Η ανάθεση καθηκόντων λήψης πρακτικών σε μια συνάντηση θεωρείται από μερικούς ως ένα άχαρο καθήκον.Ωστόσο, η κατοχύρωση της τέχνης της λήψης αποτελεσματικών πρακτικών συνάντησης δεν βοηθά μόνο τους συμμετέχοντες να κατανοήσουν τα θέματα, να συζητήσουν και να συμφωνήσουν σε θέματα δράσης, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει και άλλους που δεν ήταν στο τραπέζι κατά τη λήψη αποφάσεων. Μην υποτιμάτε τη δύναμη και την αποτελεσματικότητα της μάθησης πώς να κυριαρχήσετε αυτήν την ικανότητα γραφής.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Πρόγραμμα συναντήσεων
-
Λίστα συμμετεχόντων
-
Στυλό ή μολύβι
-
Σημειωματάριο ή φορητό υπολογιστή
-
Συσκευή εγγραφής ήχου (προαιρετικό)
Ξεκινήστε τα λεπτά της συνάντησής σας στην κορυφή γράφοντας το όνομα της συνάντησης, την τοποθεσία, την ημερομηνία και την ώρα που πραγματοποιήθηκε.
Αναφέρετε τους προσκεκλημένους που παρευρίσκονται με το όνομα, τον τίτλο και το τμήμα που αντιπροσωπεύουν μαζί με τους προσκεκλημένους αλλά όχι παρόντες. Επίσης, καταγράψτε τα ονόματα των προσκεκλημένων ομιλητών επισκεπτών ή των παρουσιαστών.
Δημιουργήστε μια υποενότητα για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης και σημειώστε τη συζήτηση σχετικά με αυτό το θέμα. Γράψτε τη συζήτηση κλειδιού και, ει δυνατόν, προσπαθήστε να υποδείξετε το όνομα του ατόμου που σχετίζεται με τα βασικά σημεία που έχετε κάνει.
Μετά από συζήτηση σχετικά με το θέμα, σημειώστε τυχόν συμφωνημένα επόμενα βήματα ή αποφάσεις που έγιναν γύρω από το συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης, ώστε να συμπεριληφθούν οι συνιστώμενες ενέργειες από τους οποίους, λόγω ημερομηνίας, υπεύθυνους ή τμήματα υλοποίησης κλπ. Αυτό είναι το πιο κρίσιμο μέρος δεδομένου ότι τα σχέδια δράσης από τη συνεδρίαση θα προκύψουν από αυτό το τμήμα.
Για τυχόν ζητήματα ή σημεία συζητήσεων που έχουν τεθεί αλλά δεν έχουν επιλυθεί, προσθέστε τα σε ένα ξεχωριστό τμήμα των σελίδων σας με τις λέξεις "Μη επιλυθέντα θέματα". Οι συμμετέχοντες στην συνάντηση μπορούν να δουν αυτά αργότερα και ο οικοδεσπότης της συνάντησης μπορεί στη συνέχεια να αποφασίσει πώς να χειριστεί καλύτερα την επίλυση αυτών των στοιχείων.
Στο τέλος των πρακτικών, σημειώστε την συμφωνηθείσα επόμενη ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία συναντήσεων μαζί με κάθε άλλη πληροφορία που απαιτείται για να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες κατά την προετοιμασία για την επόμενη σύνοδο.
Τέλος, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι προσκεκλημένοι συμμετέχοντες, είτε είναι παρόντες είτε δεν λαμβάνουν αντίγραφο των πρακτικών. Είναι καλός κανόνας να προσπαθήσετε να διανείμετε τα πρακτικά μέσα σε 24 έως 48 ώρες μετά τη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, αν κάτι είναι ανακριβές ή κάποιος έχει αναφερθεί λανθασμένα, μπορεί να διορθωθεί, ενώ είναι φρέσκο για το μυαλό κάθε συμμετέχοντος.
Συμβουλές
-
Είναι σημαντικό να έχετε έναν ακριβή κατάλογο των παρόντων, καθώς μπορεί να είναι σημαντικό να γνωρίζετε αργότερα ποιος ήταν παρών και συμμετείχε στη λήψη αποφάσεων κλειδιών στη συνάντηση. Να θυμάστε πάντα να γράφετε τόσο το όνομά σας όσο και την ημερομηνία που πήρατε τα πρακτικά μαζί με το αρχείο path name όπου μπορούν να βρεθούν τα λεπτά αν αποθηκευτούν ηλεκτρονικά σε έναν υπολογιστή.
Προειδοποίηση
Είναι εντάξει να λάβετε στενογραφία, αλλά προσπαθήστε να μην παραφράσετε ή να παρεμβαίνετε τα δικά σας λόγια, σχόλια ή απόψεις για το τι νομίζετε ότι κάποιος είπε, αισθάνθηκε ή σκέφτηκε - γράψτε τα πρακτικά όπως το δηλώνει το άτομο.
