Οι αναφορές είναι η πιο κοινή μέθοδος διασποράς πληροφοριών στον επιχειρηματικό κόσμο. Οι πραγματικές αναφορές αναλύουν και περιγράφουν μια κατάσταση και περιλαμβάνουν ένα μεγάλο αριθμό ακριβών δεδομένων. Οι επιτυχημένοι συγγραφείς της αναφοράς γνωρίζουν ότι η σύνταξη της αναφοράς είναι μόνο το τέλος της διαδικασίας. Σχεδιάζουν την έκθεσή τους, εξετάζουν το σκοπό του και ποιος θα το διαβάσει και αποφασίζουν τι να θέσει σε αυτό και πώς να το οργανώσει αποτελεσματικά. Μια πραγματικά γραπτή και καλά παρουσιαζόμενη πραγματική έκθεση είναι αποτέλεσμα μιας προσεκτικά προγραμματισμένης διαδικασίας.
Προσδιορίστε τους αναγνώστες και ορίστε τους στόχους
Εξετάστε τις γνώσεις του αναγνώστη
Εξετάστε τι ο αναγνώστης ήδη γνωρίζει. Τα κοινά προβλήματα στις πραγματικές αναφορές υπερεκτιμούν και υποτιμούν τις γνώσεις ενός αναγνώστη. Είναι εύκολο να κατακλύσετε τους ανθρώπους με φρασεολογία ή να τους γεμίσετε με απλοϊκές πληροφορίες. Προσπαθήστε να μάθετε πόσο ο αναγνώστης γνωρίζει ήδη και επικοινωνεί στο κατάλληλο επίπεδο γνώσης.
Κατανοήστε τα ενδιαφέροντα του αναγνώστη σας
Σκεφτείτε τη θέση του αναγνώστη. Ο αναγνώστης μπορεί να έχει ειδικά ενδιαφέροντα, συμπαθεί ή αντιπαθεί. Κατανοήστε τι θέλει πραγματικά ο αναγνώστης σας. Παραδώστε μια αναφορά που θα προσελκύσει τη στάση τους ή μπορεί να μην διαβάσει. Εξετάστε αν το άτομο που διαβάζει την αναφορά θα το κάνει με βάση τις προκαταρκτικές ιδέες για το περιεχόμενο.
Αποφασίστε ποια γνώση χρειάζεται ο αναγνώστης
Αποφασίστε ποια είναι η πραγματική γνώση που χρειάζεται ο αναγνώστης. Εξετάστε το βαθμό στον οποίο πρέπει να δώσετε πληροφορίες σχετικά με το υπόβαθρο ή να ορίσετε τεχνικούς όρους.
Εξετάστε τα επιθυμητά γεγονότα
Κοιτάξτε ποια γεγονότα θέλει να μάθει ο αναγνώστης. Σκεφτείτε πώς τα πραγματικά δεδομένα που παρουσιάζετε θα το παραδώσουν. Μερικές φορές η διαδικασία μπορεί να δείξει ότι μια αναφορά δεν είναι καθόλου απαραίτητη ή ότι ο στόχος μπορεί καλύτερα να επιτευχθεί με άλλο τρόπο.
Υλικά, δομή και στυλ
Επιλέξτε Υλικό προσεκτικά
Επιλέξτε το υλικό σας προσεκτικά. Κρατήστε το απλό και δικαιολογήστε τα συμπεράσματά σας. Απλοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο. Απορρίψτε το ξένο υλικό και εστιάστε στα απαραίτητα. Δικαιολογήστε τα συμπεράσματά σας με τα γεγονότα και την κατάσταση όπου τα βρήκατε. Κατασκευάστε τα γεγονότα σε μια λογική και σταθερή περίπτωση, έτσι ώστε ο αναγνώστης σας να φτάσει στα ίδια συμπεράσματα.
Σχεδιάστε τη δομή της αναφοράς
Σχεδιάστε τη δομή της έκθεσης. Τα γεγονότα θα πρέπει να είναι ένα σύνολο οδηγιών που θα οδηγήσουν τον αναγνώστη στο συμπέρασμά σας. Ξεκινήστε διαιρώντας την αναφορά σας σε σημαντικές ενότητες. Κάθε θέμα μπορεί να υποδιαιρεθεί με αυτόν τον τρόπο. Αυτές οι υποδιαιρέσεις μπορεί να γίνουν οι τίτλοι στην αναφορά σας.
