Ένα διάγραμμα χρονοδιαγράμματος εργασίας διευκολύνει την οργάνωση των εργαζομένων και τον προγραμματισμό των ωραρίων εργασίας εκ των προτέρων. Ζητήστε από τους εργαζόμενους να παρέχουν πρώτα, δεύτερα και τρίτα αιτήματα για προτιμώμενες ώρες εργασίας και ημέρες για να αποφύγουν τις καταγγελίες, τις αιτήσεις για αλλαγές τελευταίας στιγμής και την επίμονη καθυστέρηση. Παρέχετε επαρκή κάλυψη όπου είναι δυνατόν, έτσι ώστε οι αλλαγές εργασίας να μην είναι άγχος και αποτελεσματικές. Κάντε το διάγραμμα διαθέσιμο online ή εκτυπώστε αντίγραφα για όλους στο γραφείο.
Κάντε λήψη προτύπου προγράμματος εργασίας. Επιλέξτε ένα λογισμικό προγραμματισμού για εργοδότες που σχεδιάστηκε για να προγραμματίσετε μια εβδομάδα εργασίας ή να οργανώσετε προγράμματα αλλαγών. Οι δωρεάν εκδόσεις είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο. Ωστόσο, το προηγμένο λογισμικό απαιτεί συνδρομή ή εφάπαξ τέλος.
Τροποποιήστε το έτος, το μήνα, την εβδομάδα και την ώρα έναρξης χρησιμοποιώντας τις οδηγίες εγκατάστασης που παρέχονται. Για παράδειγμα, επιλέξτε πρόγραμμα εργασίας δύο εβδομάδων από τις 2 Μαρτίου 2011 έως τις 15 Μαρτίου 2011.
Καταχωρίστε το όνομα του κάθε εργαζόμενου που έχει προγραμματιστεί να κάνει μια συγκεκριμένη αλλαγή. Για παράδειγμα, εάν ο John Q. Public έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει τις εργασίες στις 9 π.μ. και να ολοκληρώσει τις εργασίες στις 3 μ.μ., εισαγάγετε το πλήρες όνομά του ή τον αριθμό ταυτότητάς του στις κατάλληλες χρονοθυρίδες.
Οργανώστε βάρδιες έτσι ώστε ένας επαρκής αριθμός εργαζομένων να καλύπτει κάθε βάρδια. Αναθέστε καθήκοντα στο γράφημα ή δημιουργήστε ένα δεύτερο γράφημα για την οργάνωση των καθηκόντων. Ρυθμίστε το δεύτερο διάγραμμα με βάση τις μετατοπίσεις πρωινού, μεσημέριου και κλεισίματος. Δημιουργήστε ένα ξεχωριστό γράφημα για τους εργαζόμενους και τη διοίκηση, αν θέλετε.
Κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές που κάνατε. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου, όπως το "Πρόγραμμα εργασιών εργασίας δύο εβδομάδων το Μάρτιο του 2001". Κλείστε το πρόγραμμα με έναν κωδικό πρόσβασης επιλεγμένο από το χρήστη, αν είναι δυνατόν, για να αποφύγετε τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής από μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Εκτυπώστε το χρονοδιάγραμμα σε ένα κανονικό φύλλο χαρτιού μεγέθους γραμματοσειράς ή επιλέξτε ένα μέγεθος χαρτιού που ταιριάζει στις ανάγκες του γραφείου σας. Εάν το πρότυπο μπορεί να μεταφορτωθεί σε έναν ιστότοπο της εταιρείας, παρέχετε στους εργαζόμενους κωδικούς πρόσβασης για να δείτε το πρόγραμμα 24 ώρες την ημέρα.
