Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα αποθέματα και τα αποθέματα της επιχείρησής σας, παρακολουθώντας ακριβώς πού βρίσκονται τα προτερήματά σας και τι αξίζει. Το σύστημα αναλύει επίσης τις ανάγκες απογραφής της επιχείρησής σας και μπορεί να αυτοματοποιήσει την παραγγελία σας. Τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων είναι σημαντικά για πολλές βιομηχανίες όπως το λιανικό εμπόριο, τα τρόφιμα και τα ποτά, η μεταποίηση, η υγειονομική περίθαλψη και πολλά άλλα. Ένα καλά οργανωμένο σύστημα σας βοηθά να κατανοήσετε τα περιουσιακά σας στοιχεία και να μεγιστοποιήσετε το δυναμικό τους, βελτιώνοντας έτσι τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες και αυξάνοντας τα κέρδη.
Ορισμός ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων
Με απλά λόγια, ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων επιβλέπει όλα τα αποθέματα μιας εταιρείας και τα αποθέματα. Μέσω ενός ισχυρού συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, μπορείτε να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε κάθε στοιχείο του αποθέματός σας καθ 'όλη τη διάρκεια ζωής του, από την παράδοση στην αποθήκη έως την τσάντα αγορών ενός πελάτη. Τα περισσότερα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων έχουν μερικά παρόμοια στοιχεία. Πρώτον, έχουν έναν τρόπο να ταυτοποιούν κάθε στοιχείο, συνήθως μέσω γραμμικού κώδικα ή RFID. Μετά την κωδικοποίηση κάθε στοιχείου, το σύστημα χρειάζεται έναν σαρωτή γραμμωτού κώδικα για να παρακολουθεί τα στοιχεία καθώς αυτά εισέρχονται ή εξέρχονται. Αυτό μπορεί να γίνει με έναν ειδικό σαρωτή γραμμωτού κώδικα ή ακόμα και μέσω μιας εφαρμογής smartphone. Στη συνέχεια, το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων χρειάζεται λογισμικό που μπορεί να παρακολουθεί όλα τα στοιχεία και να βοηθά στη διαχείριση τους. Αυτό το λογισμικό χρησιμεύει ως κέντρο νεύρων. Μπορεί να αναλύσει τα δεδομένα και να δημιουργήσει αναφορές, ακόμα και να συνδεθεί με άλλα συστήματα λογισμικού όπως το λογισμικό λογιστικής σας. Ένα άλλο στοιχείο που περιλαμβάνει κάθε σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων είναι μια μέθοδος αποτίμησης αποθεμάτων, όπως First-In-First-Out (FIFO) ή Just in Time. Τέλος, απαιτούνται καλά εκπαιδευμένοι υπάλληλοι για να διατηρείται ομαλά η λειτουργία του συστήματος.
Συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων Βοήθεια με την οργάνωση
Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων βοηθάει στην καλύτερη οργάνωση της επιχείρησής σας. Χωρίς να εντοπίζετε και να διαχειρίζεστε το απόθεμά σας, είναι δύσκολο να γνωρίζετε τι χρειάζεστε, όταν το χρειάζεστε και σε ποια ποσότητα. Με ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων ποιότητας, έχετε λεπτομερή αρχεία για κάθε στοιχείο της επιχείρησής σας. Μπορείτε να δείτε όλα τα κινούμενα μέρη σε ένα μέρος. Μπορείτε εύκολα να δείτε τα προϊόντα που κινούνται και εκείνα που πωλούν αργά. Μπορείτε να δείτε αν ορισμένα αποθέματα πωλούνται σε συγκεκριμένες ώρες του έτους, ή ακόμα και σε ορισμένες ώρες της ημέρας. Μπορείτε ακόμη και να ρυθμίσετε το σύστημά σας να αναδιατάξετε ένα συγκεκριμένο δημοφιλές στοιχείο απογραφής, ώστε να μην είναι ποτέ έξω από το απόθεμα για τους πελάτες σας. Έχοντας όλες αυτές τις πληροφορίες και ικανότητες σε ένα μέρος σας επιτρέπει να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις σχετικά με τις ανάγκες της εταιρείας σας.
Παρακολούθηση και διαφάνεια
Ένα από τα τεράστια πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι η αυξημένη παρακολούθηση και η διαφάνεια. Με τη συνεχή παρακολούθηση όλων των στοιχείων ενεργητικού σας, μπορείτε να δείτε σαφώς τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες της επιχείρησής σας. Επιπλέον, γνωρίζετε πάντα πού βρίσκεται το απόθεμά σας και τι αξίζει. Με τους σαρωτές γραμμωτού κώδικα που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση προϊόντων σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους, μπορείτε να δείτε πού βρίσκονται σε πραγματικό χρόνο, πράγμα που σημαίνει ότι είναι πολύ πιο δύσκολο για τα αποθέματα να πέσουν μέσα στις ρωγμές. Με ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, μπορείτε επίσης να αποτρέψετε την υπερχείλιση με απογραφή, διατηρώντας επαρκώς το απόθεμα. Αυτό ελαχιστοποιεί την ποσότητα του αχρησιμοποίητου αποθέματος που έχετε στη διάθεσή σας και έτσι μειώνει τις δαπάνες αποθήκευσης της επιχείρησής σας.
Βελτιωμένες σχέσεις προμηθευτών
Ένα άλλο πλεονέκτημα ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι ότι μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση των σχέσεών σας με τους πωλητές. Με όλα τα αντικείμενα που παρακολουθούνται απρόσκοπτα, τόσο εσείς όσο και ο πωλητής ενημερώνονται για τις ανάγκες σας για παραγγελίες. Μπορείτε να ρυθμίσετε το σύστημά σας έτσι ώστε ορισμένα στοιχεία να επαναδιατάσσονται αυτόματα σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα με βάση το ιστορικό παραγγελιών. Επιπλέον, μπορείτε να προγραμματίσετε τις παραδόσεις με πολύ πιο συστηματικό και οργανωμένο τρόπο. Αυτό διατηρεί ομαλές τις σχέσεις, και τα δύο μέρη γνωρίζουν ακριβώς τι αναμένεται.
Ενσωμάτωση
Ένα τελευταίο σημαντικό χαρακτηριστικό ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι η ολοκλήρωση. Μπορείτε να ρυθμίσετε το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων σας για να το ενσωματώσετε σε μια σειρά άλλων συστημάτων λογισμικού, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων λογιστικής και επιχειρησιακού προγραμματισμού πόρων (ERP). Αυτό σας επιτρέπει να κατανοήσετε την αξία των στοιχείων που έχετε σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή, βοηθώντας σας στη διαχείριση λογιστικών βιβλίων και περιουσιακών στοιχείων. Άλλα συστήματα που μπορούν να ενσωματωθούν με ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων είναι συστήματα σημείου πώλησης (POS) τα οποία χρησιμοποιούνται για την αγορά των αγορών (όπως τα ταμειακά μηχανήματα) και των συστημάτων εντολών αγοράς (PO) που παρακολουθούν τις παραγγελίες κατά την τοποθέτησή τους. Η σύνδεση των διαφόρων συστημάτων σας επιτρέπει καλύτερη οργάνωση και βελτιωμένη εξορθολογισμό των διαδικασιών.
