Πολλές από τις μεγαλύτερες και πιο κερδοφόρες εταιρείες στις Ηνωμένες Πολιτείες χρησιμοποιούν αρχές βασικών λειτουργιών για τη βελτίωση των λειτουργιών και την αύξηση της κερδοφορίας. Οι δύο κύριοι στόχοι των άπαχων λειτουργιών είναι η παροχή μεγαλύτερης αξίας στους πελάτες και η εξάλειψη των αποβλήτων. Μια εταιρεία που λειτουργεί με λιτές αρχές προσπαθεί να είναι αποτελεσματική. Επιδιώκει να βελτιστοποιήσει τις δραστηριότητές της μέσα από μια προσεκτική και επίπονη διαδικασία που εξετάζει κάθε πτυχή της επιχείρησης και εξαλείφει όλα όσα δεν είναι απαραίτητα για τη δημιουργία μακροπρόθεσμων κερδών.
Ορισμός λεπτής λειτουργίας
Οι λειτουργίες Lean είναι ένα μέσο για τη λειτουργία ενός οργανισμού εστιάζοντας στην παροχή μεγαλύτερης ικανοποίησης των πελατών, χρησιμοποιώντας όσο το δυνατόν λιγότερους πόρους. Ο στόχος των πράσινων λειτουργιών είναι διπλός: Δημιουργία αξίας για τους πελάτες και εξάλειψη των αποβλήτων. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν λειτουργίες χαμηλού κόστους ενδιαφέρονται ιδιαίτερα για την αποτελεσματικότητα. Τα πάντα σε επιχειρήσεις μιας επιχείρησης που δεν ανταποκρίνονται στο απώτερο τέλος της παροχής αξίας στους πελάτες και της αύξησης των κερδών κόβονται από τον οργανισμό. Εξ ου και το "άπαχο" στις άπαχες λειτουργίες. Κυρίως, εάν εφαρμόζετε φτωχές λειτουργίες, θέλετε να μειώσετε όλες τις ανεπάρκειες. Οι δραστηριότητες Lean επιτρέπουν στις εταιρείες να κάνουν περισσότερα με λιγότερα που δημιουργούν αξία και αυξάνουν τα κέρδη.
Υπάρχουν αρκετές περιοχές αποβλήτων τις οποίες οι εταιρείες πρέπει να εξετάσουν κατά την αναθεώρηση κατά τη διάρκεια της λειτουργίας τους. Τα ακόλουθα είναι μερικά παραδείγματα των τομέων όπου οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν τις λειτουργίες τους και να μειώσουν τις αναποτελεσματικότητές τους:
- Εργασία: Οι μισθοί και τα οφέλη δεν είναι φτηνά για έναν οργανισμό. Φυσικά, δεν είναι καλή επιχειρηματική πρακτική η εξάλειψη των απαραίτητων θέσεων ή η συμπίεση του εργατικού δυναμικού σας. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι σε έναν οργανισμό εξυπηρετούν μια βασική λειτουργία και ότι είναι κατάλληλα εκπαιδευμένοι για το σκοπό αυτό. Πρόκειται για σπατάλη χρημάτων της επιχείρησης για την αποδυνάμωση των θέσεων εργασίας και των εργαζομένων που δεν αξιοποιούνται πλήρως. Οι δραστηριότητες Lean θα καθαρίσουν αυτά τα χάδια και θα βεβαιωθούν ότι κάθε εργαζόμενος κάνει την απαραίτητη δουλειά στο μέγιστο δυνατό βαθμό.
- Καταγραφή εμπορευμάτων: Έχοντας πάρα πολύ απόθεμα στο χέρι είναι σπατάλη χρημάτων για μια εταιρεία επειδή κοστίζει χρήματα για την αποθήκευση του αποθέματος. Όσο περισσότερο μένει δεν πωλείται, τόσο περισσότερο κοστίζει η εταιρεία σας. Ωστόσο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό απόθεμα για να ικανοποιήσετε τη ζήτηση των πελατών και αυτό είναι όπου η βελτιστοποίηση μπαίνει στο παιχνίδι. Η επιχείρησή σας θα πρέπει να διατηρεί ένα βέλτιστο επίπεδο απογραφής, και όχι περισσότερο και λιγότερο, για να εξασφαλίσει τις λειτουργίες της.
