Εάν εκτελείτε μια μικρή επιχείρηση, θα πρέπει να τηρείτε αρχεία για να διατηρήσετε την εταιρική σας κατάσταση. Ακόμη και αν επιλέξετε να μην ενσωματώσετε τη μικρή επιχείρησή σας, έχει απλώς νόημα να κρατάτε επαγγελματικά αρχεία. Αν θέλετε ποτέ να πουλήσετε την επιχείρησή σας ή να παρακολουθήσετε όσα έχετε κάνει στο παρελθόν, θα χρειαστεί να έχετε δεδομένα για αναφορά. Εδώ είναι πώς να κρατήσετε αρχεία για μια μικρή επιχείρηση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Δύο συνδετικά τριών δακτυλίων
-
Ευρετήρια καρτελών για κάθε συνδετικό
-
Πρόσβαση στο Διαδίκτυο
Αγοράστε δύο δεσμευτικά τριών δακτυλίων και καρτέλες ευρετηρίου. Για τα επίσημα αρχεία σας (τα απαιτούμενα από το Γραφείο του Υπουργού Εξωτερικών για τη διατήρηση της εταιρικής κατάστασης της επιχείρησής σας) και το άλλο για τα καθημερινά επιχειρησιακά αρχεία θα χρησιμοποιήσετε ένα βιβλίο.
Διερευνήστε ποια αρχεία πρέπει να διατηρηθούν στο επίσημο βιβλιαράκι. Επισκεφθείτε τον ιστότοπο του Υπουργού Εξωτερικών για μια λίστα αρχείων που απαιτούνται από το νόμο. Τα περισσότερα κράτη απαιτούν να φυλάσσονται στο επίσημο βιβλιαράκι τουλάχιστον ένα από τα παρακάτω αρχεία: καταστατικό ή οργάνωση, πρακτικά, ψηφίσματα, πιστοποιητικά και σφραγίδα της εταιρείας.
Προσδιορίστε ποιες πρόσθετες εγγραφές πρέπει να τηρούνται. Αυτά τα αρχεία θα διατηρούνται στο δεύτερο συνδετικό υλικό. Τα παρακάτω είναι παραδείγματα αρχείων που πρέπει να φυλάσσονται στον δίσκο βιβλιοδεσίας: * Λογιστικά αρχεία Εφαρμογές και άδειες Συμβάσεις που συνάπτονται από την εταιρεία Ασφαλιστικές πολιτικές που κατέχει η εταιρεία Πιστοποιητικά μελών Ονόματα και διευθύνσεις όλων των μελών ή των μετόχων και των συμφερόντων τους Ονόματα αξιωματικών Συμφωνία λειτουργίας ή κανονισμούς και τυχόν τροποποιήσεις Συναλλαγές με μετοχές * Αρχεία καταθέσεων από το κράτος (όπως ετήσιες εκθέσεις)
Επισήμανση των καρτελών ευρετηρίου. Δημιουργήστε καρτέλες δείκτη για όλα τα αρχεία που θα διατηρήσετε σε κάθε συνδετικό υλικό.
Τοποθετήστε τα αρχεία πίσω από τις αντίστοιχες καρτέλες ευρετηρίου. Ταξινόμηση σε όλα τα χαρτιά σας και τοποθετήστε τα επιχειρησιακά αρχεία πίσω από κάθε αντίστοιχη καρτέλα. Η αλφαβητικοποίηση των καρτελών ευρετηρίου θα διευκολύνει την εύρεση των εγγραφών που χρειάζεστε.
Αποφάσεις επιχειρηματικών αποφάσεων όπως αυτές προκύπτουν. Δημιουργήστε ένα ίχνος χαρτιού για κάθε απόφαση και συναλλαγή που κάνει η μικρή σας επιχείρηση. Να τηρεί γραπτό αρχείο των επιχειρηματικών αποφάσεων, τόσο με πρακτικά για επίσημες συναντήσεις όσο και με ανεπίσημη καταγραφή των αποφάσεων που λαμβάνονται κατά την καθημερινή διαχείριση της εταιρείας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε βάλει όλα τα αρχεία.
Διατηρήστε τα αρχεία ενημερωμένα. Η ρύθμιση των συνδετικών είναι μόνο το πρώτο βήμα. Πρέπει να κρατήσετε τις πληροφορίες σε ισχύ, διατηρώντας τουλάχιστον τρία χρόνια ψηφίσματος μελών ή μετόχων.
Συμβουλές
-
Δείγματα δειγμάτων και άλλα επαγγελματικά αρχεία είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Μπορείτε επίσης να αγοράσετε πρότυπα γενικών επιχειρηματικών αρχείων από διάφορες εταιρείες που ειδικεύονται στην ενσωμάτωση νέων επιχειρήσεων.
Προειδοποίηση
Εάν αποτύχετε να διατηρήσετε επαρκή αρχεία για τη μικρή επιχείρησή σας, η επιχείρησή σας θα μπορούσε να διακινδυνεύσει να χάσει την εταιρική της κατάσταση.
