Η διαχείριση χαρτοφυλακίου έργων είναι μια διαδικασία με την οποία οργανώσεις και επιχειρήσεις μπορούν να οργανώσουν, να προβάλουν και να αναλύσουν τα τρέχοντα έργα τους. Χρησιμοποιείται συνήθως για να δοθεί προτεραιότητα στα διάφορα έργα. συνήθως ταξινομούνται σε διαφορετικές κατηγορίες όπως η χρηματοδότηση, η ανάπτυξη και τα οφέλη. Τα χαρτοφυλάκια των έργων επιτρέπουν τελικά στο διοικητικό συμβούλιο ή τον διευθύνοντα σύμβουλο να αποκτήσει μια ευρύτερη εικόνα και να κατανοήσει καλύτερα τις τρέχουσες δεσμεύσεις της εταιρείας.
Συγκεντρώστε μια απογραφή των τρεχόντων έργων της επιχείρησης. Συμπεριλάβετε κάθε επιχείρηση που έχει σήμερα η επιχείρηση, ανεξάρτητα από το πόσο μικρός είναι. Παρέχετε αρκετές περιγραφικές πληροφορίες για κάθε έργο, ώστε να μπορούν να συγκριθούν και να διαχειριστούν. Για παράδειγμα, να αναλυθεί το προβλεπόμενο οικονομικό κόστος του έργου, οι επιδιωκόμενοι στόχοι, τα οφέλη, η εκτιμώμενη διάρκεια και ο τρόπος με τον οποίο το σχέδιο υποστηρίζει τη συνολική στρατηγική της εταιρείας.
Μια εταιρία στέγασης, για παράδειγμα, μπορεί να καταρτίσει ένα κατάλογο που περιέχει ένα πρόγραμμα πρωτοβουλίας κατά της κοινωνικής συμπεριφοράς, ένα έργο αναγέννησης περιουσίας και μια νέα κατασκευή. Η εταιρεία μπορεί επίσης να γράψει ότι το έργο ανάπλασης ακίνητης περιουσίας κοστίζει 1 εκατομμύριο δολάρια, θα διαρκέσει περίπου 3 χρόνια για να ολοκληρωθεί και θα φιλοξενήσει 800 νέες οικογένειες.
Μεταφορτώστε αυτές τις πληροφορίες ηλεκτρονικά. αυτό θα διασφαλίσει ότι τα δεδομένα μπορούν να συγκριθούν ταχύτερα και αποτελεσματικότερα από ό, τι μια ανθρώπινη ομάδα. Τα ηλεκτρονικά δεδομένα μπορούν επίσης να μεταφερθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να παραδοθούν αμέσως στους διευθυντές της εταιρείας.
Διοργανώστε μια συνάντηση για τους διευθύνοντες διευθυντές και τους επικεφαλής τμήματος (ομάδα διαχείρισης χαρτοφυλακίου ή PMT). Αυτά τα άτομα θα έχουν την ευρύτερη γνώση της επιχείρησης και θα μπορούν να λαμβάνουν τεκμηριωμένες αποφάσεις προς το συμφέρον της εταιρείας. Ζητήστε τους πριν από τη συνάντηση να εξετάσουν τα δεδομένα και να απορροφήσουν τις πληροφορίες για συζήτηση.
Εξασφαλίστε ότι η ομάδα χαρτοφυλακίου συμφωνεί με τα κριτήρια προτεραιότητας ενός έργου. Θέματα όπως η χρηματοδότηση και τα οφέλη χρησιμοποιούνται συνήθως για τον καθορισμό της προτεραιότητας, αλλά άλλα ζητήματα όπως το δυναμικό μπορεί να ληφθούν υπόψη.
Καλέστε τη συνάντηση και δώστε προτεραιότητα στα τρέχοντα έργα που αναλαμβάνει η εταιρεία. Προτεραιότητα πρέπει να δοθεί στα σχέδια που βασίζονται στο οικονομικό δυναμικό, στην ανάπτυξη και στις δυνατότητές τους. Τα έργα υψηλότερης προτεραιότητας θα απαιτούν συνεχή προσοχή, ενώ άλλα έργα χαμηλότερης προτεραιότητας μπορούν να πραγματοποιηθούν ή να αποσυρθούν εξ ολοκλήρου από την ατζέντα της εταιρείας.
Επαναξιολογήστε τη διαχείριση του έργου της εταιρείας, καλώντας το PMT μαζί σε τακτική βάση. Οργάνωση τριμηνιαίων, μηνιαίων ή και εβδομαδιαίων συμβουλών και συζήτηση για το κατά πόσον ορισμένα έργα χρειάζονται περισσότερη υποστήριξη (αυξάνοντας έτσι την προτεραιότητά τους) ή μπορούν να μειωθούν περαιτέρω στον κατάλογο.
