Οι βέλτιστες πρακτικές διαχείρισης συμβολαίων συνιστούν τακτικούς ελέγχους συμμόρφωσης με συμβάσεις Ωστόσο, σε αντίθεση με τους ελέγχους των δημοσιονομικών καταστάσεων, οι οποίοι κατά κανόνα πραγματοποιούνται ετησίως, οι αναθεωρήσεις των συμβάσεων συμβαίνουν συχνότερα. Για παράδειγμα, ένα χρονοδιάγραμμα ελέγχου για συμβόλαια μηχανικής και κατασκευής περιλαμβάνει συχνά μηνιαίες επιθεωρήσεις πληρωμών, καθώς και τριμηνιαίο, εξαμηνιαίο ή ετήσιο έλεγχο για μεγαλύτερα έργα. Η πλήρης κατανόηση των διαδικασιών ελέγχου της συμμόρφωσης αυξάνει την πιθανότητα να πιάσετε λάθη που διαφορετικά θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σπατάλες δαπάνες και υπερβάσεις κόστους.
Καθιέρωση στόχων ελέγχου
Όταν η επανεξέταση πραγματοποιείται εντός του κύκλου ζωής του συμβολαίου, καθορίζονται οι στόχοι του ελέγχου. Ένας έλεγχος ελέγχου - ένας έλεγχος που λαμβάνει χώρα κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής της σύμβασης - συνήθως εστιάζεται στην αξιολόγηση των διαδικασιών και των εσωτερικών ελέγχων του αντισυμβαλλομένου. Ο στόχος είναι να βελτιωθούν οι επικοινωνίες και να εντοπιστούν και να εξορθολογιστούν οι διαδικασίες που διατρέχουν κίνδυνο υπερβάσεων. Ένας έλεγχος ανάκτησης - ο οποίος πραγματοποιείται μηνιαίως ή πριν από την πληρωμή της τελικής σύμβασης - εξετάζει τις διαφορές χρέωσης, όπως μη έγκυρες, υπερεκτιμημένες και διπλές χρεώσεις. Ο στόχος είναι να αποφευχθούν τα σφάλματα χρέωσης και να ανακτηθούν τα υπερβάλλοντα ποσά.
Συγκεντρώστε την ομάδα ελέγχου
Για να αποφασίσετε για το μέγεθος και τη σύνθεση της ομάδας ελέγχου, εξετάστε το μέγεθος και την πολυπλοκότητα της σύμβασης. Οι ομάδες ελέγχου και ανάκτησης πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τον υπεύθυνο της σύμβασης, έναν εκπρόσωπο της λογιστικής υπηρεσίας και έναν ουδέτερο τρίτο. Ωστόσο, οι μεγάλες ή σύνθετες συμβάσεις ενδέχεται να απαιτούν πρόσθετα μέλη της ομάδας που είναι εξοικειωμένα με τη διαχείριση συμβάσεων και τις διαδικασίες ελέγχου. Αν ο έλεγχος αποκαλύψει απατηλές δραστηριότητες, μπορεί να χρειαστεί να εισαχθεί ένας έμπειρος εγκληματολογικός λογιστής ή ερευνητής απάτης.
Διαδικασίες Ελέγχου Ελέγχου
Ένας έλεγχος ελέγχου εξετάζει κυρίως τις διαδικασίες χρέωσης και πληρωμής και τους προληπτικούς ελέγχους. Οι διαδικασίες περιλαμβάνουν μια εντατική επανεξέταση της σύμβασης και τόσο των αντισυμβαλλομένων όσο και των πληρωτέων λογαριασμών και των διαδικασιών εισόδου δεδομένων πληρωμής. Η επανεξέταση εξετάζει τους κατάλληλους εσωτερικούς ελέγχους, όπως ο διαχωρισμός των καθηκόντων, το σύστημα αδειοδότησης και η ασφάλεια των πληροφοριών. Οι δοκιμές ενδέχεται να περιλαμβάνουν τη δημιουργία, την επεξεργασία και την πληρωμή ενός τιμολογίου δειγματοληψίας, το οποίο συχνά εισάγει σκόπιμα σφάλματα για να διαπιστώσει εάν οι υπάρχοντες έλεγχοι είναι αποτελεσματικοί.
Διαδικασίες ελέγχου αποκατάστασης
Οι μηνιαίοι έλεγχοι ανάκτησης συμβιβάζουν την τελευταία έκθεση κόστους του εργολήπτη με τα ποσά που τιμολογήθηκαν κατά τη διάρκεια της τρέχουσας περιόδου. Οι ελεγκτές ξεκινούν με την αναθεώρηση της έκθεσης για το κόστος εργασίας και τη σύγκρισή τους με τους συμβατικούς όρους χρέωσης και πληρωμής. Με βάση την παρουσία τυχόν κόκκινων σημαιών, οι ελεγκτές μπορούν να επιλέξουν και να δοκιμάσουν μόνο μερικές ή πολλές δειγματοληπτικές συναλλαγές για διαφορετικά είδη δαπανών, όπως εργασία, υλικά, διοικητικά έξοδα και γενικά έξοδα. Οι δοκιμές συναλλαγών συνίστανται συνήθως σε επανυπολογισμούς και κατασκευή διαδρομών ελέγχου. Σύμφωνα με την KPMG, μια εταιρεία ελέγχου, φορολογικών και συμβουλευτικών υπηρεσιών, οι ελεγκτές αναζητούν αποκλίσεις όπως σημαντικές υπερωρίες, ανακατατάξεις κόστους, δεδουλευμένες δαπάνες, ασυνήθιστες ή ελλείπουσες περιγραφές κόστους, μεγάλα ή ασυνήθιστα ποσά σε δολάρια, δαπάνες που δημιουργήθηκαν πριν από την έναρξη της σύμβασης δικαστικά έξοδα.
Δημιουργήστε μια αναφορά παρακολούθησης
Μετά τον έλεγχο, η ομάδα προετοιμάζει και υποβάλλει τελική έκθεση στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης και στον ανάδοχο, συνήθως σε προσωπική συνάντηση. Παρόλο που τα ευρήματα καθορίζουν πόσα στοιχεία περιέχει η έκθεση, εστιάζεται στον εντοπισμό, την εξήγηση και την παροχή συστάσεων για τη διόρθωση αποκλίσεων ή αναποτελεσματικών διαδικασιών. Οι ελεγκτές αναφέρουν επίσης τους στόχους, καθώς και εξηγούν τις διαδικασίες αναθεώρησης των συμβάσεων και ελέγχων ελέγχου.
