Οι φιλανθρωπικές οργανώσεις μεγάλες και μικρές επωφελούνται από το να ζητούν από τους υποστηρικτές να πάρουν μέρος για κάποιο σκοπό. Η οργάνωση ενός συλλέκτη κοκτέιλ πάρτι αυξάνει την ευαισθητοποίηση και αυξάνει τα χρήματα την ίδια στιγμή. Από μια μικρή εκδήλωση μετρητών μέχρι το φεστιβάλ της χρονιάς, σχεδιάστε το πάρτι για την επιτυχία.
Θέμα ή όχι στο θέμα
Φιλανθρωπικές εκδηλώσεις κοκτέιλ έρχονται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη. Εργαστείτε με το προσωπικό και τους εθελοντές σας για να ξεκαθαρίσετε ένα σαφές όραμα για το τι θα είναι το δικό σας. Οι θεματικές εκδηλώσεις μπορούν να είναι τόσο απλές όσο η μαύρη γραβάτα ή το πολύπλοκο σαν μια μπάλα μεταμφίεσης. Οι συλλέκτες με βάση το μπαρ μπορεί να περιλαμβάνουν γευσιγνωσίες κρασιού, δείγματα μπύρας, τοστ σαμπάνιας ή μπάρες πλήρους ράβδου. Ένα κοκτέιλ πάρτυ διακοπών θα μπορούσε να είναι μαύρο-γραβάτα με καπέλα Santa. Ένα καλοκαιρινό γκαλά με θέμα το καλοκαίρι θα μπορούσε να ενσωματώσει μια ιδέα κόμμα τσάι Mad Hatter. Η ιδέα σας καθορίζει τι είδους τρόφιμα, ποτά και ψυχαγωγία θα θέλατε να προσφέρετε, ώστε να μπορείτε να προσδιορίσετε ποιοι χορηγοί θα ακολουθήσουν.
Ζητώντας δωρεές
Η καρδιά της συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι η ερώτηση. Ανάλογα με το είδος του κοκτέιλ πάρτι σας, θα θελήσετε να ζητήσετε δωρεές τροφίμων, ποτών, ψυχαγωγίας και διαφήμισης. Εάν θέλετε να έχετε μπύρα και κρασί, φροντίστε να ζητήσετε από τα τοπικά ζυθοποιεία και οινοποιούς να συμμετάσχουν στην εκδήλωση εξυπηρετώντας δείγματα σε αυτό. Αποκτήστε πρόσβαση σε μουσικούς για δωρεά παραστάσεων. Τα τοπικά εστιατόρια θα δίνουν μερικές φορές δείγματα σε μια κοκτέιλ εκδήλωση ως μέρος της δωρεάς, μέρος μάρκετινγκ για την επιχείρησή τους. Προσέγγιση των μέσων ενημέρωσης και των ιστότοπων για να διαπιστωθεί εάν θα θεωρούν ότι είναι χορηγός της εκδήλωσης με την επωνυμία ως αντάλλαγμα για τη συμβολή στη δημοσιοποίησή της. Ανάλογα με τους νόμους περί αλκοολούχων ποτών στην περιοχή σας, οι διανομείς αλκοολούχων ποτών έχουν ορισμένες φορές προωθητικές ενέργειες που τους επιτρέπουν να δωρίσουν επίσης. Ρωτήστε όλους και ρωτήστε μεγάλο. Αν απορριφθείτε, ευχαριστήστε τον πιθανό δωρητή για το χρόνο του και μεταβείτε στον επόμενο πιθανό δωρητή.
Κράτηση χώρου
Εάν ο οργανισμός ή η φιλανθρωπία σας δεν διαθέτει χώρο κατάλληλο για τη διοργάνωση εκδηλώσεων κοκτέιλ, θα χρειαστεί να βρείτε μια τοποθεσία. Κάντε μια λίστα με τα ιδανικά μέρη σας και ρωτήστε τους αν μπορούν να σας φιλοξενήσουν. Ζητήστε τους μια δωρεά ή ένα μειωμένο επιτόκιο. Μοναδικές τοποθεσίες όπως ένας βοτανικός κήπος, ένα εκδρομικό σκάφος ή κοινοτικό θέατρο βοηθούν στην ανάπτυξη ενδιαφέροντος για την εκδήλωσή σας, επειδή προσφέρουν τη δική τους ισοπαλία. Τα εστιατόρια και τα νυχτερινά κέντρα μπορεί να έχουν ιδιωτικά δωμάτια διαθέσιμα σε εσάς. Πολλά ξενοδοχεία εξακολουθούν να έχουν αίθουσες χορού. Αλλά να είστε προσεκτικοί για να επιλέξετε ένα χώρο που είναι το σωστό μέγεθος για τον αριθμό των ανθρώπων που εύλογα αναμένετε να διασκεδάσετε.
Προϋπολογισμός και ρύθμιση των τιμών
Τώρα που δώσατε αγαθά και υπηρεσίες, μπορείτε να καθορίσετε πόσα χρήματα θα χρειαστεί να δαπανήσετε για συμπληρωματικά τρόφιμα, ποτά, διακόσμηση και διαφήμιση. Μόλις έχετε μια σαφή ιδέα για το πόσο κοστίζει για φαγητό, ποτό, χώρο και ψυχαγωγία, καθορίστε πόσα θα ξοδέψετε για διακοσμήσεις και διαφήμιση, συμπεριλαμβανομένου του κόστους εκτύπωσης. Διαχωρίστε το σύνολο όλων αυτών με τον αριθμό των εισιτηρίων που είστε σίγουροι ότι μπορείτε να πουλήσετε. Ο αριθμός που προκύπτει είναι το κόστος ανά άτομο που παρακολουθεί. Εάν πουλάτε εισιτήρια, θα θελήσετε να σκεφτείτε να διπλασιάσετε αυτόν τον αριθμό για να καθορίσετε μια τιμή εισιτηρίου. Αν κάνετε ακριβώς ένα ταμείο μετρητών, αυτός ο αριθμός μπορεί να είναι το μέσο κόστος του ποτού σας. Παράγοντας στο ποσό που ελπίζετε να αυξήσετε, κόψτε τον προϋπολογισμό σας παντού και εστιάστε στο να ξεπουλήσετε την εκδήλωσή σας.
Εισιτήρια μάρκετινγκ και πώλησης
Αν πουλάτε εισιτήρια, ζητήστε από το προσωπικό σας, τους εθελοντές και τους χορηγούς να βοηθήσουν όλους να πουλήσουν εισιτήρια στην εκδήλωση. Επωφεληθείτε από κάθε ελεύθερη επιλογή κοινοτικού ημερολογίου online και σε έντυπη μορφή σε όλη την κοινότητά σας. Αποκτήστε πρόσβαση σε μέσα και ιστότοπους στην πόλη σας και ζητήστε τους να αναφέρουν τη συλλογή χρημάτων σας. Δώστε δωρεάν εισιτήρια ως προσφορά. Βάλτε λεωφορεία και αν είναι στον προϋπολογισμό σας για να το κάνετε αυτό, διαφημίστε όσο μπορείτε.
