Ένα φύλλο εγγραφής, που ονομάζεται επίσης φύλλο ελέγχου, χρησιμοποιείται ως μορφή συλλογής πληροφοριών μέσω παρατήρησης και μέτρησης. Χρησιμοποιείται για να μετράει πόσο συχνά έχει συμβεί κάτι ή πρόκειται να συμβεί ή να μετρήσει στοιχεία. Τα φύλλα των Tally μπορούν να είναι τόσο απλά όσο χρησιμοποιώντας ένα φύλλο χαρτιού και μολύβι, ή τόσο περίπλοκο όπως ένα μηχανογραφικό πρόγραμμα. Αποτελούν έναν απλό και αποτελεσματικό τρόπο συλλογής, οργάνωσης και ανάλυσης δεδομένων. Χρησιμοποιούνται για να μετρήσουν πολλά πράγματα, συμπεριλαμβανομένων των ψηφοφοριών, των απογραφών και των αποτελεσμάτων των ερευνών.
Προσδιορίστε το πρόβλημα ή το γεγονός που πρέπει να παρατηρήσετε. Ένα φύλλο εγγραφής μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση δεδομένων σχετικά με ένα συγκεκριμένο συμβάν ή πρόβλημα. Αυτό το ζήτημα πρέπει να οριστεί πριν από τη συλλογή των δεδομένων. Τα τυπικά δεδομένα που μπορούν να συλλεχθούν σε ένα φύλλο εγγραφής είναι ο αριθμός των αυτοκινήτων που διέρχονται από μια συγκεκριμένη διασταύρωση κατά τη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου, ο αριθμός των πεζών που περάσουν ένα συγκεκριμένο σημείο σε ένα πεζοδρόμιο ή οι άνθρωποι που εισέρχονται σε ένα γραφείο. Λεπτομερέστερες πληροφορίες μπορεί μερικές φορές να συλλέγονται, όπως το φύλο των ανθρώπων που ταιριάζουν. Το φύλλο εγγραφής προσφέρει έναν τρόπο συλλογής δεδομένων με οργανωμένο τρόπο.
Αναπτύξτε ακριβείς περιγραφές του τι θα μετρηθεί. Θα πρέπει να δημιουργηθεί μια λίστα με παραδείγματα ή περιγραφές. Περιγράφονται μόνο οι πληροφορίες που θέλετε να συμπεριληφθούν. Αυτό επίσης συνίσταται στον καθορισμό του τρόπου καταμέτρησης των πληροφοριών. Η ομάδα που δημιουργεί το φύλλο εγγραφής θα πρέπει επίσης να δώσει οδηγίες στους συλλέκτες δεδομένων σχετικά με τον τρόπο καταγραφής και καταμέτρησης των δεδομένων.
Αποφασίστε για τη διάρκεια της προσπάθειας συλλογής δεδομένων σας. Πριν ξεκινήσει η διαδικασία συλλογής δεδομένων, θα πρέπει να καθοριστεί πότε θα αρχίσουν να συλλέγονται οι πληροφορίες και πόσο χρόνο θα συλλέγονται.
Δημιουργήστε το φύλλο εγγραφής. Ένα φύλλο εγγραφής μπορεί να γραφτεί χειρόγραφα ή να γίνει μέσω ενός προγράμματος ηλεκτρονικού υπολογιστικού φύλλου. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ένα φύλλο εγγραφής πρέπει να περιλαμβάνει τα δεδομένα που παρατηρούνται και τις πιθανές περιγραφές απαντήσεων. Για παράδειγμα, εάν το φύλλο συζήτησης χρησιμοποιείται για τη συλλογή πληροφοριών για όλους τους ασθενείς μιας κλινικής κατά τη διάρκεια ενός μήνα, μπορεί να υπολογίζει μόνο τον αριθμό των ασθενών που περπατούν στην πόρτα ή που βλέπουν γιατρό. Μπορεί να είναι πιο λεπτομερής, να εκτιμά τις ηλικιακές κατηγορίες και τους λόγους που δηλώνει ο ασθενής για την επίσκεψη. Κάθε φύλλο εγγραφής πρέπει να υποδεικνύει την ημερομηνία που χρησιμοποιήθηκε, ώστε να μπορούν να αναγνωριστούν τα πρότυπα.
Ξεκινήστε τη συμφωνία. Στο κλινικό παράδειγμα, όταν οι ασθενείς πηγαίνουν στη ρεσεψιόν για να συνδεθούν, ολοκληρώνουν μια πολύ σύντομη έρευνα. Ένα άτομο ηλικίας 22 ετών εισέρχεται για ψυχρούς λόγους. Η ηλικιακή ομάδα που εντάσσεται στο άτομο αυτό και ο λόγος για την επίσκεψη ελέγχονται με ένα σημάδι ελέγχου ή ένα "Χ". Αν το φύλλο εγγραφής χρησιμοποιείται για την καταμέτρηση ενός στοιχείου ή ενός συμβάντος, κάθε φορά που μετράται το στοιχείο, ένα Βάζομαι στο κατάλληλο σημείο. Μετά την καταμέτρηση των τεσσάρων, το φύλλο εγγραφής θα διαβάσει το IIII. Όταν υπολογίζεται το πέμπτο, μια διαγώνια γραμμή τοποθετείται μέσω αυτών των τεσσάρων γραμμών για να υποδεικνύει 5. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο τον σχηματισμό πινακίδων στα φύλλα εγγραφής.
Ολοκλήρωση της συμφωνίας. Ο τελικός αριθμός θα δείξει πόσοι άνθρωποι σε κάθε κατηγορία επισκέπτονται την κλινική για κάθε συγκεκριμένο λόγο που αναγράφεται στο φύλλο. Τα σημάδια συσχέτισης υπολογίζονται και απαριθμούνται σε ένα συνοπτικό φύλλο σε αριθμητική μορφή. Οι πληροφορίες συχνά συνοψίζονται περαιτέρω με τον υπολογισμό ποσοστών και άλλων στατιστικών πληροφοριών. Τα συνοπτικά δεδομένα στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για τη λήψη αποφάσεων ή προβολών.
Τα φύλλα συζήτησης χρησιμοποιούνται συχνά ως πηγή δεδομένων για πιο περίπλοκη έρευνα. Μια ιατρική πρακτική, για παράδειγμα, μπορεί να διεξάγει έρευνες για αρκετούς μήνες για να αποκτήσει το είδος των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για να προσαρμόσει τις υπηρεσίες της πιο συγκεκριμένα στις ανάγκες των ασθενών της. Μια ενδελεχής ανάλυση της κυκλοφορίας σε έναν συγκεκριμένο δρόμο μπορεί να είναι απαραίτητη για να δικαιολογηθεί η διεύρυνσή της. Ένας έμπορος λιανικής πώλησης μπορεί να βασίσει την απόφαση να ανοίξει ένα κατάστημα σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία σχετικά με το ποσό της κυκλοφορίας στα πόδια σε εκείνη την τοποθεσία.
