Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μεγάλη τεκμηρίωση για να διατηρήσουν τις επιχειρήσεις σε λειτουργία ομαλά. Κάτι τέτοιο γενικά έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερα έσοδα. Δύο από τα πιο βασικά έγγραφα που χρησιμοποιούν οι εταιρείες είναι οι εντολές πωλήσεων και τα τιμολόγια. Αν και υπάρχουν κάποιες ομοιότητες μεταξύ των εγγράφων (π.χ., και οι δύο μπορούν να απαριθμήσουν την εταιρία και τις διευθύνσεις αγοραστών), υπάρχουν επίσης σημαντικές διαφορές.
Δράση
Οι εντολές πώλησης υποδεικνύουν ότι η επιχείρηση που παρέχει αγαθά ή υπηρεσίες πρέπει να αναλάβει δράση (δηλαδή να ολοκληρώσει την παραγγελία). Συνήθως πρόκειται για την εύρεση του προϊόντος, τη συσκευασία κ.λπ. ή για τη σύσταση μιας συνάντησης έτσι ώστε να είναι δυνατή η παροχή υπηρεσιών. Τα τιμολόγια δείχνουν ότι ο αγοραστής αγαθών ή υπηρεσιών πρέπει να αναλάβει δράση. Αυτό σημαίνει συνήθως ότι ο αγοραστής πρέπει να αποζημιώσει την εταιρεία για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες, πράγμα που μπορεί να γίνει με την αποστολή της εταιρείας σε επιταγή ή χρηματική εντολή, τη μεταφορά χρημάτων από τραπεζικό λογαριασμό ή τη μετάβαση στον ιστότοπο της εταιρείας και χρησιμοποιώντας ένα ηλεκτρονικό έντυπο να πληρώσετε με πιστωτική κάρτα.
Δώσει το έναυσμα για
Οι εντολές πώλησης ενεργοποιούνται από την εντολή αγοράς του καταναλωτή. Αυτό συμβαίνει επειδή μια εταιρεία δεν μπορεί να απαριθμήσει τα στοιχεία ή τις υπηρεσίες που ένα άτομο θέλει μέχρι το άτομο να αφήσει την εταιρεία να γνωρίζει τι είναι επιθυμητό. Τα τιμολόγια ενεργοποιούνται από την ολοκλήρωση μιας πώλησης ή μιας υπηρεσίας. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η εταιρεία δεν μπορεί να χρεώσει ένα άτομο για προϊόντα που δεν παραδόθηκαν ποτέ ή για μια υπηρεσία που δεν δόθηκε ποτέ.
Λίστα
Οι παραγγελίες πωλήσεων απαριθμούν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θέλει ο καταναλωτής. Αυτό μπορεί να είναι ένα ενιαίο στοιχείο / υπηρεσία ή μπορεί να είναι μια εκτεταμένη λίστα πολλαπλών προϊόντων / υπηρεσιών. Αυτά συχνά εμφανίζονται με έναν αριθμό στοιχείου / υπηρεσίας και μια σύντομη περιγραφή. Τα τιμολόγια απαριθμούν το χρηματικό ποσό που οφείλεται για αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Το τιμολόγιο μπορεί να επαναλάβει τον κατάλογο προϊόντων και υπηρεσιών για να δείξει με σαφήνεια τον τρόπο με τον οποίο ελήφθη το οφειλόμενο σύνολο, αλλά ο κύριος στόχος είναι να δηλωθεί ότι τα χρήματα οφείλονται.
Ημερομηνία
Οι εντολές πώλησης υποδεικνύουν την ημερομηνία επεξεργασίας του αιτήματος του καταναλωτή για ένα προϊόν ή υπηρεσίες. Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία που αναγράφεται δείχνει μια ώρα στο παρελθόν. Τα τιμολόγια δείχνουν την ημερομηνία κατά την οποία τα χρήματα οφείλονται για αυτά τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες. Αυτό σημαίνει ότι η ημερομηνία που αναφέρεται δείχνει μια ώρα στο μέλλον.
Χρήση
Οι εντολές πωλήσεων χρησιμοποιούνται για την έγκριση, την παρακολούθηση και την επεξεργασία της ολοκλήρωσης μιας παραγγελίας. Για παράδειγμα, όταν η παραγγελία παραληφθεί από τον αγοραστή, αν υπάρχουν σφάλματα, όπως λείπει στοιχεία / υπηρεσίες, λανθασμένα στοιχεία / υπηρεσίες κ.λπ., τότε ο αγοραστής μπορεί να επικοινωνήσει με την εταιρεία για να αναθεωρήσει την παραγγελία και να τη διορθώσει. Τα τιμολόγια χρησιμοποιούνται για να επικοινωνήσουν ότι η παραγγελία είναι πλήρης. Μέχρι αυτή τη στιγμή τα αγαθά / υπηρεσίες έχουν παραδοθεί ή παρασχεθεί, οπότε το άτομο δεν μπορεί να κάνει αλλαγές.
