Όταν εργάζεστε με έναν πελάτη ή μια άλλη επιχείρηση, είναι σημαντικό να έχετε μια συμφωνία για να καθορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για το τι. Δυστυχώς, μπορεί να είναι δαπανηρή και έγκαιρη η διαπραγμάτευση λεπτομερούς συμβολαίου και αυτό μπορεί να είναι ένα πραγματικό πρόβλημα για τις γρήγορες θέσεις εργασίας ή για εκείνους με επαναλαμβανόμενους πελάτες. Μία συμφωνία κύριας υπηρεσίας καθορίζει τις βασικές λεπτομέρειες μιας συμφωνίας, έτσι ώστε οι όροι για συγκεκριμένα έργα να μπορούν να επεξεργαστούν στο μέλλον, ελαχιστοποιώντας τον χρόνο που δαπανούν τα μέρη στις διαπραγματεύσεις.
Συμβουλές
-
Μια συμφωνία κύριας υπηρεσίας είναι μια συμφωνία που συνάπτουν δύο ή περισσότερα μέρη πριν από μια συναλλαγή παροχής υπηρεσιών η οποία αναφέρει λεπτομερώς τις βασικές πτυχές της εργασίας που πρέπει να ολοκληρωθεί.
Τι είναι η Master Service Agreement;
Στον πυρήνα της, α συμφωνία κύριας υπηρεσίας (MSA), αποκαλούμενη επίσης συμφωνία παροχής υπηρεσιών ή κύρια σύμβαση παροχής υπηρεσιών, είναι μια απλοποιημένη συμφωνία μεταξύ δύο ή περισσοτέρων μερών που ρυθμίζει τους βασικούς όρους της εργασίας τους από κοινού.
Οι συμφωνίες αυτές είναι γενικότερες από τις συμβάσεις που αφορούν συγκεκριμένα έργα και καλύπτουν βασικούς όρους που μπορούν να διέπουν τις περισσότερες λεπτομέρειες και προσδοκίες για τα περισσότερα μέρη σε μελλοντικές συναλλαγές. Αυτό επιτρέπει στα συμβαλλόμενα μέρη να διαπραγματεύονται γρήγορα τις μελλοντικές συμφωνίες, καθώς πρέπει να ασχοληθούν μόνο με τους συγκεκριμένους όρους αυτής της συμφωνίας. Οι MSA προστίθενται συχνά σε συμβόλαια συγκεκριμένων έργων, προκειμένου να αποφευχθεί η λεπτομερής περιγραφή κάθε πτυχής της συμφωνίας σε μελλοντικές συμφωνίες.
Ο σκοπός των MSAs
Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες συμφωνίες, η σύμβαση MSA καθορίζει το τι πρέπει να κάνει κάθε συμβαλλόμενο μέρος για να τιμήσει το τέλος της συμφωνίας. Ωστόσο, οι MSA έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιήσουν τις συμβατικές διαπραγματεύσεις. Εάν οι βασικοί αυτοί όροι μπορούν να συμφωνηθούν εκ των προτέρων, τότε τα μέρη μπορούν να επικεντρωθούν στις λεπτομέρειες που πραγματικά έχουν σημασία αργότερα (όπως το χρονοδιάγραμμα και η τιμή) και να αρχίσουν να ολοκληρώνουν τις εργασίες που περιγράφονται στη συμφωνία.
Το MSA μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για τις μακροπρόθεσμες συμφωνίες μεταξύ δύο μερών, ώστε να μην χρειάζεται να ξεπεράσουν αυτά τα στοιχεία κάθε φορά που δημιουργείται μια νέα εντολή εργασίας. Έτσι, μπορούν να προχωρήσουν πιο γρήγορα με τη δουλειά. Τελικά, η επιτάχυνση των διαπραγματεύσεων με αυτόν τον τρόπο, ειδικά κατά τη διάρκεια μιας μακράς περιόδου, μπορεί να εξοικονομήσει και τα δύο μέρη πολύ χρόνο και χρήμα.
