Το τμήμα οικονομικών σε μια εταιρεία είναι υπεύθυνο για τη λήψη λογιστικών στοιχείων και τη δημιουργία αναφορών ότι οι διαχειριστές της εταιρείας - μέχρι το CEO - χρειάζονται για σκοπούς λήψης αποφάσεων. Η τεχνολογία της πληροφορικής ή η πληροφορική αναφέρεται στα εργαλεία λογισμικού και στα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών που χρησιμοποιεί η εταιρεία για να αυτοματοποιήσει αυτές τις λειτουργίες και να οργανώσει τη ροή δεδομένων για να βελτιώσει τις ικανότητες λήψης αποφάσεων της ομάδας διαχείρισης.
Επιχειρησιακός προγραμματισμός πόρων
Ακόμα και πολύ μικρές εταιρείες χρησιμοποιούν λογιστικά πακέτα λογισμικού που δημιουργούν οικονομικές εκθέσεις όπως οι καταστάσεις αποτελεσμάτων και οι ταμειακές ροές. Αυτή η απλή μορφή πληροφορικής επιτρέπει σε έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης να εξοικονομήσει χρόνο λογιστικής και να έχει διαθέσιμες εκθέσεις διαχείρισης σε πιο έγκαιρη βάση. Μεσαίου μεγέθους και μεγαλύτερες εταιρείες χρησιμοποιούν πιο εξελιγμένα συστήματα πληροφορικής που ονομάζονται προγραμματισμός επιχειρηματικών πόρων ή ERP, που είναι ομάδες ενοτήτων λογισμικού που εξυπηρετούν τις ανάγκες όλων των λειτουργικών περιοχών της εταιρείας. Όπως υποδηλώνει το όνομά της, το ERP βοηθά την εταιρεία να προγραμματίσει τη χρήση των πόρων της, μια διαδικασία την οποία εποπτεύει το τμήμα οικονομικών.
Ταχύτερη ροή πληροφοριών
Τα συστήματα πληροφορικής επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να συνδέει κάθε τμήμα εντός του οργανισμού. Οι πληροφορίες που παράγονται από τα τμήματα κατασκευής, εμπορίας και χρηματοδότησης μπορούν να μοιραστούν για παράδειγμα. Αυτές οι πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε πραγματικό χρόνο, δηλαδή μόλις δημιουργηθούν στο σύστημα. Η πρόσβαση σε αυτό δεν απαιτεί μεγάλη έρευνα ή χειρωνακτική προσπάθεια. Το προσωπικό χρηματοδότησης του χρόνου που αφιερώνεται στην "εκσκαφή" για τους αριθμούς που χρειάζονται μπορεί τώρα να αφιερωθεί στην ανάλυση και ερμηνεία του πρωταρχικού ρόλου της πληροφορίας - χρηματοδότησης στον οργανισμό.
Προσαρμοσμένη αναφορά
Τα συστήματα πληροφορικής που χρησιμοποιούνται από το τμήμα οικονομικών έχουν μια έκθεση που δημιουργεί λειτουργικότητα που επιταχύνει τη διαδικασία παραγωγής αναφορών διαχείρισης. Το σύστημα παρέχει ένα ορισμένο βαθμό προσαρμογής - οι αναφορές μπορούν να διαμορφωθούν με βάση τις συγκεκριμένες ανάγκες της ομάδας διαχείρισης. Η αυτοματοποίηση αυτών των συστημάτων αναφοράς σημαίνει ότι οι τακτικές αναφορές, όπως αυτές που παράγονται στο τέλος κάθε μήνα, μπορούν να δημιουργηθούν γρήγορα. Με πολλές από τις αποφάσεις που πρέπει να κάνει η διοίκηση, ο χρόνος είναι ουσιαστικός. Τα συστήματα πληροφορικής αντιμετωπίζουν αυτή την ανάγκη για ταχεία και εξατομικευμένη δυνατότητα αναφοράς.
Συνεργασία
Πολλές οργανώσεις επωφελούνται από τη συνεργατική προσπάθεια σε διάφορα τμήματα, με την έννοια κάθε τμήματος να επωφελείται από την εμπειρία των άλλων τμημάτων. Η ομάδα χρηματοδότησης ενεργεί ως εσωτερικός σύμβουλος σε άλλα τμήματα του οργανισμού. Όταν όλα τα τμήματα χρησιμοποιούν ένα κεντρικό σύστημα πληροφορικής, μειώνουν τα εμπόδια που παλαιότερα εμπόδισαν τη ροή των πληροφοριών. Η εταιρεία διαθέτει πλέον μια κεντρική βάση δεδομένων που μπορούν να έχουν πρόσβαση όλα τα μέλη της ομάδας - υπό την επιφύλαξη ορισμένων κανόνων ασφαλείας. Στην περίπτωση μιας εταιρείας με πολλαπλά γραφεία ή διεθνή τμήματα, αυτή η δυνατότητα πρόσβασης στις ίδιες πληροφορίες από όλο τον κόσμο εξοικονομεί χρόνο και βελτιώνει την αποτελεσματικότητα. Εάν η χρηματοδότηση απαιτεί δεδομένα κόστους κατασκευής για τη δημιουργία μιας έκθεσης για μια επερχόμενη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, το επιχειρησιακό προσωπικό μπορεί να μεταδώσει γρήγορα τα δεδομένα με τη μορφή που απαιτεί και κατανοεί το τμήμα οικονομικών.
Καλύτερη πρόβλεψη
Η καλύτερη πρόβλεψη σημαίνει την παραγωγή μιας πρόβλεψης που είναι πιο ακριβής πρόβλεψη για τα πιθανά οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας. Τα μέλη του προσωπικού χρηματοδότησης χρειάζονται πρόσβαση σε εμπεριστατωμένες πληροφορίες για τη δημιουργία προτύπων πρόβλεψης που απεικονίζουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ο οργανισμός. Η πρόσβαση σε πληροφορίες από όλα τα τμήματα της εταιρείας κάνει πολύ πιο εύκολη την ακριβή πρόβλεψη. Η χρηματοδότηση έχει πραγματικές πληροφορίες και δεν χρειάζεται να βασίζεται σε εικασίες κατά τη δημιουργία υποθέσεων για την πρόβλεψη.
