Θυμηθείτε τον Joan στην αρχή του "Mad Men"; Ήταν ανώτερος υπάλληλος γραφείου, τρέχοντας ολόκληρη την πισίνα των γραμματέων και κατά κύριο λόγο περισυλλέγοντας ολόκληρο το γραφείο όταν έφτασε ακριβώς κάτω. Παρακολούθησε όλα τα καθήκοντα γραμματείας, όπως η δακτυλογράφηση, οι συναντήσεις, η παραγγελία προμηθειών, οι συναντήσεις με μεσημεριανό και πολλά άλλα. Ή είπε στους εργαζόμενους κάτω από αυτήν να το κάνουν γι 'αυτήν. Ένας υπάλληλος γραφείου μπορεί να τρέξει το φάσμα, από κάποιον σαν τον Joan στην κορυφή της τροφικής αλυσίδας, σε όλη τη διαδρομή προς έναν εισαγωγικό γραμματέα που απαντά στα τηλέφωνα στο back office.
Εκπαίδευση και κατάρτιση
Οι Joans του σήμερα πρέπει να προσθέσουν μια άλλη βασική δεξιότητα στα βιογραφικά τους: τεχνογνωσία με την τεχνολογία. Επειδή τα σημερινά γραφεία τρέχουν με υπολογιστές, γνωρίζοντας πολλά προγράμματα, όπως το Microsoft Word και το Excel, θα σας εκπαιδεύσουν καλύτερα για τη δουλειά.
Δεν χρειάζεστε συχνά εκπαίδευση εκτός από ένα δίπλωμα γυμνασίου για εργασία γραφείου, αν και ένα πτυχίο κολέγιο δεν βλάπτει. Οι σκληρές δεξιότητες, ωστόσο, είναι συνήθως τα καλύτερα εργαλεία που πρέπει να έχετε κάτω από τη ζώνη σας, όπως η πληκτρολόγηση και η γνώση του εξοπλισμού γραφείου και των προγραμμάτων λογισμικού. Γνωρίζοντας το δρόμο σας γύρω από ένα περίπλοκο τηλεφωνικό σύστημα βοηθά επίσης.
Χαρακτηριστικά ενός Καλού Γραμματέα
Εκτός από τις σκληρές δεξιότητες που αναφέρονται, υπάρχουν πολλές απαλές δεξιότητες ή χαρακτηριστικά που είναι σημαντικά για τη δουλειά ενός υπαλλήλου γραφείου.
Ικανότητες οργάνωσης: Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που διαθέτει ένας υπάλληλος γραφείου είναι οι άριστες οργανωτικές δεξιότητες. Πρέπει να παρακολουθείτε τις συναντήσεις, τα μηνύματα, τα αναλώσιμα, τους προϋπολογισμούς και πολλά άλλα. Ένα γραφείο που λειτουργεί αποτελεσματικά είναι συχνά το αποτέλεσμα ενός μεγάλου αξιωματικού γραφείου.
Λήψη αποφάσης: Εάν εργάζεστε ως υπάλληλος γραφείου, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα σε καθήκοντα και ορισμένες φορές να παίρνετε αποφάσεις για τον εργοδότη σας. Η καλή κρίση και οι καλά σχεδιασμένες αποφάσεις είναι μεγάλες δεξιότητες.
Καλό με τους ανθρώπους: Οι γραμματείς και οι διοικητικοί βοηθοί είναι συχνά οι πρώτοι άνθρωποι που βλέπετε όταν μπαίνετε σε ένα μεγάλο γραφείο. Είναι η πρώτη γραμμή άμυνας και η πρώτη εντύπωση ολόκληρης της επιχείρησης. Επίσης αλληλεπιδρούν με πελάτες, πελάτες και προσωπικό. Πρέπει να επικοινωνούν αποτελεσματικά, να δημιουργούν ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον και να έχουν εμπειρία στην αντιμετώπιση των πελατών.
Ικανότητες γραφής. Η γραπτή επικοινωνία αποτελεί βασική δεξιότητα των υπαλλήλων γραφείου, οι οποίοι πρέπει να ανταποκρίνονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να συντάσσουν σημειώματα και να επικοινωνούν με διευθυντικά στελέχη, υπαλλήλους και πελάτες. Η καλή γραμματική, η υγρή πεζογραφία και ο επαγγελματικός τόνος είναι όλα απαραίτητα στις γραπτές επικοινωνίες.
Μισθός
Ενώ πολλοί βρίσκουν το έργο ενός αξιωματικού γραφείου ανταμείβοντας και εμπλέκοντας, δεν πληρώνει τόσο καλά αν δεν γίνει εκτελεστικός βοηθός. Τον Μάιο του 2016, ο μέσος ετήσιος μισθός των γραμματέων και των διοικητικών βοηθών ήταν 37.230 δολάρια. Αυτός είναι ο μισθός στον οποίο οι μισοί εργαζόμενοι σε ένα επάγγελμα κερδίζουν περισσότερο από το ποσό αυτό και το μισό κερδίζουν λιγότερα. Το χαμηλότερο 10% κέρδισε λιγότερο από $ 22.930, αλλά το υψηλότερο 10% κέρδισε περισσότερα από $ 62.230.