Τι συμβαίνει σε ένα MSA;
Ένα έγγραφο MSA θα διαφέρει ανάλογα με τις οντότητες που χρησιμοποιούν τη συμφωνία. Ωστόσο, οι περισσότερες συμφωνίες θα καλύπτουν:
- Απαιτήσεις παράδοσης σχετικά με το ποιος θα παραδώσει ποια αγαθά ή υπηρεσίες και πότε
- Ποιος είναι υπεύθυνος για συμβάντα
- Πολιτικές επίλυσης διαφορών σε περίπτωση που προκύψουν συγκρούσεις
- Ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση του έργου
- Γεωγραφικές τοποθεσίες (ακόμη και αν η εργασία είναι απομακρυσμένη, είναι σημαντικό να συμφωνηθεί ένας τόπος για φορολογικούς και δικαστικούς σκοπούς)
- Όροι πληρωμής, συμπεριλαμβανομένου του εκτιμώμενου συνολικού κόστους και του χρονοδιαγράμματος πληρωμής
- Πότε και πώς μπορεί να διαλυθεί η συμφωνία
- Πρότυπα εργασίας που ορίζουν τι συμφωνεί κάθε κόμμα ως αποδεκτή εργασία
Επιπλέον, πολλές συμφωνίες θα περιλαμβάνουν επίσης λεπτομέρειες σχετικά με:
- Εμπιστευτικότητα
- Τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας
- Ασφάλεια της τοποθεσίας
- Στοιχεία ασφάλισης
- Χρηματική εγγύηση
- Επιχειρησιακή ηθική
- Φορολογικές ευθύνες
- Έλεγχοι ιστορικού υπαλλήλων
- Πρόσβαση στο δίκτυο ή την ιδιοκτησία
- Πώς μπορούν να καλύπτονται τρίτα μέρη από το MSA
- Εγγυήσεις που καλύπτουν το έργο
Συνιστάται να αναφερθούν πιθανά ζητήματα που θα μπορούσαν να πάθουν λάθος, προκειμένου να έχουμε μια λεπτομερή περιγραφή του τι πρέπει να κάνουμε αν προκύψουν αυτές οι δυνατότητες. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει κάτι τόσο συγκεκριμένο όσο αυτό που συμβαίνει όταν ένας διανομέας τρίτων χρεοκοπεί. Ορισμένα πιθανά ζητήματα που ίσως θέλετε να απευθυνθείτε σε ένα MSA περιλαμβάνουν τα εξής:
- Τραυματισμός ή θάνατος εργαζομένων
- Καταστροφή ιδιοκτησίας
- Όταν ένα συμβαλλόμενο μέρος δεν επικοινωνεί έγκαιρα
- Όταν ένα συμβαλλόμενο μέρος χάνει προθεσμίες
- Αναπάντητες όροι πληρωμής
- Ελαττώματα προϊόντος
- Μη εξουσιοδοτημένες χρεώσεις
Χρειάζεστε ένα MSA;
Θα πρέπει πάντα να έχετε κάποια μορφή σύμβασης ή γραπτή συμφωνία όταν συνεργάζεστε με άλλες επιχειρήσεις ή πελάτες. Στα πιο βασικά, μια γραπτή συμφωνία μεταξύ των μερών προστατεύει κάθε μέρος σε περίπτωση που το άλλο κάνει λάθος. Η συμφωνία διευκρινίζει τα ένδικα μέσα που πρέπει να ληφθούν σε περίπτωση εμφάνισης διαφοράς και βοηθά στην αποσαφήνιση των σφαλμάτων κάθε μέρους σε συγκεκριμένες καταστάσεις. Αυτό εξασφαλίζει ότι ο πελάτης παίρνει αυτό που πλήρωσε και ότι ο εργολάβος καταβάλλει αυτό που οφείλει.
Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συμβατικά πρότυπα για όλους τους πελάτες αντί να διαπραγματεύονται συμφωνίες από την αρχή κάθε φορά που αρχίζουν να εργάζονται. Ένα MSA μπορεί να χρησιμεύσει ως καλό πρότυπο για τις υπηρεσίες, ειδικά σε μικρές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν γρήγορα. Αυτό θα προστατεύσει και τα δύο μέρη διευκρινίζοντας το έργο, συμπεριλαμβανομένων των παραδόσεων, των πληρωμών και των χρονοδιαγραμμάτων και με τη σειρά του μειώνοντας την πιθανότητα διαφορών μεταξύ των μερών.
Επειδή τα MSAs είναι τόσο ανοιχτά, λειτουργούν καλά για μια ποικιλία επιχειρήσεων, από εταιρείες μάρκετινγκ έως κατασκευαστικές εταιρείες. Αν νομίζετε ότι ένα MSA μπορεί να είναι σωστό για την εταιρεία σας, καλό θα ήταν να μιλήσετε με έναν πληρεξούσιο πριν δημιουργήσετε και εφαρμόσετε ένα για πρώτη φορά.
