Ο τρόπος με τον οποίο τερματίζετε μια επιχειρησιακή επιστολή κάνει περισσότερο από το να αποδεικνύετε ότι γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιήσετε την κατάλληλη επιχειρηματική υπογραφή για την αλληλογραφία σας. Μπορεί να ρυθμίσει τον τόνο για μελλοντική αλληλεπίδραση με τον αναγνώστη. Είτε γράφετε ένα σημείωμα ευχαριστίας για να πείσετε έναν διαχειριστή μίσθωσης ότι είστε ο υποψήφιος που ταιριάζει καλύτερα στη θέση ή το γράψιμο για να ζητήσετε επιστροφή χρημάτων για μια συνδρομή που έχετε ξεχάσει να ακυρώσετε πριν από τη λήξη της δοκιμαστικής περιόδου, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να τερματίσετε μια επιστολή. Ο τερματισμός της επαγγελματικής σας αλληλογραφίας με τον σωστό τρόπο μπορεί να καθορίσει το αποτέλεσμα.
Τι είναι η επαγγελματική αλληλογραφία;
Η επιχειρηματική επικοινωνία μπορεί να κυμαίνεται από μια επιστολή που παρουσιάζει τα προσόντα και τα προσόντα σας σε έναν δυνητικό εργοδότη για να προτείνει μια λύση ή διευθέτηση ενός οικονομικού ζητήματος. Αυτός ο τύπος αλληλογραφίας τυπικά είναι επίσημη επικοινωνία που απαιτεί επίσημη πρόσκληση τερματισμού και λήξης. Αυτό που είναι σημαντικό είναι ότι το τέλος της επιχειρηματικής επιστολής δεν είναι μόνο οι λέξεις που χρησιμοποιείτε ακριβώς πάνω από την υπογραφή σας. Όταν αποφασίζετε πώς να τερματίσετε την επιχειρησιακή επιστολή σας, ξεκινάτε με την τελευταία παράγραφο ή τις τελευταίες προτάσεις της επιστολής σας. Εξετάστε πώς θα πρέπει να παρουσιάσετε τις τελευταίες σκέψεις σας και τον τόνο που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Ανάλογα με το αντικείμενο, υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να τερματίσετε την επιστολή σας προτού σκεφτείτε ακόμη και την υπογραφή της επιχειρηματικής επιστολής ή το χαιρετισμό κλεισίματος.
Πάντα να τελειώνετε σε ένα θετικό
Χρησιμοποιείτε πάντα την τελευταία παράγραφο για να επαναλάβετε τη θέση σας και να τη διατηρήσετε θετική. Εάν γράφετε σε υποψήφιο εργοδότη, η τελευταία σας παράγραφο θα μπορούσε να επαναδιατυπώσει το ενδιαφέρον σας για την εταιρεία και να προγραμματίσει μια προσωπική συνέντευξη. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Σας ευχαριστώ που με εξέτασα για τη θέση του τμήματος λογιστικής. Προσβλέπω σε μια προσωπική συνέντευξη για να συζητήσω τα προσόντα μου και πώς μπορώ καλύτερα να εξυπηρετήσω τις ανάγκες του τμήματος σας". Εάν γράφετε για να προτείνετε ένα ψήφισμα σε ένα επιχειρηματικό θέμα, η τελευταία σας παράγραφο θα μπορούσε να επαναδιατυπώσει ότι είστε ανοικτός στη διαπραγμάτευση και αναζητάτε ένα αμοιβαία ευεργετικό αποτέλεσμα, όπως: "Εκτιμώ ότι εξετάζετε τις επιλογές που παρουσιάσαμε παραπάνω για να επιλύσετε αυτό Είμαι σίγουρα ανοικτός στη διαπραγμάτευση ενός επιτυχημένου ψηφίσματος και προσβλέπω στη συνομιλία μας ».
Κλείσιμο χαιρετισμούς
Χρησιμοποιώντας χαιρετισμούς κλεισίματος όπως "Αληθινά", "Χαιρετισμοί" ή "Ειλικρινά" είναι γενικά αυτοί που οι άνθρωποι χρησιμοποιούν για να τερματίσουν μια επιχείρηση μια επιστολή και να την υπογράψουν. Ένα χαιρετισμό κλεισίματος όπως "Cheers" ή "Ciao" είναι για το κλείσιμο μιας επιστολής στους φίλους. Οι "θερμές ευχές" και "Λόγοι ευχαρίστησης" είναι κατάλληλοι για το κλείσιμο χαιρετισμών εάν έχετε μια σύνδεση με τον αναγνώστη που εκτείνεται πέρα από μια επιχειρηματική σχέση. Το "Best regards" είναι μια επαγγελματική υπογραφή και είναι λιγότερο προσωπική από τη χρήση των λέξεων "ζεστό" ή "είδος".
