Η λογιστική λειτουργεί σε σύστημα λογιστικής διπλής λογιστικής. Κάθε καταχώρηση αποτελείται από χρέωση και πίστωση. Στον ισολογισμό, οι χρεώσεις αυξάνουν τα περιουσιακά στοιχεία και μειώνουν τις υποχρεώσεις. Στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, οι χρεώσεις αυξάνουν τα έξοδα και μειώνουν τα έσοδα. Οι πιστώσεις μειώνουν τα περιουσιακά στοιχεία στον ισολογισμό και αυξάνουν τις υποχρεώσεις. Στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, αυξάνουν τα έσοδα και μειώνουν τα έξοδα.
Λογιστική διπλής εισόδου
Ο λογιστικός λογαριασμός διπλής λογιστικής απαιτεί οι χρεώσεις να είναι ανάλογες με τις πιστώσεις ανά πάσα στιγμή. Στη λογοτεχνία, τα βιβλία σας πρέπει να εξισορροπούνται. Αν είστε νέοι στη λογιστική, αρχικά θα είναι δύσκολο να πιστέψετε ότι αυτό το σύστημα χρονολογείται από το 1458. Καθώς αποκτάτε γνώση, θα καταλάβετε και θα εκτιμήσετε τη λογική. Τα οφέλη είναι ότι είναι πολύ πιο δύσκολο να ξεχάσετε ή ακόμα και να αποκρύψετε τις συναλλαγές. Ένα πλήρες σύνολο συναλλαγών που καταγράφονται σωστά θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε έναν ισολογισμό, μια κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και μια κατάσταση ταμειακών ροών.
Κατάσταση Αποτελεσμάτων
Η κατάστασή σας δείχνει πόσο κερδοφόρα είναι η επιχείρησή σας. Τα κέρδη είναι η υπέρβαση των εσόδων έναντι των εξόδων. Ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης γνωρίζετε ότι είστε απασχολημένοι, αλλά ίσως δεν γνωρίζετε πώς η επιχείρησή σας μεταφράζεται σε κέρδος. Αυτό είναι που κάνει η κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. Είτε επιθυμείτε να αναλύσετε την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων για να αυξήσετε την κερδοφορία είτε να την χρησιμοποιήσετε για να υποβάλετε αίτηση για πιστωτική γραμμή, είναι κάτι που θα πρέπει να παρέχετε.
Ο Ισολογισμός
Ένας ισολογισμός παρουσιάζει τα στοιχεία ενεργητικού σας, όπως μετρητά και εξοπλισμό, καθώς και τις υποχρεώσεις σας, όπως λογαριασμούς πληρωτέους στους προμηθευτές και μακροπρόθεσμες υποχρεώσεις όπως τραπεζικά δάνεια. Ένας ισολογισμός αντιπροσωπεύει το «ιστορικό κόστος» των στοιχείων και με την πρώτη ματιά μπορεί να αναρωτιέστε γιατί είναι χρήσιμο. Οι υποχρεώσεις, για παράδειγμα, αντιπροσωπεύουν πάντα με ακρίβεια το ποσό που πρέπει να πληρώσετε, αλλά τα περιουσιακά στοιχεία αντιπροσωπεύουν το ποσό που πληρώσατε για την απόκτηση του στοιχείου. Ο ακριβός εξοπλισμός που αγοράσατε κατά το παρελθόν δεν θα εμφανίζεται ως η αγοραία αξία του, αλλά στην τιμή που πληρώσατε. Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι υπάρχει καλός λόγος να καταγράφονται τα πράγματα με αυτόν τον τρόπο. Ένας καλός λογιστής θα αναλύσει τον ισολογισμό σας και θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε την αποδοτικότητα των προηγούμενων και των τρεχουσών αποφάσεών σας.
Κατάσταση ταμειακών ροών
Η πραγματικότητα μιας επιχείρησης είναι ότι αν δεν μπορείτε να πληρώσετε τους λογαριασμούς σας, θα κλείσετε. Μια δήλωση των ταμειακών ροών σας δείχνει πώς έχετε δημιουργήσει μετρητά και πώς το έχετε χρησιμοποιήσει. Δεν είναι το ίδιο με το κέρδος στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων σας. Όταν ξεκινάτε, αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Για να καταλάβετε γιατί υπάρχουν δύο παραδείγματα. Εάν δανειστείτε χρήματα, θα δημιουργήσετε πολλά μετρητά, αλλά σαφώς αυτό δεν είναι κέρδος από την επιχειρηματική σας δραστηριότητα. Εάν αγοράσετε ένα περιουσιακό στοιχείο που αναμένεται να διαρκέσει 10 χρόνια, θα χρησιμοποιήσετε πολλά μετρητά, αλλά και πάλι, αυτό σαφώς δεν είναι δαπάνη που πραγματοποιήσατε για τα έσοδα του τρέχοντος έτους. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, ο κύριος στόχος σας πρέπει πάντα να είναι το εμπόριο ή η επιδεξιότητά σας. Αλλά ένας καλός λογιστής θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τις συνέπειες και την αποδοτικότητα των αποφάσεών σας όπως αντικατοπτρίζονται στον ισολογισμό σας, στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων και στην κατάσταση ταμειακών ροών.
