Ως πρόγραμμα βάσης δεδομένων, η Microsoft Access διαθέτει πολλές εφαρμογές στον κόσμο των επιχειρήσεων. Οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν την Access για να δημιουργήσουν μια βάση δεδομένων των εργαζομένων, επιτρέποντάς τους να εξετάσουν με μια ματιά τις πληροφορίες μισθών, τα δημογραφικά στοιχεία και τους αριθμούς προϋπολογισμού. Οι επαγγελματίες λογιστών χρησιμοποιούν συχνά βάσεις δεδομένων Access καθώς και για την παρακολούθηση των τιμολογίων, την αναθεώρηση των εισπρακτέων λογαριασμών και την παρακολούθηση των οικονομικών της εταιρείας. Μόλις καταχωρηθούν οι υποκείμενες πληροφορίες στους πίνακες πρόσβασης, οι λογιστές μπορούν να δημιουργήσουν προσαρμοσμένα ερωτήματα και φόρμες που διευκολύνουν την εύρεση των απαραίτητων πληροφοριών.
Καταγράψτε μια λίστα με τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε στη βάση δεδομένων λογιστικής. Ανάλογα με τις ανάγκες σας, τα πεδία αυτά θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν το οφειλόμενο ποσό, το όνομα του πελάτη, την ημερομηνία λήξης, τους όρους και ένα πεδίο σημειώσεων για εισαγωγή κειμένου ελεύθερης μορφής.
Ανοίξτε τη Microsoft Access και μεταβείτε στην ενότητα πίνακες. Επιλέξτε την επιλογή δημιουργίας νέου πίνακα στην προβολή σχεδίασης. Αυτό ανοίγει ένα πλέγμα που σας επιτρέπει να εισάγετε ένα όνομα για κάθε πεδίο, καθώς και μια περιγραφή του περιεχομένου αυτού του πεδίου.
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Τύπος δεδομένων" για κάθε πεδίο στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να μορφοποιήσετε τα πεδία σας ως νομισματικά, αριθμητικά και κείμενα όπως χρειάζεται. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πεδία ημερομηνίας και ώρας για πράγματα όπως ημερομηνίες λήξης.
Ελέγξτε τη λίστα με τα πεδία στη βάση δεδομένων σας και προσθέστε τα υπόλοιπα που νομίζετε ότι θα χρειαστείτε. Είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε όλα τα πεδία που χρειάζεστε από την αρχή από το να επιστρέψετε και να προσθέσετε πεδία σε μια βάση δεδομένων που περιέχει ήδη εκατοντάδες ή χιλιάδες εγγραφές.
Κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση" για να αποθηκεύσετε τον πίνακα σας. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα και κάντε κλικ στο κουμπί "OK".
Μεταβείτε στην ενότητα μορφών του παραθύρου πρόσβασης και επιλέξτε την επιλογή οδηγού φόρμας. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό φόρμας για να δημιουργήσετε μια απλή φόρμα εισαγωγής δεδομένων με βάση τα πεδία στον πίνακα σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων για να προσθέσετε πληροφορίες στον πίνακα. Όταν πληκτρολογείτε στη φόρμα εισαγωγής δεδομένων, οι πληροφορίες μεταφέρονται αυτόματα στον υποκείμενο πίνακα πρόσβασης.
Μεταβείτε στην ενότητα ερωτημάτων και αρχίστε να δημιουργείτε τα ερωτήματα που θα κάνουν τη βάση δεδομένων σας πιο χρήσιμη. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό ερωτήματος για να δημιουργήσετε το αρχικό ερώτημα και να το αποθηκεύσετε, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ στο ερώτημα και επιλέξτε "Σχεδίαση προβολής" για να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές ή να ορίσετε κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα ημερομηνίας λήξης και να καταχωρήσετε "Μεταξύ Εισαγωγή ημερομηνίας έναρξης και Εισαγωγή ημερομηνίας λήξης". Αυτό προτρέπει τον χρήστη να εισαγάγει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης κατά την εκτέλεση του ερωτήματος. Αυτό το είδος ερωτήματος μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο για την αναθεώρηση των ληξιπρόθεσμων τιμολογίων και την παρακολούθηση εισπρακτέων λογαριασμών.
