Η σύνταξη έκτακτης επισκόπησης των επιδόσεων των εργαζομένων αποτελεί ευθύνη ενός επόπτη σε πολλές θέσεις εργασίας. Είτε πρόκειται για αξιολόγηση καθηγητή στο τέλος ενός εξαμήνου είτε για μια περιοδική ανάλυση του εκπροσώπου του ανθρώπινου δυναμικού, η έκθεση επιτυχίας ενός ατόμου μπορεί να χρησιμεύσει ως κινητήρια συσκευή για μελλοντική επιτυχία. Ο εξαιρετικός υπάλληλος χρειάζεται την κούραση του στην πλάτη και την αίσθηση ότι οι προσπάθειές του αναγνωρίζονται και εκτιμώνται για να συνεχιστεί η παραδειγματική δουλειά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
στυλό
-
χαρτί
-
υπολογιστή
Συγκεντρώστε όσο το δυνατόν περισσότερα στοιχεία για το άτομο πριν αρχίσετε να γράφετε την αναφορά. Ελέγξτε τα αρχεία του, όπως η παρουσία, η ακρίβεια ή οι σημειώσεις από τους άμεσους επόπτες.
Προσθέστε μια συνέντευξη με τον υπάλληλο. Ρωτήστε και συζητήστε θέματα όπως: Ποιο ήταν το αγαπημένο σας έργο τους τελευταίους 12 μήνες και τι κάνατε για να λειτουργήσει σωστά; Τι κάνατε για να αποδώσετε μεγαλύτερη αξία σε αυτή την εταιρεία από ό, τι κάνατε πριν από τρεις έως έξι μήνες; Τι νέες δεξιότητες μάθατε τον περασμένο χρόνο;
Σημειώστε αυτές τις απαντήσεις και αποθηκεύστε τις για τη διαδικασία γραφής.
Προσδιορίστε τη μορφή που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για την ανάπτυξη της αναφοράς. Εξετάστε αν θέλετε μια λίστα ελέγχου ή μια πιο εξατομικευμένη, λεπτομερή περιγραφή της εργασίας του ατόμου.
Προετοιμαστείτε να χρησιμοποιήσετε την κολακευτική γλώσσα, εάν είναι απαραίτητο στην αναφορά σας, όπως: Ως άμεσο αποτέλεσμα των προσπαθειών σας ….. Έχετε κάνει μια υπέροχη δουλειά με ….. Η εξαιρετική επιτυχία ……
Χρησιμοποιήστε λεπτομέρειες και παραδείγματα για όλα όσα αναφέρατε στην αναφορά. Πείτε για ποιο λόγο το άτομο είναι υποδειγματικό.
Τοποθετήστε τα σχόλιά σας σε χαρτί και περιγράψτε τις προσωπικές ιδιότητες του ατόμου που αναλύετε. Χρησιμοποιήστε το υλικό που συγκεντρώθηκε για εκκινητές. Συμπεριλάβετε στοιχεία όπως ο τρόπος με τον οποίο συνεργάζονται με τους επόπτες και τους συναδέλφους τους. Σκεφτείτε αν είναι ευχάριστο να είστε γύρω σας. Αναφέρατε την ικανότητά του να συμμετέχετε στην ομαδική εργασία και τη στάση του απέναντι στις προτάσεις και τις επικρίσεις.
Αναπτύξτε την αναφορά απόδοσης των υπαλλήλων σας, συζητώντας την εξαιρετική ποιότητα εργασίας του υπαλλήλου στη δουλειά. Περιγράψτε πώς οι παραστάσεις του είναι εξαιρετικές και τα επιτεύγματά του είναι σημαντικά για την εταιρεία. Ελέγξτε ότι ακολουθεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εταιρείας, τηρεί τις προθεσμίες και εκτελεί άφθονο όγκο εργασίας. Συμπληρώστε τον, όπου είναι δυνατόν, με στοιχεία όπως: "Γνωρίζουμε την προσωπική σας συμβολή στο έργο X." Προσθέστε κάτι σαν: "Ο εργαζόμενος χειρίζεται δύσκολες καταστάσεις με αποτελεσματικότητα". Προσθέστε ένα άλλο κατάλληλο σχόλιο, όπως: "Έχει δείξει θετικά επιτεύγματα σε ποικίλες περιοχές που ξεπερνούν την κανονική προσδοκία".
Διοργανώστε μια συνάντηση μετά την εγγραφή με τον υπάλληλο και συζητήστε τα στοιχεία στην έκθεσή του. Συζητήστε μαζί του τους πιθανούς στόχους του για το μέλλον και πώς μπορεί να κάνει ακόμα καλύτερη την εξαιρετική του απόδοση. Εξετάστε τις ανταμοιβές για τις εξαιρετικές επιδόσεις, όπως η αύξηση μισθών, η δυνατότητα προώθησης ή απλά προσωπική ικανοποίηση για να αναγνωριστείτε για τη συμβολή του στη δουλειά.
