχουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το όνομα τομέα της εταιρείας, όπως "[email protected]". Η αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνει να είναι λιγότερο τυπική από τη χειρόγραφη αλληλογραφία, γεγονός που έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της. Πολλές επιχειρήσεις που επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας θεωρούν χρήσιμο να καθιερώσουν ένα ενιαίο πρότυπο για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας. Οι εταιρείες μπορούν να περιορίσουν τη χρήση των εργαζομένων μόνο για επιχειρηματικούς σκοπούς και να ρυθμίσουν αυστηρά τα είδη των συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να κατεβάσει ένας υπάλληλος. Εάν η επιχείρηση έχει μια συμφωνία εμπιστευτικότητας με τους υπαλλήλους της, η συμφωνία αυτή πιθανότατα θα επεκταθεί και στη χρήση της αλληλογραφίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας από τους εργαζομένους. Μια επιχείρηση είναι καλά μέσα στα δικαιώματά της να απαιτεί από έναν υπάλληλο να εκπροσωπεί την εταιρεία σε θετικό φως, ενώ αντιστοιχεί σε μια εταιρική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ορισμένες επιχειρήσεις ενδέχεται να απαιτούν από τους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εταιρείας να προσθέτουν αυτόματες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Αυτή η υπογραφή μπορεί να περιλαμβάνει το πλήρες όνομα και τον τίτλο του υπαλλήλου στην εταιρεία, καθώς και την εταιρική επωνυμία, τον αριθμό τηλεφώνου, τον ιστότοπο και άλλες σχετικές πληροφορίες.
Επαγγελματική αλληλογραφία
Η επαγγελματική επαγγελματική αλληλογραφία έχει μακρά και επίσημη ιστορία. Οι επιχειρήσεις αναθέτουν συχνά σχέδιο επιστολόχαρτου στο οποίο εκτυπώνεται όλη η επαγγελματική αλληλογραφία. Το σχέδιο επιστολόχαρτου μπορεί να περιλαμβάνει το λογότυπο της εταιρείας καθώς και γενικές πληροφορίες επικοινωνίας, όπως η διεύθυνση ταχυδρομικής επικοινωνίας της εταιρείας, οι αριθμοί τηλεφώνου και φαξ και η διεύθυνση της ιστοσελίδας. Ορισμένες εταιρείες προσαρμόζουν το κύριο πρότυπο επιστολόχαρτου για άτομα στην εταιρεία, προσθέτοντας προσωπικές επεκτάσεις και μεμονωμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα στοιχεία επικοινωνίας. Η γραπτή επαγγελματική αλληλογραφία έχει μια επίσημη δομή. Παρόλο που η ακριβής μορφή μπορεί να διαφέρει, γενικά, η ημερομηνία πηγαίνει στην κορυφή της επιστολής και το πλήρες όνομα, ο τίτλος, η εταιρεία και η ταχυδρομική διεύθυνση του παραλήπτη είναι κάτω από την ημερομηνία. Δεν χρειάζεται να προσθέσετε μια γραμμή θέματος ή ετικέτες πεδίων, όπως "Προς:" δίπλα στο όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Η γραπτή επαγγελματική αλληλογραφία χρησιμοποιεί εισαγωγικά χαιρετισμούς, όπως "Αγαπητέ" στην αρχή, ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη και κλείσιμο χαιρετισμών στο τέλος, όπως "Ειλικρινά", με το όνομα του αποστολέα κάτω. Ο αποστολέας μπορεί να θέλει να υπογράψει το γράμμα για προσωπική επαφή. Εάν κάποιος εκτός από τον αποστολέα της επιστολής έγραψε ή δακτυλογραφήσει, ο δακτυλογράφος θα πρέπει να περιλαμβάνει τα αρχικά του αποστολέα, ένα παχύ έντερο και τα ίδια τα αρχικά του κάτω από την υπογραφή. Εάν το ίδιο γράμμα αποστέλλεται σε πολλούς παραλήπτες, θα πρέπει να απευθύνεται στον κύριο παραλήπτη, τότε όλοι οι άλλοι παραλήπτες θα πρέπει να σημειώνονται στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δίπλα στα γράμματα "CC", τα οποία αντιπροσωπεύουν το "αντίγραφο άνθρακα".
