Η διαχείριση συμβολαίων είναι η πρακτική να διασφαλίζεται ότι ακολουθούνται οι παράμετροι μιας σύμβασης σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές που περιγράφονται στην ίδια τη σύμβαση. Εξαιτίας αυτού, πρέπει να τηρείται η συνεχής διαχείριση του κύκλου ζωής του συμβολαίου, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η σύμβαση εκπληρώνεται στο κατάλληλο πλαίσιο. Ο τύπος της σύμβασης που διαχειρίζεται, από τις συμβάσεις εργασίας έως τις συμβάσεις κατασκευής, μπορεί να διαχειριστεί σωστά ακολουθώντας την ίδια μεθοδολογία.
Διαβάστε το συμβόλαιο στο σύνολό του. Επισημάνετε τα βασικά σημεία δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των χρονικών πλαισίων και των ημερομηνιών λήξης. Σημειώστε αυτές τις κρίσιμες ημερομηνίες σε ένα ημερολόγιο ή άλλη εφαρμογή χρονοπρογραμματισμού για να διασφαλίσετε ότι οι συγκεκριμένοι χρόνοι ολοκλήρωσης είναι κατανοητοί και παρακολουθούνται. Επισημάνετε βασικούς τομείς της σύμβασης που απαριθμούν τα καθήκοντα και τις συνολικές συμβατικές ευθύνες του βασικού προσωπικού που κατονομάζεται στη σύμβαση. Για παράδειγμα, μια νέα σύμβαση κατασκευής κτιρίων θα ονομάσει έναν εργοδηγό ως σημείο επαφής και υπεύθυνο για την εξασφάλιση της ολοκλήρωσης όλων των εργασιών υπεργολαβίας εγκαίρως.
Προγραμματίστε τη συνάντηση επικαιροποίησης και τις συναντήσεις πολύ πριν από κάθε ημερομηνία λήξης που περιγράφεται στις παραμέτρους της σύμβασης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλέφωνο με υπεύθυνους για να ενημερωθείτε σχετικά με τη συνολική πρόοδο της σύμβασης. Χρησιμοποιήστε τις ενδιάμεσες συναντήσεις ως τρόπο να μετρήσετε τη συνολική πρόοδο της σύμβασης και να αντιμετωπίσετε τα ζητήματα και τις ανησυχίες που προκύπτουν.
Διατηρήστε πολύ λεπτομερείς σημειώσεις σχετικά με το ποιος μιλήθηκε, πότε και πού για όλα τα μέρη που συμμετέχουν στην εκτέλεση της σύμβασης. Ελέγξτε με τα εν λόγω μέρη σε τακτική και τακτική βάση. Στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τηλέφωνο μία φορά την εβδομάδα για να διασφαλίσετε ότι τα πράγματα λειτουργούν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα που περιγράφεται στο πλαίσιο της τελικής σύμβασης.
Έχετε όλοι οι διευθυντές και υπεργολάβοι που συμμετέχουν στη σύμβαση να σας στείλουν λεπτομερείς ενημερωτικούς καταλόγους σε εβδομαδιαία βάση. Έχετε τις ενημερώσεις που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φαξ ή παραδοσιακής αλληλογραφίας για να διατηρήσετε ένα ίχνος χαρτιού για όλη την πρόοδο της σύμβασης Διατηρήστε όλη την αλληλογραφία σε ασφαλή και εύκολα προσβάσιμη τοποθεσία.
Διατηρήστε έναν ακριβή και συνεχώς ενημερωμένο κατάλογο των χρησιμοποιούμενων υλικών, των απαιτούμενων υλικών, των ωραρίων αποστολής και παραλαβής, των ωρών εργασίας των συμβολαίων, των ωρών εργασίας για την ολοκλήρωση της σύμβασης και όλων των άλλων στοιχείων που επηρεάζουν τον προϋπολογισμό της σύμβασης. Αναθεωρήστε, αξιολογήστε και αξιολογήστε τον προϋπολογισμό της σύμβασης κάθε τέσσερις έως έξι εβδομάδες για να αναζητήσετε τρόπους για να μειώσετε το κόστος και να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
Διοργανώστε πρόσθετες συναντήσεις για να συζητήσετε τη σύμβαση όταν προκύπτουν ζητήματα ή να γνωρίζετε προβλήματα. Μην περιμένετε να γίνουν προβληματισμοί μεγάλα ζητήματα, προσπαθήστε να αποφύγετε μεγαλύτερα προβλήματα βρίσκοντας λύσεις από νωρίς στη διαδικασία.
Συμβουλές
-
Διατηρήστε όλες τις πληροφορίες της σύμβασης σε ένα κεντρικό αρχείο.
Προειδοποίηση
Μην παρακάμψετε τις παραμέτρους της σύμβασης ή παραβιάζετε μια σύμβαση με οποιονδήποτε τρόπο.