Τα οφέλη ενός MSA
Η συμπλήρωση μιας λεπτομερούς, προσαρμοσμένης σύμβασης μπορεί να είναι μια μακρά και δαπανηρή διαδικασία που απαιτεί δικηγόρους και κάποιο επίπεδο διαπραγματεύσεων. Για ορισμένες εταιρείες που εκτελούν παρόμοια δουλειά για κάθε πελάτη, ένα MSA μπορεί να συμβάλει στην απλούστευση και εξορθολογισμό της διαδικασίας, περιγράφοντας λεπτομερώς τις βασικές υποχρεώσεις και τους κινδύνους που συμφωνήθηκαν σε συμβάσεις με όλους τους πελάτες. Μόλις η εταιρεία και ο πελάτης της συμφωνήσουν για αυτούς τους όρους, οι υπόλοιποι μπορούν να διαπραγματευτούν γρήγορα. Αυτό θα πρέπει να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα όλα τα εμπλεκόμενα μέρη.
Ένα MSA μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο διαπραγμάτευσης κατά τη διάρκεια ημερών ή εβδομάδων, η οποία είναι σημαντικά μικρότερη περίοδος από μια τυποποιημένη σύμβαση που δημιουργήθηκε από το μηδέν. Οι MSA θα πρέπει να καλύπτουν όλες τις βασικές λεπτομέρειες που θα συμφωνηθούν σε μια τυποποιημένη διαπραγμάτευση των συμβάσεων, συμπεριλαμβανομένου του ποιος είναι υπαιτιόταν όταν προκύψει διαφορά (η σημαντικότερη πτυχή μιας σύμβασης), αφήνοντας όλα τα μέρη προστατευμένα.
Το MSA χρησιμεύει επίσης ως καλό συμβατικό σχέδιο. Κάθε συμφωνία θα έχει τις δικές της προδιαγραφές, αλλά το MSA μπορεί να χρησιμεύσει ως βασικό πρότυπο για όλες τις διαπραγματεύσεις τόσο με τους μελλοντικούς πελάτες που χρειάζονται μόνο μια γρήγορη δουλειά είτε με υπάρχοντες πελάτες που έχουν ήδη συμφωνήσει σε ένα υπάρχον MSA. Αφού αποκλείσετε τα υπόλοιπα στοιχεία, μπορείτε να εστιάσετε στα πιο σημαντικά μέρη της σύμβασης - το κόστος, το έργο και το χρόνο.
Παραγγελίες εργασίας και MSAs
Όταν έχετε ένα MSA στη θέση του, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε εντολές εργασίας καθώς πηγαίνετε για να συμπληρώσετε συγκεκριμένες λεπτομέρειες σχετικά με συγκεκριμένες εργασίες ή έργα που καλύπτονται ήδη από το συνολικό MSA. Αυτές οι παραγγελίες εργασίας θα καλύπτουν πράγματα όπως ποσά πληρωμών, ώρες εργασίας, κλπ. Είναι σημαντικό να αναγνωρίσουμε ότι όταν μια παραγγελία εργασίας έρχεται σε σύγκρουση με το MSA, η MSA θα αγνοήσει τις ιδιαιτερότητες της εντολής εργασίας.
Αν χρειαστεί να επεξεργαστείτε ένα MSA, θα χρειαστεί να συμπληρώσετε μια προσθήκη εργασίας που θα συμφωνηθεί και από τα δύο μέρη. Όταν συμβεί αυτό, μπορεί να είναι ιδιαίτερα ευεργετικό να έχετε έναν δικηγόρο να κοιτάξει τη νέα συμφωνία, ειδικά αν αυτή είναι η πρώτη φορά που τροποποιείτε το MSA σας.
MSAs Vs. Συμβάσεις
Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσουμε ότι ενώ οι λαϊκοί έχουν την τάση να χρησιμοποιούν τους όρους "συμβόλαιο" και "συμφωνία" εναλλακτικά, δεν είναι οι ίδιοι σύμφωνα με το νόμο. Από νομική άποψη, μια σύμβαση είναι ισχυρότερη από μια γραπτή συμφωνία, καθώς μια συμφωνία θεωρείται λιγότερο επίσημη. Αυτός ακριβώς είναι ο λόγος για τον οποίο οι συμβάσεις διαρκούν πολύ περισσότερο για να διαπραγματευτούν και γιατί μπορεί να είναι ωφέλιμο να έχουμε ένα MSA να αναφέρει λεπτομερώς τα λιγότερο σημαντικά σημεία μιας συμφωνίας και μια σύμβαση που θα καθορίζει τις λεπτομέρειες συγκεκριμένων εργασιών ή έργων.
