Η κατοχή πιστώσεων είναι συχνά απαραίτητη όταν οι πελάτες αποτυγχάνουν να πληρώσουν όπως συμφωνήθηκε. Η τράπουλα εμποδίζει τον πελάτη να αγοράζει πρόσθετα αγαθά ή υπηρεσίες μέχρι να λάβετε την πληρωμή. Ωστόσο, η επιστολή απαιτεί προσεκτική εξέταση, ώστε να επιτευχθεί ο στόχος της συλλογής του λογαριασμού, διατηρώντας παράλληλα τον πελάτη ως πελάτη. Είναι πιθανό ορισμένοι πελάτες που έχουν αναστατωθεί από μια επιστολή πίστωσης λογαριασμού μπορούν να πάρουν την επιχείρησή τους αλλού. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο άλλες δυνατότητες συλλογής είναι σημαντικές πριν από την αποστολή της επιστολής ως έσχατη λύση.
Ελέγξτε το ιστορικό πληρωμών στο λογαριασμό. Επιβεβαιώστε ότι ο πελάτης έχει λάβει πολλές υπενθυμίσεις πληρωμής μέσω ταχυδρομείου και τηλεφώνου.
Γράψτε την επιστολή χρησιμοποιώντας μια κατανόηση αλλά ισχυρό τόνο, καθώς δείχνετε εκτίμηση για τον πελάτη ενώ επιμένετε στην πληρωμή. Στην πρώτη παράγραφο, ευχαριστήστε τον πελάτη για την υποστήριξη της επιχείρησής σας και αναγνωρίστε ότι οι δύσκολες οικονομικές στιγμές ή άλλοι λόγοι μπορούν να προκαλέσουν την απώλεια ενός πελάτη από έναν λογαριασμό.
Ανακοινώστε την πίστωση με την πρώτη πρόταση στη δεύτερη παράγραφο, ώστε να είναι μόνος για έμφαση. Γράψτε αυτό, "Ωστόσο, λυπάμαι που πρέπει να αναστείλουμε την πίστωση σας αμέσως λόγω μη πληρωμής." Ή χρησιμοποιήστε διαφορετική διατύπωση που μεταφέρει το ίδιο μήνυμα.
Αναφέρετε λεπτομερώς την ισορροπία που απαιτείται στο τρίτο εδάφιο και ενημερώστε με ακρίβεια τι πρέπει να συμβεί για την ανάρτηση της πιστωτικής κάρτας Δώστε προθεσμία πληρωμής και ενημερώστε τον πελάτη ότι είναι δυνατή η ανάθεση σε κάποιον συλλέκτη χρεών.
Τελειώστε την επιστολή, ευχαριστώντας και πάλι τον πελάτη για την αφοσίωσή του. Τοποθετήστε τον άμεσο αριθμό τηλεφώνου σας στην επιστολή και καλέστε τον πελάτη να καλέσει για να συζητήσετε τις λεπτομέρειες πληρωμής.
