Εάν εργάζεστε για μια τράπεζα, μια πιστωτική εταιρεία, ένα γραφείο είσπραξης οφειλών ή μια ιατρική εγκατάσταση ή έχετε μια επιχείρηση, θα πρέπει πιθανότατα να εισπράξετε χρέη. Υπάρχουν νόμοι που ρυθμίζουν τη διαδικασία είσπραξης οφειλών, προστατεύοντας τα δικαιώματα τόσο του οφειλέτη όσο και του πιστωτή. Επιπλέον, μια επαγγελματική και κατάλληλη επιστολή δειγματοληψίας για τη συλλογή χρεών αποτελεί ένα πολύτιμο εργαλείο για την επίτευξη του διακανονισμού χρεών. Αυτά τα γράμματα μπορεί να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με τον τύπο της συλλογής, καθώς και το χρονοδιάγραμμα που πρέπει να επιτύχει ο οφειλέτης. Όμως, όλες αυτές οι επιστολές πρέπει να γνωστοποιούν σαφώς και απλά την επιθυμητή διαδικασία διευθέτησης, αποφεύγοντας την εμφάνιση καταχρηστικών ή παραπλανητικών.
Πληκτρολογήστε το όνομά σας ή / και το όνομα της επιχείρησης ή της εταιρείας σας στο επάνω μέρος της σελίδας, ακολουθούμενο παρακάτω από τη διεύθυνσή σας. Διπλό διάστημα και πληκτρολογήστε την τρέχουσα ημερομηνία.
Διπλός χώρος και πληκτρολογήστε τις πληροφορίες του οφειλέτη, συμπεριλαμβανομένου του ονόματός του και του ονόματος της επιχείρησής του (αν πρόκειται για συλλογή χρεών) και την αντίστοιχη διεύθυνση. Διπλό διάστημα και πληκτρολογήστε τον επίσημο χαιρετισμό σας, όπως "Αγαπητέ κύριε / κύριε." και το επώνυμο του οφειλέτη.
Διπλασιάστε ξανά το διάστημα και πληκτρολογήστε την πρώτη παράγραφο. Το περιεχόμενο αυτής της παραγράφου ποικίλλει ανάλογα με πολλούς παράγοντες, μεταξύ των οποίων και αν πρόκειται για πρώτη ή τελική ειδοποίηση, για τη σχέση (αν υπάρχει) μεταξύ σας τον πιστωτή και για τον οφειλέτη και για τον τύπο του χρέους στον οποίο αναφέρεστε. Ωστόσο, η παράγραφος θα πρέπει να εξηγεί με σαφήνεια ότι επικοινωνείτε με τον οφειλέτη για να εισπράξετε ένα συγκεκριμένο χρέος οφειλόμενο και πιθανότατα καθυστερημένο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναφερθεί είτε στον αριθμό λογαριασμού που σχετίζεται με το χρέος είτε αναφέρετε την υπηρεσία που λάβατε και δεν έχει ακόμη πληρωθεί.
Διπλασιάστε το διάστημα και πληκτρολογήστε τη δεύτερη παράγραφο, στην οποία θα προσφέρετε τυχόν σχέδια πληρωμών ή μειώσεις. Αφήστε τον οφειλέτη να γνωρίζει ότι είστε πρόθυμοι να συνεργαστείτε μαζί του για να λύσετε το χρέος. Αν πρόκειται για τελική ειδοποίηση, υπενθυμίστε στον οφειλέτη τις προηγούμενες προσπάθειές σας για διακανονισμό και πείτε της ότι λαμβάνει τελική ειδοποίηση.
Διπλασιάστε ξανά το διάστημα και πληκτρολογήστε την παράγραφο κλεισίματος. Εκφράστε την επιθυμία σας να λάβετε κάποια μορφή επικοινωνίας επιστροφής ή / και πληρωμής, συνήθως μια τηλεφωνική κλήση ή μια επιστολή. Ενδέχεται να θέλετε να ζητήσετε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να λάβετε αυτήν την επικοινωνία ή / και πληρωμή. Αν νομίζετε ότι είναι απαραίτητο, ενημερώστε τον οφειλέτη για το επόμενο βήμα της διαδικασίας αν δεν επικοινωνήσει ή κάνει πληρωμή, αλλά αποφύγετε να είναι αγενής.
Διπλός ΧΩΡΟΣ; πληκτρολογήστε το επίσημο κλείσιμο, όπως "ειλικρινά". και πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Μετά την εκτύπωση, μπορείτε να υπογράψετε το έγγραφο, αν και δεν είναι απαραίτητο για νομικούς σκοπούς.
