Η τεχνολογία έχει δημιουργήσει επανάσταση στις διαδικασίες εξόδου γραφείου, μετατρέποντας τις φωτοαντιγραφικές συσκευές σε γιγαντομηχανές δικτύου. Όπως κάθε ευκολία προσφέρει την προοπτική κακής χρήσης, η παραγωγή υψηλής ποιότητας των φωτοαντιγραφικών συσκευών μπορεί να διευκολύνει την υπεξαίρεση της πνευματικής ιδιοκτησίας. Όταν εξετάζετε τι μπορούν να προσφέρουν τα μηχανήματα σας στο σχολείο ή την επιχείρησή σας, τα θετικά τους μπορούν να αντισταθμίσουν τα μειονεκτήματά τους, αλλά τα αρνητικά τους θα πρέπει να σας προτρέψουν να σχεδιάσετε προσεκτικά την εφαρμογή και τη χρήση τους.
Αναπαραγωγή εγγράφων
Εκτός από τους πολυλειτουργικούς εκτυπωτές μικρού όγκου, τα φωτοαντιγραφικά συστήματα βασίζονται στον γραφίτη παρόμοια με τα αναλώσιμα που αγοράζετε για τον εκτυπωτή laser. Όσο περισσότερο δαπανούνται για τον εξοπλισμό, τόσο καλύτερη είναι η ανάλυσή του, μέχρι τον εξοπλισμό που παράγει παραγωγή που ουσιαστικά δεν διακρίνεται από τα πρωτότυπα έγγραφα. Πλήρης έγχρωμη ή μονόχρωμη - μόνο μαύρη - οι μηχανές αυτές μπορούν να αντλούν μεγάλους όγκους αντιγράφων σε σύντομο χρονικό διάστημα. Η ευκολία και η πίστη με την οποία αναπαράγουν το αρχικό υλικό μπορεί να προκαλέσει ανησυχίες σχετικά με την ασφάλεια των πληροφοριών, την κλοπή δεδομένων, την παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων και την παραχάραξη. Σε επιχειρηματικό περιβάλλον, σε ιατρικό ή νομικό γραφείο ή σε οποιοδήποτε σενάριο που περιλαμβάνει ιδιοκτησιακά ή εμπιστευτικά δεδομένα, οι φωτοαντιγραφικές συσκευές μπορούν να αποτελέσουν απειλή για τον έλεγχο των πληροφοριών που ρυθμίζονται από το νόμο ή από το έθιμο.
Λειτουργική Ευκολία
Οι πρώιμοι φωτοαντιγραφικοί μηχανισμοί δεν είχαν αυτόματους τροφοδότες εγγράφων και δεν μπορούσαν να ταξινομούν πολλαπλές λειτουργίες. Ο σύγχρονος εξοπλισμός μετατρέπει την πράξη αναπαραγωγής ενός εγγράφου σε μια περιστασιακή πράξη. Συνδεδεμένοι σε υπολογιστές οικιακού ή γραφείου, μία από αυτές τις μηχανές μπορεί να αντικαταστήσει πολλούς εκτυπωτές επιτραπέζιων υπολογιστών με τεχνολογία που παράγει αυτόματα αντίγραφα διπλής όψης, συρραπτικά και συρραπτικά έγγραφα πολλαπλών σελίδων, αποθηκεύει συχνά ανατυπωμένα έντυπα για άμεση αναπαραγωγή, φαξ από την επιφάνεια εργασίας ή το γυαλί φωτοαντιγραφής την παραγωγή του. Αυτή η ευκολία μπορεί να επιταχύνει και να απλοποιήσει τις λειτουργίες του γραφείου, αλλά η πολυπλοκότητα των ελέγχων του φωτοαντιγραφικού συστήματος μπορεί να ωθήσει τους χρήστες να επιλέξουν τις λανθασμένες επιλογές, χάνοντας χαρτί και αναλώσιμα σε εξωτερική έξοδο.
Λειτουργικές δαπάνες
Επειδή τα περισσότερα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα λειτουργούν σαν εκτυπωτές λέιζερ, συντήκουν ένα κονιοποιημένο μίγμα πλαστικών και χρωστικών ουσιών στην επιφάνεια των φύλλων χαρτιού. Αυτή η διαδικασία σύντηξης εξαρτάται από τη θερμότητα, η οποία προκαλεί την όρεξη για ηλεκτρισμό, προκαλώντας κόστος γραφείου. Τα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα απαιτούν επίσης αναλώσιμα, συμπεριλαμβανομένου του γραφίτη που μπορεί να κοστίσει περισσότερο από τα αντίστοιχα αναλώσιμα για εκτυπωτές λέιζερ. Αυτές οι κασέτες υψηλής απόδοσης μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από ό, τι τα αντίστοιχα εφεδρικά εκτυπωτή για επιτραπέζιους υπολογιστές, αλλά η απόδοση φέρει υψηλότερη τιμή. Ειδικά σε λειτουργία μεγάλου όγκου, οι φωτοαντιγραφικές συσκευές μπορούν επίσης να απαιτούν περιοδική υπηρεσία για να διατηρούν την απόδοση εξόδου τους. Μια σύμβαση παροχής υπηρεσιών μπορεί να καλύψει τόσο την προμήθεια όσο και τη συντήρηση, αλλά προσθέτει ένα άλλο σταθερό κόστος στην κατώτατη γραμμή.
Διατήρηση δεδομένων
Ένα φωτοαντιγραφικό που αποθηκεύει πληροφορίες εγγράφου για άμεση ανάκληση και έξοδο και ότι τα φαξ και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιγράφετε, χρησιμοποιεί έναν εσωτερικό σκληρό δίσκο για να διατηρεί τις σαρώσεις σελίδας για βραχυπρόθεσμη ή μακροπρόθεσμη ανάκτηση. Αυτός ο αποθηκευτικός χώρος δεδομένων διευκολύνει τις λειτουργίες του γραφείου, αλλά μπορεί να υποβάλει ευαίσθητες πληροφορίες στον κίνδυνο τυχαίας ή σκόπιμης κακής χρήσης. Όπως κάθε σκληρός δίσκος, ο μηχανισμός αποθήκευσης σε ένα φωτοαντιγραφικό μπορεί να παράγει μυστικά πολύ καιρό αφού διαγράψετε πληροφορίες και έγγραφα από αυτό και απαιτεί το ίδιο είδος διατάξεων ασφαλείας που ισχύουν για σκληρούς δίσκους υπολογιστών όταν πουλάτε ή παροπλίζετε ένα σύστημα.
