Το "Εργασία" σήμαινε τον τόπο που πήγαιζαν κάθε μέρα όσο αυτό σήμαινε τι κάνατε εκεί. «Πηγαίνοντας στη δουλειά» σήμαινε ντύσιμο, βγαίνοντας από την πόρτα και με το αυτοκίνητο ή με τα μέσα μαζικής μεταφοράς σε ένα κτίριο όπου πέρασα όλη μέρα μέσα εκτός, ίσως, βγαίνοντας για μεσημεριανό γεύμα. Σήμερα, πολλοί άνθρωποι εργάζονται από ένα τραπέζι στο τοπικό καφενείο τους ή την τραπεζαρία τους, ή ένα γραφείο που έχει εγκατασταθεί σε ένα υπνοδωμάτιο. Αλλά δεν είναι ελεύθεροι επαγγελματίες ή αυτοαπασχολούμενοι. Συνδέονται με συναδέλφους σε όλη τη χώρα ή ακόμα και στον κόσμο τόσο εύκολα όσο περπατούν στον επόμενο θάλαμο. Καλώς ήρθατε στην εικονική επιχείρηση.
Εικονικός επιχειρησιακός ορισμός
Η έννοια της φράσης "εικονική επιχείρηση" έχει αλλάξει δραματικά τα χρόνια. Πριν από 10 χρόνια, μια εταιρεία θα μπορούσε να ονομαστεί εικονική αν αναθέτει σε τρίτους τη δουλειά τους σε άτομα που εργάστηκαν σε άλλη πόλη. Άλλοι επέτρεψαν σε ορισμένες θέσεις εργασίας να έχουν «εικονικές ομάδες» μαζί με τις εσωτερικές ομάδες τους. Οι λέξεις-κλειδιά των εποχών ήταν "τηλεργασία" και "τηλεργασία". Πιο πρόσφατα, το buzz ήταν για να επιτρέπεται σε ορισμένους υπαλλήλους να "εργάζονται εξ αποστάσεως".
Σήμερα, περισσότερες εταιρείες γίνονται γνωστές ως "100% εικονικές". Αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει κεντρικό γραφείο για να πάει κανείς, και όλοι στην εταιρεία εργάζονται εξ αποστάσεως, συνήθως μόνοι τους και όχι σε ομάδες. Οι εργαζόμενοι συχνά διαδίδονται σε ολόκληρη τη χώρα, ακόμα και σε άλλες χώρες. Η θέση τους δεν είναι σημαντική, εφόσον έχουν τηλέφωνο και συνεπή πρόσβαση στο διαδίκτυο.
Κάποιοι δεν μπορούν να φανταστούν ότι δεν έχουν ένα τούβλο-και-κονίαμα όπου ο καθένας πηγαίνει να εργαστεί. Αλλά, λειτουργεί τόσο καλά για άλλους που όλο και περισσότερες επιχειρήσεις αρχίζουν να πυροβολούν για να γίνουν 100% εικονικές.
Πώς λειτουργεί μια εικονική επιχείρηση;
Η επικοινωνία είναι το κλειδί για την καλή λειτουργία της εικονικής επιχείρησης. Είναι κοινό σήμερα για τους ανθρώπους να ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και να κάνουν τηλεφωνικές κλήσεις αρκετές φορές την ημέρα, από όπου και αν βρίσκονται. Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της τεχνολογίας smartphone είναι να μπορεί να διατηρεί επαφή εύκολα όταν βρίσκεστε εν κινήσει. Οι εικονικοί υπάλληλοι πρέπει να έχουν τη συνήθεια να ελέγχουν για μηνύματα πολλές φορές κάθε μέρα. Όταν ένας πελάτης, συνεργάτης ή αφεντικό λέει, "Σας έστειλα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου", η απάντηση δεν μπορεί πλέον να είναι "Δεν το έχω δει, δεν βγαίνω από το γραφείο". Τουλάχιστον, η απάντηση πρέπει να είναι, "Επιτρέψτε μου να ελέγξω το email μου".
Προηγουμένως, όταν ένας υπάλληλος ήθελε να εργαστεί από το σπίτι, οι διευθυντές και ακόμη και οι συνεργάτες του ήταν ύποπτοι για το πόσο εργασία γινόταν. Η καθημερινή επικοινωνία καταργεί αυτόν τον φόβο. Οι εργαζόμενοι μπορούν εύκολα να πω μεταξύ τους τι εργάζονται και πόσο έχουν ολοκληρώσει καθώς και να κάνουν check-in με τους διαχειριστές τους.