Κάντε μια λίστα κάτω από κάθε επικεφαλίδα όλων των σημείων που θέλετε να εμφανίσετε και σημειώστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να τις υποστηρίξετε. Τοποθετήστε τα σημεία σε μια λογική ακολουθία που ανταποκρίνεται στους στόχους σας.
Εφαρμόστε ένα κατάλληλο στυλ
Εφαρμόστε το κατάλληλο στυλ. Αν και οι εκθέσεις ακολουθούν αυστηρές συμβάσεις, υπάρχει χώρος για προσωπικό στυλ. Οι αποτελεσματικές αναφορές χρησιμοποιούν μια διαδικασία σύνταξης και αναδιατύπωσης. Επιλέξτε ορολογία που είναι εξοικειωμένη με τον αναγνώστη σας. Οι τεχνικοί όροι είναι χρήσιμοι για συναδέλφους ειδικούς, αλλά θα προκαλούν σύγχυση για τους άλλους.
Χρησιμοποιήστε τις κατάλληλες τεχνικές παρουσίασης
Χρησιμοποιήστε κατάλληλες τεχνικές παρουσίασης. Οι αναφορές περιέχουν πίνακες, γραφήματα, γραμμικούς πίνακες ή άλλα διαγράμματα για την παρουσίαση δεδομένων.
Ακολουθήστε τις συμβάσεις σύνταξης γραπτών μηνυμάτων
Προετοιμασία μιας σελίδας τίτλου
Προετοιμάστε μια σελίδα τίτλου. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τον τίτλο, τους υπότιτλους, την ημερομηνία, το όνομα του συγγραφέα και τη θέση στην εταιρεία. Θα υποδείξει επίσης ποιος λαμβάνει την έκθεση πραγματικών περιστατικών. Μπορεί επίσης να φέρει αριθμό αναφοράς ή άλλη μορφή ταξινόμησης.
Γράψτε μια σύνοψη
Γράψτε μια περίληψη. Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο εάν η αναφορά είναι μεγάλη. Δίνει στους πολυσύχναστους ανθρώπους την ουσία της έκθεσης χωρίς να χρειάζεται να τα διαβάσει όλα. Μια ελκυστική περίληψη μπορεί να παρακινήσει τους ανθρώπους να διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση.
Συμπεριλάβετε μια σελίδα περιεχομένων
Συμπεριλάβετε μια σελίδα περιεχομένων. Αυτή είναι μια ξεχωριστή σελίδα που απαριθμεί τα κύρια τμήματα ή κεφάλαια, υποτμήματα και παραρτήματα. Δίνει επίσης αριθμούς σελίδων και πρέπει να αναφέρει τη σχέση μεταξύ των τμημάτων.
Γράψτε μια εισαγωγή
Χρησιμοποιήστε μια εισαγωγή για να εξηγήσετε το σκοπό της πραγματικής έκθεσης. Αυτό δίνει πληροφορίες για το υπόβαθρο και εξηγεί γιατί είναι απαραίτητο. Η εισαγωγή αναφέρει τον στόχο της έκθεσης, τους ανθρώπους στους οποίους γράφτηκε και το πεδίο εφαρμογής της.
Οργανώστε το Σώμα της Έκθεσης
Οργανώστε το σώμα της έκθεσης. Αυτό περιέχει τα λεπτομερή σας γεγονότα και τα ευρήματά σας, δείχνει πώς φτάνουν και υποδεικνύει τα συμπεράσματα που κάνατε. Παραδώστε τα συμπεράσματά σας. Συγκεντρώστε τα σημαντικότερα πραγματικά σημεία της έκθεσής σας και προσφέρετε μια ετυμηγορία σχετικά με αυτές.
Συμβουλές
-
Προσπαθήστε να αποκτήσετε αντίγραφα άλλων αναφορών που έχουν εγγραφεί για το συγκεκριμένο κοινό. Αυτό θα σας δώσει μια σαφή ιδέα για το τι αναμένεται από εσάς.