- Χρόνοι παραγωγής: Η αναποτελεσματικότητα και τα απόβλητα μπορούν να επαναφέρουν τα κεφάλια τους στη διαδικασία παραγωγής. Οι απλές λειτουργίες απαιτούν να εξαλείψετε τυχόν αναποτελεσματικότητες ή καθυστερήσεις στην παραγωγική διαδικασία. Αυτό εξασφαλίζει ότι όλα τα προϊόντα παράγονται σε λιγότερο χρόνο, επομένως κοστίζουν λιγότερα χρήματα.
- Μεταφορά: Η μεταφορά είναι ένας άλλος τομέας όπου τα απόβλητα και η αναποτελεσματικότητα μπορούν να προκαλέσουν σε μια επιχείρηση να αιμορραγεί χρήματα. Η εταιρεία σας δεν θα πρέπει να μεταφέρει άσκοπα αγαθά ή να τα μεταφέρει σε λάθος χρόνο. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα απογραφής ή απλά να υποστεί άσκοπες δαπάνες.
Λειτουργικά πλεονεκτήματα
Υπάρχουν πολλά οφέλη από τις απλές λειτουργίες. Πρώτον, ο κύριος στόχος και το όφελος των οικονομικών δραστηριοτήτων είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας. Όταν όλα λειτουργούν σαν μια καλά λιπαρή μηχανή, οι λειτουργίες βελτιώνονται και τα κέρδη αυξάνονται. Οι δραστηριότητες Lean ασχολούνται με τη μεγιστοποίηση της απόδοσης. Η εξάλειψη των αποβλήτων αποτελεί τεράστιο όφελος από μόνο του. Σας επιτρέπει να κόψετε το θόρυβο και να κοιτάξετε την επιχείρησή σας, να κατανοήσετε πραγματικά τις δυνάμεις και τις αδυναμίες της.
Περαιτέρω, οι επιχειρήσεις που ασκούν δραστηριότητες με χαμηλό κόστος έχουν έντονη εστίαση στην ποιότητα. Εξαλείφοντας τα απόβλητα και την αναποτελεσματικότητα, απομένετε με ένα προϊόν υψηλότερης ποιότητας. Αυτό το προϊόν υψηλότερης ποιότητας επιτυγχάνεται εστιάζοντας στην αξία του πελάτη, ο οποίος είναι ένας από τους κύριους στόχους των άπαχων λειτουργιών. Το Lean βοηθά στην εξάλειψη των ελαττωμάτων και βελτιώνει την παραγωγική διαδικασία έτσι ώστε να επιτυγχάνονται ποιοτικά προϊόντα σε λιγότερο χρόνο και με λιγότερα χρήματα.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της απλής λειτουργίας είναι ότι σας βοηθά να αξιοποιήσετε καλύτερα τους υπαλλήλους σας. Λειτουργώντας άπαχο, μειώνετε τις ανεπάρκειες, τις καθυστερήσεις στην παραγωγή και τις περιττές θέσεις εργασίας που βοηθούν την επιχείρησή σας να καλύψει τη ζήτηση των πελατών με λιγότερους υπαλλήλους. Οι εξαιρετικά εκπαιδευμένοι, αποτελεσματικοί εργαζόμενοι αποτελούν δείκτη μιας υγιούς οργάνωσης. Οι δραστηριότητες Lean προωθούν πλήρως αυτή την έννοια. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι είναι ευτυχισμένοι κάτω από ένα μοντέλο αδύναμης λειτουργίας. Οι καλοί υπάλληλοι θέλουν να κάνουν τη δουλειά τους και να το κάνουν καλά. Οι εργαζόμενοι σε Lean έχουν τη δυνατότητα να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους και να κάνουν τα πράγματα πιο αποτελεσματικά. Η εξάλειψη των αναποτελεσματικών, όπως οι περιττές συναντήσεις και τα θέματα παραγωγής, είναι ένας σίγουρος τρόπος για να γίνουν οι εργαζόμενοι πιο ευτυχισμένοι.