Τα αρχεία μπορούν να μοιραστούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οπτικές εικόνες, όπως γραφήματα, γραφήματα και έργα τέχνης μπορούν να σαρωθούν και να σταλούν σε ένα αρχείο απευθείας από ένα smartphone. Με έγγραφα μπροστά από κάθε συμμετέχοντα, μπορούν να πραγματοποιήσουν μια κλήση διάσκεψης για να το συζητήσουν σαν να ήταν όλοι μαζί σε μια αίθουσα συνεδριάσεων. Δεν χρειάζεται καν να είναι επίσημη τηλεδιάσκεψη. Δύο άτομα που έχουν συνομιλία μπορούν να μπλοκάρουν σε άλλους που θέλουν να μιλήσουν.
Ακριβώς όπως οι συνεργάτες και οι διευθυντές σε ένα φυσικό γραφείο θα ανησυχούσαν αν κάθισμα κάποιου κάθισε αχρησιμοποίητο για την ημέρα χωρίς ο υπάλληλος να καλέσει σε άρρωστο ή να αφήσει κάποιον να ξέρει ότι ήταν έξω σε ένα πελάτη του, κανείς σε μια εικονική επιχείρηση δεν πρέπει να είναι αδημίας κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Υπάρχει όμως κάποια απαιτούμενη εμπιστοσύνη στην εικονική επιχείρηση. Η διοίκηση δεν πρέπει να ξοδεύει όλο το χρόνο να παρακολουθεί τους ανθρώπους. Το σημείο είναι να είσαι παραγωγικός, οπουδήποτε και αν βρίσκεσαι. Και αυτό είναι εύκολο να το διακρίνεις. Εάν η εργασία πραγματοποιηθεί εντός της προθεσμίας, οι εργαζόμενοι είναι παραγωγικοί. Πολλοί εικονικοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ή διευθυντές λένε ότι η παραγωγικότητα της επιχείρησής τους αυξήθηκε όταν έγινε μια εικονική επιχείρηση.
Η πρόσληψη των κατάλληλων υπαλλήλων
Όχι κάθε άτομο θα κάνει καλά σε ένα εικονικό επιχειρηματικό περιβάλλον. Μερικοί άνθρωποι πρέπει να περπατήσουν μέσα από την πόρτα του χώρου εργασίας τους για να μπουν στη νοοτροπία ότι είναι "στη δουλειά". Τους αρέσει να έχουν το βουητό των πολυάσχολων ανθρώπων γύρω τους. Δεν μπορούν να είναι τόσο παραγωγικοί να καθίσουν μόνοι τους, μόνοι τους σε ένα δωμάτιο και το τοπικό καφενείο δεν αποτελεί βιώσιμο υποκατάστατο γι 'αυτούς.
Ορισμένα χαρακτηριστικά γνωρίσματα προσωπικοτήτων υποδεικνύουν ότι ένα άτομο θα μπορούσε πιθανότατα να εργαστεί καλά σε μια εικονική επιχείρηση:
- Ανεξάρτητα και με αυτοπεποίθηση δουλεύουν μόνοι τους.
- Αυτοκατευθυνόμενοι, παίρνοντας την πρωτοβουλία χωρίς να τους λένε.
- Παθιασμένοι με την εργασία και θέλουν να εργαστούν.
- Αξιόπιστο, πιστό και αφοσιωμένο.
Το ερώτημα είναι, φυσικά, πώς αναγνωρίζετε αυτά τα χαρακτηριστικά στους αιτούντες; Ξεκινήστε με τους τρέχοντες υπαλλήλους. Ξέρεις εκείνους που δουλεύουν καλά ανεξάρτητα και όσοι έρχονται σε σένα για έγκριση για όλα. Αυτοί που έχουν παραμείνει στη δουλειά εδώ και χρόνια, και είναι παραγωγικοί και όχι μόνο έγκαιροι, είναι πιστοί και αφοσιωμένοι. Μπορείτε να τους εμπιστευθείτε για να κάνετε δουλειά και δεν υπάρχει κανένας λόγος να περιμένετε ότι δεν θα συνεχίσουν την εργασιακή τους ηθική όταν εργάζονται ουσιαστικά.
