Οι πωλήσεις και οι ταμειακές αποδείξεις οδηγούν στην επιτυχία οποιασδήποτε επιχείρησης. Η επιχείρηση χρειάζεται πωλήσεις για να φέρει χρήματα, να κερδίσει κέρδη και να χρηματοδοτήσει τη μελλοντική ανάπτυξη. Τα έσοδα από μετρητά ακολουθούν την πώληση και αντιπροσωπεύουν τις πληρωμές που πραγματοποιούν οι πελάτες. Οι εταιρείες λαμβάνουν επίσης πληρωμές σε μετρητά για αποδόσεις αγοράς. Το λογιστικό προσωπικό καταγράφει τις πωλήσεις και τις συναλλαγές απόδειξης μετρητών για την επιχείρηση.
Δημοσιοποίηση πωλήσεων
Οι εταιρείες πωλούν προϊόντα ή υπηρεσίες με δύο τρόπους, είτε για μετρητά είτε για υπόσχεση μελλοντικής πληρωμής. Οι συναλλαγές αυτές μπορούν να εγγραφούν στο γενικό περιοδικό. Οι λογιστές χρησιμοποιούν ένα γενικό περιοδικό για να καταγράφουν όλες τις χρηματοοικονομικές συναλλαγές που δεν καταγράφονται σε κανένα άλλο σημείο.
Το γενικό περιοδικό περιλαμβάνει τρεις κύριες στήλες. Η πρώτη είναι με την ένδειξη "Περιγραφή", η δεύτερη με την ένδειξη "Debit", και η τρίτη με την ένδειξη "Credit". Εάν ένας πελάτης πληρώνει μετρητά κατά τη στιγμή της πώλησης, ο λογιστής καταγράφει τη συναλλαγή στο γενικό περιοδικό γράφοντας "Cash" στη στήλη "Περιγραφή" και το ποσό του δολαρίου στη στήλη "Debit". Στην επόμενη σειρά, ο λογιστής γράφει "Πωλήσεις" στη στήλη "Περιγραφή" και το ποσό του δολαρίου κάτω από την ένδειξη "Credit".
Αν ο πελάτης υποσχεθεί να πληρώσει στο μέλλον για το προϊόν ή την υπηρεσία που πωλείται, ο λογιστής γράφει Λογαριασμοί απαιτήσεων στη στήλη Desciption και το ποσό δολαρίου στη στήλη Debit. Στην επόμενη σειρά, ο λογιστής γράφει τις πωλήσεις στη στήλη Περιγραφή και το ποσό του δολαρίου στην πιστωτική στήλη.
Εφημερίδα των πωλήσεων
Για τις επαναλαμβανόμενες καταχωρίσεις πωλήσεων για λογαριασμό, ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ένα θυγατρικό περιοδικό ειδικά για το σκοπό αυτό. Ένα θυγατρικό περιοδικό απλοποιεί την καταγραφή καταχωρήσεων που χρησιμοποιούν τους ίδιους λογαριασμούς για κάθε εγγραφή. Η ημερομηνία καταγράφεται στην πρώτη στήλη του περιοδικού πωλήσεων και το όνομα του πελάτη στη δεύτερη. Το περιοδικό πωλήσεων περιλαμβάνει μόνο μία στήλη για την καταγραφή του ποσού της συναλλαγής σε δολάρια. Το ποσό δολαρίου που εισάγεται σε αυτήν τη στήλη αντιπροσωπεύει μια χρέωση για "Λογαριασμοί Εισπρακτέα" και μια πίστωση για τις "Πωλήσεις".
Ενημέρωση εισπράξεων από μετρητά
Όταν μια επιχείρηση λαμβάνει πληρωμές σε μετρητά για πωλήσεις ή ως οφειλόμενες πληρωμές, οι πληρωμές καταγράφονται στο γενικό περιοδικό, εάν δεν υπάρχει θυγατρικό περιοδικό. Ο λογιστής καταγράφει μια χρέωση στο "Cash" ανεξάρτητα από το σκοπό της πληρωμής. Εάν η πληρωμή σε μετρητά είναι για πώληση, ο λογιστής καταγράφει πίστωση σε "Πωλήσεις". Εάν η πληρωμή σε μετρητά είναι για την πληρωμή οφειλόμενων χρημάτων, ο λογιστής καταγράφει πίστωση σε "Λογαριασμοί Εισπρακτέων".
Ενημερωτικό δελτίο ρευστότητας
Για τις επαναλαμβανόμενες εγγραφές εισπράξεων μετρητών, ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν ειδικό θυγατρικό περιοδικό για το σκοπό αυτό. Το έντυπο εισπράξεων μετρητών ή το θυγατρικό περιοδικό για τις εισπράξεις μετρητών λειτουργεί παρόμοια με το περιοδικό πωλήσεων. Ο λογιστής καταγράφει την ημερομηνία στην πρώτη στήλη. Εάν η απόδειξη είναι για πληρωμή οφειλόμενων χρημάτων, το όνομα του πελάτη καταγράφεται στη δεύτερη στήλη. Εάν η απόδειξη είναι για άλλο σκοπό, καταγράφεται στη δεύτερη στήλη περιγραφή. Το περιοδικό εισπράξεων μετρητών περιλαμβάνει τρεις στήλες για την καταγραφή των ποσών της συναλλαγής σε δολάρια. Μια στήλη, με την ένδειξη "Χρέωση μετρητών" χρησιμοποιείται για την καταγραφή του ποσού των ληφθέντων μετρητών. Μια άλλη στήλη με την ένδειξη "Πιστωτική χρέωση εισπρακτέων λογαριασμών" χρησιμοποιείται για την καταγραφή του ποσού που καταβλήθηκε για οφειλόμενα χρήματα. Μια τρίτη στήλη με την ένδειξη "Άλλη πίστωση" χρησιμοποιείται για να καταχωρήσετε το ποσό της συναλλαγής.