Τέλος, οι άπαχες λειτουργίες βελτιστοποιούν το χώρο για την εταιρεία σας. Όταν έχετε τη βέλτιστη ποσότητα αποθέματος και τα πάντα βρίσκονται στη σωστή θέση, δεν θα χρειαστεί να πληρώσετε για επιπλέον ακίνητα. Επίσης, λιγότερα αποθέματα που βρίσκονται γύρω σας σημαίνει ότι οι χώροι εργασίας σας θα είναι πιο οργανωμένοι και ασφαλέστεροι για τους υπαλλήλους.
Παραδείγματα Lean Operations
Ένα από τα πιο διάσημα παραδείγματα έξυπνων λειτουργιών είναι η Toyota. Ο κατασκευαστής αυτοκινήτων δημιούργησε το Toyota Production System (TPS), το οποίο αποτελεί ένα μακροπρόθεσμο μοντέλο για τις άκαμπτες λειτουργίες. Το TPS είναι ένα κοινωνικο-τεχνικό σύστημα, που σημαίνει ότι επικεντρώνεται στις αλληλεπιδράσεις μεταξύ ανθρώπων και τεχνολογίας στο χώρο εργασίας. Η TPS έχει ως κύρια αποστολή την εξάλειψη των αποβλήτων και της ασυνέπειας στη διαδικασία κατασκευής. Αυτό το επαναστατικό και συχνά αναφερόμενο σύστημα έχει κάνει την Toyota έναν από τους κορυφαίους ανταγωνιστές στην εξαιρετικά ανταγωνιστική αυτοκινητοβιομηχανία.
Ένα άλλο παράδειγμα αδύναμης λειτουργίας παρατηρείται στην Kimberly Clark, τη διάσημη μητρική εταιρεία των μαρκών όπως Kleenex, Scott και Huggies. Ο Kleenex αγωνιζόταν με το χαμηλό ηθικό των εργαζομένων λόγω των μεγάλων βαρών σε εργοστάσια. Αυτό οδήγησε σε απουσία 10%, κοστίζοντας την εταιρεία πολλά χρήματα και πιέζοντας περαιτέρω τους εργαζόμενους. Η Kleenex αποφάσισε να προσλάβει την Unipart, μια εξειδικευμένη εταιρεία με άριστες λειτουργίες, για να αναλάβει τις διοικητικές διαδικασίες. Η Unipart πρότεινε ότι η Kleenex επενδύει στην αφοσίωση των εργαζομένων και στην ανάπτυξη προσωπικού. Το αποτέλεσμα ήταν η μειωμένη απουσία και το αυξημένο ηθικό των εργαζομένων. Αυτό έσωσε τελικά τα χρήματα Kleenex και αύξησε την παραγωγικότητα.
Η Intel είναι ένα ακόμα εξαιρετικό παράδειγμα των άπαχων λειτουργιών. Ο διάσημος τεχνολογικός γίγαντας μείωσε δραστικά τον χρόνο που χρειάστηκε για να εισαγάγει ένα νέο τσιπ υπολογιστή στην αγορά, από έντονες 12 εβδομάδες έως μόλις δέκα ημέρες. Η Intel μπόρεσε να επιτύχει αυτό το κατόρθωμα μέσα σε πέντε χρόνια μέσω της εφαρμογής λεπτών αρχών.
Πώς να εφαρμόσετε Lean Operations
Για τις επιχειρήσεις που θέλουν να εφαρμόσουν απλές λειτουργίες, υπάρχουν πολλά σημαντικά βήματα που πρέπει να γίνουν. Φυσικά, η διαδικασία θα ποικίλει, ανάλογα με την εταιρεία σας και τον κλάδο στον οποίο ανταγωνίζεστε. Για μια ιδέα για το τι φαίνεται η διαδικασία της άπαξ, εξετάστε τα ακόλουθα σημεία:
- Επισκόπηση σε ολόκληρη την επιχείρηση: Το πρώτο βήμα για να φτάσετε άπαχο είναι να επανεξετάσει κάθε πτυχή της επιχείρησής σας. Για αυτό το βήμα, θα πρέπει να εξετάσετε κάθε διαδικασία στην επιχείρησή σας με ένα κρίσιμο μάτι. Πολλές εταιρείες προσλαμβάνουν συμβούλους ή φτωχούς ειδικούς για να το κάνουν αυτό, καθώς είναι ένα αποθαρρυντικό έργο. Ωστόσο, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης μπορεί να είναι σε θέση να το κάνει αυτό από μόνο του. Προσδιορίστε περιοχές που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν βελτίωση. Ρωτήστε τον εαυτό σας: "Μήπως αυτό προσθέτει την αξία του πελάτη;" και "Υπάρχει σπατάλη εδώ;" Αυτή η ανασκόπηση θα βοηθήσει να καθοδηγήσετε τις προτεραιότητές σας και να επισημάνετε τομείς στους οποίους χρειάζονται αλλαγές.