Όταν συνεννοείτε νέους υποψηφίους για εικονικές θέσεις εργασίας, τα χαρακτηριστικά ανεξαρτησίας, αυτοκατευθυντικότητας, πάθους και αξιοπιστίας είναι ένας καλός τρόπος για να περιορίσετε τις επιλογές σας. Στη συνέχεια, κάνετε ό, τι έχετε κάνει πάντα κατά την πρόσληψη: Πηγαίνετε με το έντερο.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της ηλικίας
Πολλοί άνθρωποι λένε ότι οι νεότεροι εργαζόμενοι που είναι συνηθισμένοι να κάνουν όσο το δυνατόν σε απευθείας σύνδεση είναι ιδανικοί για εργασία σε μια εικονική επιχείρηση. Οι αποκαλούμενες Millennials, για παράδειγμα, τις οποίες αποφάσισε πρόσφατα το Pew Research Center, γεννήθηκαν μεταξύ 1981 και 1996, ταιριάζουν με την περιγραφή αυτή.
Ωστόσο, οι ετικέτες μπορεί να είναι επικίνδυνες. Είναι αλήθεια ότι οι περισσότεροι άνθρωποι σε αυτήν την ηλικιακή κλίμακα είναι τεχνολογικά διατεθειμένοι. Όχι μόνο γνωρίζουν την τεχνολογία, αλλά προσαρμόζονται επίσης εύκολα στη νέα τεχνολογία. Αλλά, πρώτα απ 'όλα, αυτό είναι ένα μεγάλο εύρος ηλικίας. Δεύτερον, πρέπει να ληφθούν υπόψη τα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας.
Μόνο εσείς μπορείτε να καθορίσετε πόση εμπειρία απαιτείται για κάθε εργασία και σε κάποιο βαθμό η εμπειρία έρχεται με την ηλικία. Κάποιος που είναι 22 και φρέσκο από το κολέγιο πιθανότατα δεν θα έχει την ωριμότητα ενός 35χρονου και σίγουρα όχι της εμπειρίας. Ωστόσο, μια νέα κατηγορία μπορεί να έχει πάθος για την εργασία και την ευφορία γενικά, που μπορεί να προχωρήσει πολύ σε οποιοδήποτε περιβάλλον εργασίας.
Ωστόσο, είναι επικίνδυνο να υποθέσουμε ότι οι εικονικοί υπάλληλοι πρέπει να είναι νέοι. Οι ηλικιωμένοι εργαζόμενοι, για παράδειγμα, οι λεγόμενοι "baby boomers" που γεννήθηκαν από το 1946 έως το 1964, θεωρούνται συχνά από το στοιχείο τους όσον αφορά την τεχνολογία. Φυσικά, είναι φυσικό να προσκολληθεί στο γνωστό. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι οι αιτούντες "μιας ορισμένης ηλικίας" δεν μπορούν να είναι άριστοι εικονικοί υπάλληλοι.
Κατ 'αρχάς, μερικοί είναι πολύ καλοί με την τεχνολογία και το αγαπούν. Όσοι δεν είναι, μπορούν να μάθουν τις συσκευές που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Δεύτερον, οι εργαζόμενοι μεγαλύτερης ηλικίας τείνουν να παραμένουν σε θέσεις εργασίας περισσότερο και μπορεί να είναι περισσότερο πιστοί και δεσμευμένοι συνολικά. Ακόμη και εκείνοι που βρίσκονται σε ηλικία συνταξιοδότησης ή κοντά σε αυτή, είναι συνήθως ευχαριστημένοι που εργάζονται. Δεν αναζητούν προσφορές ή χρησιμοποιούν τη δουλειά ως σκαλοπάτι.
Εάν και οι νεότεροι και οι μεγαλύτεροι σε ηλικία εργαζόμενοι μπορούν να αποκομίσουν οφέλη από μια εικονική επιχείρηση, μην ξεχνάμε και αυτούς στο μέσο. Το γεγονός είναι ότι η ηλικία είναι ίσως ο ελάχιστος παράγοντας που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν προσλαμβάνετε εικονικές θέσεις εργασίας. Έχοντας εργαζόμενους όλων των ηλικιών προσφέρει σημαντικά οφέλη. Οι νεότεροι εργαζόμενοι είναι συνήθως ικανοί να δείξουν πώς να χρησιμοποιούν την τεχνολογία σε όποιον χρειάζεται βοήθεια. Οι ηλικιωμένοι εργαζόμενοι έχουν χρόνια εμπειρίας και γνώσης που μπορούν να μοιραστούν για να κατανοήσουν πολλές καταστάσεις εργασίας.
