Τα συστήματα διαχείρισης γνώσης, KM, βελτιώνουν την ευρωστία πληροφοριών προσθέτοντας δεδομένα περιβάλλοντος και σχέσεων σε αποθηκευμένα έγγραφα. Τα έξι στάδια της διαχείρισης της γνώσης περιλαμβάνουν τη δημιουργία, την καταγραφή, την ανάλυση, την ευρετηρίαση, την αποθήκευση και τη διάδοση πληροφοριών. Με την προσθήκη πληροφοριών στα έγγραφα, είτε με ετικέτες είτε με σημασιολογική ανάλυση και οντολογίες θεμάτων - οι όροι που χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν και αντιπροσωπεύουν ένα χώρο γνώσης - οι χρήστες μπορούν να βρουν πιο ολοκληρωμένες απαντήσεις πιο γρήγορα.
Business Intelligence
Οι επαγγελματίες των επιχειρήσεων πληροφοριών συλλέγουν πληροφορίες από πολλές πηγές για να κατανοήσουν τους ανταγωνιστές της εταιρείας τους, την αγορά και τους πελάτες. Μέρος της εργασίας του επιχειρηματικού αναλυτή απαιτεί τη διανομή έγκαιρων πληροφοριών στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων. Ένα σύστημα KM επιτρέπει στον αναλυτή να παράγει γρήγορα σημαντικές αναφορές εξάγοντας μόνο σχετικά δεδομένα και πηγές από αποθηκευμένα έγγραφα με βάση λέξεις-κλειδιά, πληροφορίες πλαισίου και σχέσεις που προστίθενται ως ετικέτες στα αποθηκευμένα δεδομένα.
Διαχείριση έργου
Πολλές πτυχές της διαχείρισης έργων επωφελούνται από την εμπειρία και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από προηγούμενα έργα, συμπεριλαμβανομένου του εκτιμώμενου κόστους, της διαχείρισης κινδύνου και της επίλυσης προβλημάτων. Όταν οι οργανώσεις χρησιμοποιούν επίσημα συστήματα διαχείρισης της γνώσης για τη συλλογή πληροφοριών σχεδίων, οι διαθέσιμες γνώσεις ωφελούν τους νέους διαχειριστές του έργου καθώς μαθαίνουν τα σκάφη τους. Τα βασικά συστατικά των συστημάτων KM διευκολύνουν την επικοινωνία των σχετικών πληροφοριών μεταξύ των μελών της ομάδας έργου, ειδικά όταν η ομάδα εργάζεται σε πολλαπλές γεωγραφικές τοποθεσίες. Η NASA χρησιμοποίησε εργαλεία KM σε διάφορα προγράμματα και ανέφερε εκθετικά μειωμένο χρόνο που απαιτείται για την εξαγωγή δεδομένων για ανάλυση και δημιουργία αναφορών.
Υποστήριξη αποφάσεων
Οι άνθρωποι λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις όταν χρησιμοποιούν έγκαιρες και σχετικές πληροφορίες. Το πλεονέκτημα ενός συστήματος διαχείρισης της γνώσης στην υποστήριξη λήψης αποφάσεων περιλαμβάνει την εύρεση μόνο σχετικών πληροφοριών λόγω του πρόσθετου πλαισίου και των δεδομένων σχέσης. Τα συστήματα KM συχνά προσφέρουν έξυπνες τεχνολογίες αναζήτησης και προβολής που διευκολύνουν την κατανόηση των προτύπων και των σχέσεων.
Εξυπηρέτηση πελατών
Τα γραφεία βοήθειας και η εξυπηρέτηση πελατών βοηθούν τη χρήση συστημάτων διαχείρισης γνώσης που εντοπίζουν παρόμοια προβλήματα και προσφέρουν επιτυχημένες λύσεις βασισμένες σε ανατροφοδότηση. Με την εφαρμογή τεχνολογιών επέκτασης της πληροφορίας, όπως οι οντολογίες, τα συστήματα KM προσαρμόζονται στο στυλ αμφισβήτησης του χρήστη. Το NIH αναφέρει ότι τα γραφεία βοήθειας των ασθενών λαμβάνουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου την ημέρα. Χρησιμοποιώντας ένα προφίλ εμπειρογνωμοσύνης των εργαζομένων βασισμένο στο KM, το προσωπικό της υπηρεσίας εξυπηρέτησης πελατών δρομολογεί ερωτήσεις στον πιο κατάλληλο ειδικό. Άλλες οργανώσεις έχουν επεκτείνει με επιτυχία τη λειτουργικότητα της υπηρεσίας εξυπηρέτησης πελατών, δημιουργώντας ένα αυτοματοποιημένο σύστημα απάντησης ερωτήσεων διαχείρισης γνώσης.