- Πείτε στους υπαλλήλους σας: Ενημερώστε το εργατικό δυναμικό σας ότι σκοπεύετε να κάνετε λειτουργικές βελτιώσεις. Αναφέρετε για αυτούς τις αλλαγές που πρόκειται να γίνουν. Οι εργαζόμενοι θέλουν να είναι γνωστοί. Η διατήρηση των εργαζομένων ενήμερων των αλλαγών θα μειώσει το άγχος και θα τους ενημερώσει ότι τελικά το νέο σύστημα θα βελτιώσει την επαγγελματική τους ζωή.
- Εξάλειψη των αποβλήτων στο φυσικό χώρο εργασίας: Το πρώτο βήμα για την εξάλειψη των αποβλήτων αρχίζει συνήθως στο φυσικό χώρο εργασίας. Το γραφείο, το εργοστάσιο ή η αποθήκη σας υποφέρουν από αναποτελεσματικό σχεδιασμό; Η ρύθμιση του φυσικού σας χώρου προκαλεί προβλήματα ροής εργασίας; Βεβαιωθείτε ότι οι χώροι εργασίας και τα εργαλεία είναι ρυθμισμένα έξυπνα και αποτελεσματικά για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητα.
- Εξάλειψη των αποβλήτων σε προϊόντα και διαδικασίες: Στη συνέχεια, εστιάστε στο πώς το προϊόν σας ταξιδεύει μέσα από τη διάρκεια ζωής του, από το σχεδιασμό και την παραγωγή έως τις πωλήσεις. Προσδιορίστε τα σφάλματα, τις καθυστερήσεις και οτιδήποτε κράτησε τη ροή του προϊόντος. Αν υπάρχουν περιττά βήματα, να τα εξαλείψετε. Εάν πολλοί εργαζόμενοι κάνουν την ίδια δουλειά και επικεφαλής, εξομαλύνουν τα καθήκοντά τους ή προσπαθούν να εξαλείψουν μια περιττή θέση. Εξετάστε τα διαφορετικά συστήματα παραγωγής για να βελτιώσετε τους χρόνους επεξεργασίας και την ποιότητα. Για παράδειγμα, εάν έχετε μεγάλες γραμμές συναρμολόγησης, σκεφτείτε να διαλύσετε τη διαδικασία παραγωγής σας σε μικρότερα κελιά που μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα. Κατά τη διάρκεια αυτού του βήματος, είναι συχνά χρήσιμο να συμβουλευτείτε ειδικούς που γνωρίζουν τι χρειάζεται για τη μεγιστοποίηση της απόδοσης.
- Εφαρμογή άκαμπτων εργαλείων: Αμέτρητα εργαλεία λεπτής λειτουργίας μπορούν να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε σταδιακά την απόδοση της επιχείρησής σας με την πάροδο του χρόνου. Δοκιμάστε να εφαρμόσετε ορισμένα από αυτά τα εργαλεία καθώς οι λειτουργίες σας σφίγγονται. Τα Lean εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν σε κάθε πτυχή της επιχείρησής σας, συμπεριλαμβανομένης της αυτοματοποίησης, της ροής εργασιών, της διαχείρισης του χρόνου, των αποβλήτων, της βηματοδότησης και άλλων.
Πώς να μειώσετε τα απόβλητα σε μια επιχείρηση
Το πρώτο βήμα για τη μείωση των αποβλήτων σε μια επιχείρηση εξετάζει τακτικά τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες για να εντοπίσει πού τα απόβλητα είναι ένα θέμα. Οι επαυξητικοί έλεγχοι είναι απαραίτητοι για την εξασφάλιση ομαλής και αποδοτικής λειτουργίας. Βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε την πρόοδό σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και κάνοντας μικρές βελτιώσεις και αναβαθμίσεις ανάλογα με τις ανάγκες σας. Πάγωμα λίγο αργότερα είναι πολύ λιγότερο συντριπτική από το να κάνουμε μια τεράστια επισκευή της επιχείρησής σας.
