Για να κερδίσετε επιχορηγήσεις, πρέπει να γράψετε μια επιστολή προτροπής που εξηγεί τι χρειάζεστε, έχει μια συναισθηματική έλξη και ενθαρρύνει τον παραλήπτη να υποστηρίξει την εκδήλωση ή το έργο σας. Να είστε άμεσος, να συντάξετε ένα σύντομο γράμμα και να είστε ειλικρινείς και αυθεντικοί στην έκκλησή σας ώστε ο αποδέκτης της επιστολής να μπορεί να σχετίζεται με την αποστολή σας και να σας βοηθήσει να έχετε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα.
Γράψτε μια εισαγωγή που παρέχει ένα σύντομο ιστορικό και περιγραφή του έργου για το οποίο ζητάτε επιχορήγηση. Συνδέστε το έργο ή την ανάγκη σας με τις προτεραιότητες του χρηματοδότη. Για παράδειγμα, εάν ο χρηματοδότης υποστηρίζει τα προβλήματα των παιδιών, τότε η επιστολή σας θα πρέπει να αναφέρει τη σχέση μεταξύ του έργου σας και της αποστολής του παιδιού του χρηματοδότη. Ο χρηματοδότης πρέπει να γνωρίζει ότι έχετε διερευνήσει την οργάνωση του και γνωρίζει ποια είναι η αποστολή του.
Περιγράψτε το έργο ή το γεγονός που χρειάζεται χρηματοδότηση. Εάν πρόκειται για μια εκδήλωση ή ένα έργο για πρώτη φορά, εξηγήστε γιατί το κάνετε τώρα, την ανάγκη για αυτό, το σκεπτικό πίσω από το γιατί θεωρείτε ότι είναι καιρός για αυτό το γεγονός ή το έργο, το κοινό-στόχο που θα βοηθήσει με αυτό το έργο και τον αριθμό των ατόμων που θα επωφεληθούν από αυτό το έργο. Εξηγήστε τι επιπτώσεις θα έχει αυτό το γεγονός ή το έργο στην κοινότητα και στους ανθρώπους που θα εξυπηρετήσετε.
Ζητήστε από τον χρηματοδότη ένα συγκεκριμένο ποσό χρημάτων για να εκτελέσει το έργο και να καθορίσετε πότε χρειάζεστε τα χρήματα. Μην περιμένετε από τον χρηματοδότη να γνωρίζει πόσα χρήματα χρειάζεστε ή πόσο σύντομα το χρειάζεστε. Να είστε συγκεκριμένοι.
Κατασκευάστε το τμήμα ευχαριστιών για να συμπεριλάβετε ευχαριστίες για την οικονομική συνεισφορά εκ των προτέρων και επαναλάβετε σύντομα πώς θα χρησιμοποιήσετε το δώρο. Ζητήστε από τον χρηματοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας για περισσότερες πληροφορίες. Προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας (προαιρετικά) για να επικοινωνήσει ο χρηματοδότης. Αν εισάγετε ένα φάκελο επιστροφής-απάντησης και ένα φυλλάδιο για τον οργανισμό σας, προσθέστε αυτό στο περιτύλιγμα. Χρησιμοποιήστε ένα postscript για να ενημερώσετε τον χρηματοδότη ότι περνάτε ένα φυλλάδιο.
Συμβουλές
-
Αναπτύξτε μια λίστα αλληλογραφίας των δωρητών προηγούμενων υποστηρικτών, καθώς και πιθανά άτομα, οργανώσεις, ιδρύματα και εταιρείες που μπορεί να σας υποστηρίξουν. Γνωρίστε τις προτεραιότητές τους και τι καθοδηγεί την φιλανθρωπία τους, ώστε να μπορείτε να μιλήσετε με τις προτεραιότητές τους στην επιστολή προσκλήσεών σας.
Επανορθώστε και ορθογραφικά ελέγξτε προσεκτικά την επιστολή σας προτού την εκτυπώσετε σε επιστολόχαρτο για να στείλετε μήνυμα στους χρηματοδότες. Η Susan Fujimoto, επίκουρος καθηγητής Αγγλικών, College of Peninsula του Monterey, συνιστά ότι μετά την τελική αναθεώρηση της επιστολής σας να το διαβάσετε δυνατά για να ακούσετε πώς τρέχει. Ζητήστε από έναν ή δύο συναδέλφους να διαβάσουν την επιστολή και να σας δώσουν σχόλια.
Πείτε μια ιστορία με σαφή και απλή γλώσσα. Τοποθετήστε στρατηγικά τα στοιχεία της επιστολής έτσι ώστε να μπορούν να διαβαστούν γρήγορα και να έχουν ακόμα θετικό αντίκτυπο στον αναγνώστη.
Προειδοποίηση
Να είστε πάντοτε ειλικρινείς και ηθικοί με τους δωρητές σας και να χρησιμοποιείτε τα χρήματα που λαμβάνετε για το σκοπό για τον οποίο γράψατε την επιστολή παραλαβής επιχορήγησης.