Θέσεις εργασίας που λειτουργούν καλά Ουσιαστικά
Ενώ σχεδόν οποιαδήποτε εργασία μπορεί να γίνει ουσιαστικά, ορισμένες κατηγορίες μπορούν να προσαρμοστούν ευκολότερα. Εκείνοι που έχουν απασχολήσει με επιτυχία τους εικονικούς εργαζόμενους, είτε πλήρους είτε μερικής απασχόλησης, περιλαμβάνουν:
Δημιουργικός: Οι επιχειρήσεις επικεντρώνονταν στις δημιουργικές τέχνες και η γραφή, όπως η διαφήμιση και η δημοσίευση, πάντοτε στράφηκαν σε ειδικούς εκτός της επιχείρησής τους όταν ήρθε η ανάγκη. Δεν είχαν την πολυτέλεια να κρατήσουν ταλαντούχους καλλιτέχνες στο προσωπικό, και η συνεργασία με αυτούς τους επέτρεπε ουσιαστικά να προσλαμβάνουν άτομα με διαφορετικές ειδικότητες και ταλέντα για κάθε αποστολή.
Χρηματοδότηση: Οι θέσεις εργασίας που βασίζονται κυρίως σε αριθμούς, όπως οι λογιστές και οι οικονομικοί σχεδιαστές, μπορούν να γίνουν από οπουδήποτε. Απλά στείλτε τα αρχεία ή τα οικονομικά τους έγγραφα με σύντομες εξηγήσεις και μπορούν να τα πάρουν από εκεί. Έχουν συνηθίσει να εργάζονται μόνοι τους και συνήθως δεν είναι άνθρωποι που πρέπει να έχουν άλλους γύρω τους να είναι παραγωγικοί.
Εμπορικός: Οι εξωτερικοί πωλητές είχαν πάντα την εμπιστοσύνη να εργάζονται ενώ ήταν εκτός γραφείου. Εκεί βρίσκονται οι πελάτες και οι προοπτικές τους. Είναι εύκολο να καταλάβετε αν είναι παραγωγικοί μέσω των αριθμών πωλήσεών τους.
Διαδίκτυο: Η ίδια η ουσία των θέσεων εργασίας στο Διαδίκτυο τους καθιστά ιδανικό για εικονικές επιχειρήσεις. Οι σχεδιαστές ιστοσελίδων, οι προγραμματιστές λογισμικού ή οποιαδήποτε εργασία που γίνεται για το διαδίκτυο μπορεί να γίνει ουσιαστικά.
Εκπαίδευση: Τα κολέγια και ακόμη και τα γυμνάσια έχουν παρακολουθήσει διαδικτυακές μαθήματα εδώ και αρκετό καιρό, και μερικά είναι τώρα εντελώς online. Ποιος δεν έχει λάβει online εκπαίδευση; Αυτό γίνεται ο πιο δημοφιλής τρόπος να εκπαιδεύσετε για οτιδήποτε, είτε πρόκειται για μια νέα δουλειά, ένα νέο προϊόν ή μια νέα διαδικασία. Πολλές εταιρείες διδασκαλίας προσφέρουν online διδασκαλία, ακόμη και όταν ο φοιτητής και ο δάσκαλος είναι χιλιάδες μίλια μακριά.
Εξυπηρέτηση πελατών: Πολλές εταιρείες έχουν εικονικούς αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών. Ο πελάτης πιθανώς φαντάζει ότι καλούν σε ένα φυσικό τμήμα της εταιρείας, αλλά δεν υπάρχει κανένας λόγος ότι οι επαναλήψεις δεν μπορούν να λειτουργήσουν από το σπίτι. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένα τηλέφωνο, πρόσβαση στο διαδίκτυο σε ένα εγχειρίδιο εξυπηρέτησης πελατών, επεκτάσεις τηλεφώνου σε περίπτωση που χρειαστεί να μεταφερθεί η κλήση και η δυνατότητα χρήσης ακουστικών όπου βρίσκονται.