Ένας άλλος τρόπος μείωσης των αποβλήτων είναι να εκπαιδεύσετε τους υπαλλήλους σας σωστά. Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα. Για να λειτουργούν οι άκαμπτες λειτουργίες, το σύνολο του εργατικού δυναμικού πρέπει να βρίσκεται στην ίδια σελίδα, ακολουθώντας τα ίδια συστήματα και διαδικασίες. Ένα αποτελεσματικό, καλά εκπαιδευμένο εργατικό δυναμικό επιτυγχάνει περισσότερο και με υψηλότερη ποιότητα εργασίας. Έτσι, αν δείτε ασυνέπειες στο εργατικό δυναμικό σας, απευθυνθείτε σε αυτές μέσω της κατάλληλης εκπαίδευσης. Όταν δίνετε στους εργαζόμενους τα μέσα που χρειάζονται για να πετύχουν, είναι πιο παραγωγικοί, για να μην αναφέρουμε πιο ευτυχισμένους. Διδάξτε τους εργαζόμενούς σας για να εντοπίσετε τα απόβλητα και πώς να τα εξαλείψετε. Αυτό παίρνει τους υπαλλήλους που συμμετέχουν σε άπαχο πράξεις, έτσι ώστε όλοι στον οργανισμό να επενδύονται στη βελτίωση των αποτελεσμάτων.
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στα αποθέματά σας και εφαρμόστε ένα νέο σύστημα απογραφής εάν είναι απαραίτητο. Η διαχείριση των αποθεμάτων είναι μια σημαντική πτυχή των άπαχων λειτουργιών. Πολλοί εμπειρογνώμονες χαμηλής λειτουργικότητας προτείνουν ένα αποθεματικό σύστημα just-in-time. Αυτό σημαίνει ότι αποθεματικό αποθέματος σε μια βάση όπως απαιτείται, αντί να κρατάτε ένα μεγάλο απόθεμα σε ετοιμότητα ανά πάσα στιγμή. Αυτό μειώνει την αποθήκευση που χρειάζεστε και μπορεί επίσης να μειώσει το κόστος μεταφοράς. Περαιτέρω, η just-in-time μειώνει την απώλεια αποθέματος που διακόπτεται ή δεν μπορεί να πωληθεί.
Ο αυτοματισμός είναι ένας ακόμη τρόπος για την εξάλειψη των αποβλήτων. Πολλές χειρωνακτικές διαδικασίες επιφέρουν αναποτελεσματικότητα και σύγχυση. Ο αυτοματισμός εξασφαλίζει ομαλές συναλλαγές και λογιστική. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση στη διαδικασία απογραφής τους, βελτιώνοντας την οργάνωση και διευκολύνοντας τους εργαζομένους να εντοπίζουν και να μετακινούν το απόθεμα. Η αυτοματοποίηση μπορεί επίσης να μειώσει τα λάθη αποστολής.
Τέλος, μπορείτε να εργαστείτε για την εξάλειψη των μικρότερων αποβλήτων στην επιχείρησή σας, όπως τα απορρίμματα χαρτιού. Μπορεί να φαίνεται ασήμαντο, αλλά το κόστος των απορριμμάτων χαρτιού μπορεί να αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου. Προσπαθήστε να μετακινήσετε την εταιρεία σας προς την κατεύθυνση της αφαίρεσης χαρτιού, όσο το δυνατόν περισσότερο. Η εξάλειψη του χαρτιού μπορεί να κάνει τις λειτουργίες σας πιο αποτελεσματικές. Για παράδειγμα, τα εισιτήρια αποθήκης χαρτιού μπορούν εύκολα να χαθούν. Η χρήση σαρωτών και κωδικών σάρωσης εξαλείφει αυτήν την αναποτελεσματικότητα και μειώνει το κόστος χαρτιού. Φυσικά, υπάρχει ένα άλλο ωφέλιμο πλεονέκτημα να πάτε χωρίς χαρτί εκτός από την αποτελεσματικότητα και την εξοικονόμηση κόστους: είναι πολύ καλύτερο για το περιβάλλον.
