Η επικύρωση τιμολογίου είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση. περιλαμβάνει διασταυρούμενους ελέγχους που εισπράττονται ή τιμολογούνται με ποσά που καταβλήθηκαν ή εισπράχθηκανΤα περισσότερα λογιστικά συστήματα είναι αυτοματοποιημένα, αλλά υπάρχουν φορές που μπορεί να χρειαστεί να επικυρώσετε μη αυτόματα τα τιμολόγια. Οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να επικυρώσουν με μη αυτόματο τρόπο όλα τα τιμολόγια, τα οποία λειτουργούν όσο υπάρχει ένα σύστημα ελέγχων και ισοζυγίων για να περιορίσουν την ατιμωρησία των εργαζομένων.
Εισερχόμενα τιμολόγια
Ένας εργαζόμενος θα πρέπει να συγκεντρώνει τα τιμολόγια κατά την άφιξή τους, να τα διαχωρίζει από τον πωλητή και τον αιθέρα να τα επαληθεύει προσωπικά ή να τα διαβιβάζει στον υπάλληλο που είναι επιφορτισμένος με τον ατομικό λογαριασμό. Το εάν ένα τιμολόγιο είναι έγκυρο εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, οπότε είναι σημαντικό να καταλήγουν οι δύο στη σωστή θέση. Ένας εργαζόμενος πρέπει στη συνέχεια να ελέγξει κάθε στοιχείο, να καταγράψει το λογαριασμό και να διαβιβάσει το τιμολόγιο για πληρωμή. Τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την επικύρωση των τιμολογίων δεν πρέπει ποτέ να έχουν πρόσβαση σε κεφάλαια πληρωμής.
Εξερχόμενα τιμολόγια
Όλα τα εξερχόμενα τιμολόγια θα πρέπει να ελέγχονται για ακρίβεια πριν από την αποστολή. Ενώ ένα άτομο ή ένα τμήμα μπορεί να είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή αντικειμένων, συμπεριλαμβανομένων των τελών πώλησης και υπηρεσιών, του επιμερισμένου κόστους εργασίας και των υλικών και προμηθειών που χρησιμοποιούνται για μια συγκεκριμένη εργασία. Κάθε τιμολόγιο πρέπει να διασταυρωθεί με τον σχετικό λογαριασμό πελάτη, προκειμένου να αυξηθεί η ικανοποίηση του πελάτη μέσω ακριβούς χρέωσης και να μειωθούν τα έξοδα εργασίας που οφείλονται στις διορθώσεις του τιμολογίου.
Πληρωμές
Μόλις επικυρωθούν τα τιμολόγια, μεταφέρονται σε άτομο ή υπηρεσία για την επεξεργασία πληρωμών. Είναι απολύτως απαραίτητο το άτομο που είναι υπεύθυνο για την επικύρωση των τιμολογίων να μην έχει πρόσβαση στα κεφάλαια πληρωμών. Αυτό το σύστημα ελέγχων και ισοζυγίων εξασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι δεν έχουν την ευκαιρία να δημιουργήσουν ελέγχους, να πληρώσουν ανύπαρκτα ή ψευδεπίγραφα τιμολόγια ή να εκτελέσουν άλλες ανέντιμες πρακτικές.
Δηλώσεις
Όταν οι δηλώσεις φτάνουν ή αποστέλλονται, πρέπει να ελέγχονται με κάθε τιμολόγιο πελάτη ή πωλητή για να εξασφαλίζεται η ακρίβεια. Οι επιχειρήσεις που λειτουργούν σε αυστηρά χειρωνακτική βάση πρέπει να εφαρμόσουν ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης. όλα τα τιμολόγια πρέπει να αντιγραφούν εάν είναι απαραίτητο και να κατατεθούν κάτω από το όνομα του πελάτη ή του πωλητή. Όταν φτάνουν οι δηλώσεις, ένα ξεχωριστό άτομο ή τμήμα πρέπει να επαληθεύει ότι κάθε χρέωση και πληρωμή εμφανίζονται με ακρίβεια στη δήλωση. Ο διαχωρισμός του τμήματος επικύρωσης των δηλώσεων από τα τμήματα τιμολογίων και πληρωμών εξασφαλίζει μεγαλύτερη ακρίβεια και αποθαρρύνει την ανέντιμη συμπεριφορά.