Γραφείο υποστήριξης: Παρόμοια με την εξυπηρέτηση πελατών, η "υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών" απαντά σε ερωτήσεις για μια εταιρεία πληροφορικής ή για οποιαδήποτε πληροφορία που μπορεί να χρειαστεί να εξηγήσει λεπτομέρειες σε έναν συγκεχυμένο πελάτη. Αυτό το γραφείο μπορεί να είναι οπουδήποτε μπορείτε να βάλετε έναν φορητό υπολογιστή και ένα άτομο.
Πολλές εργασίες μπορούν να προσαρμοστούν για να λειτουργήσουν ουσιαστικά ή για να συνδυαστούν προσωπικά και να εργάζονται εξ αποστάσεως. Φυσικά, οι βιομηχανίες όπως η κατασκευή, όπου τα φυσικά προϊόντα κατασκευάζονται σε μια εγκατάσταση, απαιτούν να γίνεται η εργασία στις εγκαταστάσεις. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι οι πωλήσεις, τα διοικητικά, τα οικονομικά και η διαχείριση για την εγκατάσταση δεν μπορεί να γίνει ουσιαστικά.
Διεύθυνση εικονικής επιχείρησης
Εάν θέλετε να δώσετε την εντύπωση ότι έχετε ένα φυσικό γραφείο ή απλά δώστε στους πελάτες σας τη δυνατότητα να στείλουν αλληλογραφία και πακέτα, πολλές εταιρείες παρέχουν αυτή την υπηρεσία. Χρεώνουν συνήθως μηνιαία με βάση το ποσό της αλληλογραφίας που λαμβάνετε. Θα σας δώσουν μια διεύθυνση στο δρόμο, τη δυνατότητα να βλέπετε ηλεκτρονικά τα μηνύματά σας και να αποφασίζετε τι να κάνετε με κάθε κομμάτι. Οι επιλογές κυμαίνονται από το τεμαχισμό και την προώθηση του σε μια διεύθυνση που παρέχετε.
Εικονική διαχείριση επιχειρήσεων
Οι διαχειριστές και οι ιδιοκτήτες πρέπει επίσης να προσαρμόσουν τη σκέψη τους, για να λειτουργήσουν επιτυχώς μια εικονική επιχείρηση. Το καλύτερο στυλ διαχείρισης για όλους, συμπεριλαμβανομένων των διαχειριστών, είναι ένα μίγμα επικοινωνίας, ευελιξίας και εμπιστοσύνης.
Πολλές εταιρείες δημιούργησαν ένα είδος «συνάντησης όλων των χεριών» που θα συνέβαινε σε τακτική βάση. Ίσως είναι μια κλήση διάσκεψης το πρωί της Δευτέρας για να συζητήσουμε τους στόχους του κάθε ατόμου για την εβδομάδα. Δεδομένου ότι δεν τους ζητάτε να εμφανίζονται αυτοπροσώπως, όσοι δεν είναι άρρωστοι θα πρέπει να μπορούν να παρακολουθήσουν μια κλήση διάσκεψης.
Αποφασίστε πώς θέλετε ο κάθε εργαζόμενος να αναφέρει και πότε, κατά τη διάρκεια της υπόλοιπης εβδομάδας. Αν πείτε σε όλους τους υπαλλήλους να σας καλούν καθημερινά για να σας ενημερώσουν για το πού βρίσκονται και για το τι επιτελούν, η δουλειά σας θα διαταραχθεί από τηλεφωνήματα όλη την ημέρα. Ζητώντας από αυτούς να στείλουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις πληροφορίες σας επιτρέπει να το διαβάσετε όπως σας εξυπηρετεί. Μια εβδομαδιαία λίστα ελέγχου που περιλαμβάνει όλα τα ονόματα θα είναι εύκολο να τακτοποιήσετε όταν αναφέρει ο καθένας εκείνη την ημέρα.
Αλλά, υπάρχει ένα επιπλέον στοιχείο εμπιστοσύνης που απαιτείται από τους διαχειριστές σε μια εικονική επιχείρηση. Δεν μπορείτε να κοιτάξετε έξω και να δείτε ποιος είναι στο θάλαμό τους σε κάθε δεδομένη στιγμή. Πρέπει να είστε σε θέση να πιστεύετε ότι οι εργαζόμενοι κάνουν αυτό που λένε ότι κάνουν. Εάν η παραγωγικότητα είναι ίδια ή καλύτερη από ό, τι ήταν, η εικονική επιχείρησή σας λειτουργεί.
