Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων επιτρέπει στους φορολογούμενους να εκπέσουν τα έξοδα που σχετίζονται με τη χρήση αυτοκινήτου ή φορτηγού για επιχειρηματικούς σκοπούς. Ενώ μπορείτε να επιλέξετε να διαγράψετε το πραγματικό κόστος χρήσης ενός οχήματος για επιχειρήσεις, οι περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν να λάβουν την κανονική έκπτωση χιλιομέτρων, η οποία το 2014 ήταν 56 σεντ ανά μίλι. Αλλά δεν μπορείτε απλά να μαντέψετε τα μίλια των επιχειρήσεων σας. Το IRS απαιτεί να φυλάσσετε αρχεία για να αποδείξετε ότι τα μίλια που αφαιρείτε είναι ακριβή και ήταν πραγματικά για επιχειρηματικούς σκοπούς.
Απαιτήσεις IRS
Οι κανονισμοί του IRS για τους φορολογούμενους που επιλέγουν να αφαιρέσουν την κανονική τιμή μιλίων απαιτούν ένα ημερολόγιο που να δείχνει "ταξίδια μιλίων, προορισμό και επιχειρηματικούς σκοπούς". Δεν συμπεριλαμβάνετε αυτό το αρχείο καταγραφής με τα φορολογικά έντυπα που υποβάλλετε στο τέλος του έτους, αλλά πρέπει να το κρατήσετε ως απόδειξη αν η IRS αμφισβητεί την έκπτωση από το χιλιομετρικό σας όριο ή αν έχετε ποτέ υποβληθεί σε έλεγχο. Το ημερολόγιό σας πρέπει να περιλαμβάνει αρκετές πληροφορίες για να ικανοποιήσει τον ελεγκτή. Για παράδειγμα, εάν καταγράψατε αυτό στις 12 Ιανουαρίου, οδηγήσατε 9 μίλια σε μια συνάντηση με έναν πελάτη, να είστε προετοιμασμένοι να αποδείξετε ότι η απόσταση ήταν στην πραγματικότητα 9 μίλια. Και ο δηλωμένος σκοπός σας πρέπει να περιλαμβάνει αρκετές λεπτομέρειες ώστε ο ελεγκτής να διαπιστώσει ότι πρόκειται για νόμιμο επαγγελματικό ταξίδι.
Τα μίλια που μπορείτε να αφαιρέσετε
Το IRS ορίζει επίσης τι θεωρεί ως έκπτωση χιλιόμετρα για τις επιχειρήσεις. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να αφαιρέσετε τα μίλια μεταξύ του σπιτιού σας και του τόπου επιχειρηματικής σας δραστηριότητας. Αλλά μπορείτε να αφαιρέσετε την απόσταση μεταξύ δύο διαφορετικών θέσεων των επιχειρήσεων. Μπορείτε να αφαιρέσετε τα χιλιόμετρα μεταξύ του γραφείου σας και των γραφείων πελατών που καλείτε, ακόμα και αν το γραφείο σας είναι στο σπίτι σας. Εάν ταξιδεύετε σε μια διάσκεψη ή μια συνάντηση ή λαμβάνετε ένα σεμινάριο που θα σας ωφελήσει στην επιχείρησή σας, αυτό θεωρείται ως έκπτωση επιχείρησης. Εάν το ταξίδι σας συνδυάζει επιχειρηματικούς και προσωπικούς σκοπούς, μπορείτε να αφαιρέσετε μόνο το επιχειρηματικό τμήμα του ταξιδιού. Για παράδειγμα, αν οδηγείτε στο ταχυδρομείο για την αποστολή εγγράφων σε έναν πελάτη, τότε σταματήστε από το μαγαζάκι για να πάρετε δείπνο, μπορείτε να αφαιρέσετε μόνο τα χιλιόμετρα που συνδέονται με το ταξίδι στο ταχυδρομείο και όχι το μπακάλικο.
Ηλεκτρονικά αρχεία
Οι εφαρμογές για smartphones, δισκία και προσωπικούς υπολογιστές αυτοματοποιούν την παρακολούθηση των διανυθέντων χιλιομέτρων. Τέτοιες εφαρμογές σάς επιτρέπουν να συμπληρώσετε βασικές πληροφορίες, όπως τον προορισμό σας και το σκοπό του ταξιδιού σας, και αυτοί θα υπολογίσουν τα χιλιόμετρα. Πολλά από αυτά τα προγράμματα σάς επιτρέπουν να εξάγετε τα δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε επίσης να εγκαταστήσετε λογισμικό παγκόσμιας τοποθέτησης στο αυτοκίνητό σας για να παρακολουθείτε όλες τις διανυθέντες χιλιομετρήσεις σας. Αλλά, όπως αναφέρει το άρθρο του περιοδικού New York Times για το λογισμικό παρακολούθησης, το λογισμικό μπορεί να είναι επιρρεπές σε δυσλειτουργίες και συντριβές υλικού, επομένως τακτικά δεδομένα ασφαλείας των δεδομένων σας είναι κρίσιμα.
Γραπτές εγγραφές
Ένας από τους απλούστερους τρόπους παρακολούθησης των διανυθέντων χιλιομέτρων είναι να διατηρήσετε ένα γραπτό αρχείο καταγραφής στο αυτοκίνητό σας - σε ένα σημειωματάριο ή σε μορφή καταγραφής μιλίων που εκτυπώνετε από τον υπολογιστή σας ή αγοράζετε σε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου. Αναπτύξτε τη συνήθεια της καταγραφής των αρχικών και τελικών μετρήσεων οδομετρητών σας κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το αυτοκίνητό σας για επαγγελματικούς σκοπούς, καθώς και σημειώνοντας τον επιχειρησιακό σκοπό του ταξιδιού. Συμπληρώστε τις πληροφορίες για κάθε ταξίδι και συμπληρώστε τα μίλια στο τέλος του έτους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλα έγγραφα, όπως εκτυπώσεις οδηγιών ή χάρτες, ως περαιτέρω εφεδρεία για τις μειώσεις χιλιομέτρων.
