Οι εταιρείες έχουν δύο κύριους επιχειρηματικούς κύκλους: τον κύκλο εσόδων και τον κύκλο δαπανών. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί πλήρους κύκλου αποτελούν μέρος του μεγαλύτερου κύκλου αγορών και δαπανών. Αποτελείται απο το πλήρες φάσμα των απαραίτητων λογιστικών δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας αγοράς μετά την τοποθέτηση της παραγγελίας και την παραλαβή του προϊόντος ή της υπηρεσίας. Ο πλήρης κύκλος των πληρωτέων λογαριασμών συνεπάγεται αντιστοίχιση εγγράφων, έγκριση τιμολογίων, έκδοση επιταγών και καταγραφή πληρωμών.
Συμβουλές
-
Οι πληρωτέοι λογαριασμοί πλήρους κύκλου μπορούν είτε να αναφέρονται στην πλήρη διαδικασία λήψης, επαλήθευσης και πληρωμής ενός τιμολογίου είτε σε θέση εργασίας που συνεπάγεται ευθύνη για ολόκληρη τη διαδικασία.
Ο κύκλος πληρωτέων λογαριασμών
Τρία μεγάλα έγγραφα εμπλέκονται στη διαδικασία πληρωμής λογαριασμών: μια εντολή αγοράς, μια αναφορά παραλαβής και ένα τιμολόγιο πωλητή.
- Όταν η εταιρεία είναι έτοιμη να κάνει μια αγορά, ένα τμήμα αγοράς θα στείλει ένα εντολή αγοράς σε έναν πωλητή. Το έγγραφο αυτό αναφέρει λεπτομερώς τα ζητούμενα εμπορεύματα, την τιμή και την ποσότητα. Η εντολή αγοράς ενεργοποιεί τον προμηθευτή για την αποστολή των αγαθών.
- Μόλις η εταιρεία παραλάβει τα εμπορεύματα, η υπηρεσία παραλαβής θα ολοκληρώσει ένα λήψη αναφοράς. Αυτή η αναφορά τεκμηριώνει τα ακριβή προϊόντα που περιέχονται στην αποστολή. Εάν η αποστολή περιέχει οποιαδήποτε ζημιά, ο εργαζόμενος το σημειώνει στην αναφορά.
- Ο πωλητής στέλνει α τιμολόγιο πωλητή ζητώντας πληρωμή για τα παρασχεθέντα αγαθά ή υπηρεσίες. Αυτό το έγγραφο αποστέλλεται στους πληρωτέους λογαριασμούς και ενεργοποιεί τη διαδικασία πληρωμής.
Διαδικασίες πληρωμής λογαριασμών
Μια καλά οργανωμένη εταιρεία λογαριασμών δημιουργεί προσεκτικά καθορισμένες διαδικασίες για να καθοδηγήσει τη διαδικασία πληρωμής των λογαριασμών, προκειμένου να αποφευχθούν σφάλματα και να ανιχνευθούν όταν συμβαίνουν. Οι ίδιες διαδικασίες μπορούν επίσης να αποτρέψουν και να ανιχνεύσουν σκόπιμη πλαστογράφηση και να παράσχουν ένα ίχνος ελέγχου για μεταγενέστερη χρήση σε περίπτωση που μια διαφορά πρέπει να περάσει ανιχνεύσιμη. Αυτές οι διαδικασίες διαφέρουν μεταξύ εταιρειών και τμημάτων, αλλά γενικά ακολουθούν ένα παρόμοιο πρότυπο:
- Μετά την παραλαβή του τιμολογίου του πωλητή, η ομάδα πληρωτέων λογαριασμών εκτελεί ένα τρισδιάστατο αγώνα συγκρίνοντας τις πληροφορίες σχετικά με την εντολή αγοράς με εκείνες της αναφοράς παραλαβής και του τιμολογίου πωλητή, για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες είναι συνεπείς.
- Εάν οι πληρωτέοι λογαριασμοί μπορούν να επαληθεύσουν ότι τα εμπορεύματα στο τιμολόγιο πωλητών παραγγέλθηκαν και παραλήφθηκαν από την εταιρεία, τιμολόγιο εγκρίνεται για την επεξεργασία των πληρωμών. Αυτό γίνεται μέσω ενός κουπονιού, υπογραφής ή σφραγίδας.
- Εάν υπάρχουν διαφορές - εάν η ληφθείσα ποσότητα δεν ταιριάζει με την παραγγελθείσα ποσότητα και το τιμολόγιο, για παράδειγμα, ή αν το προϊόν δεν είναι σωστά όπως διατάσσεται - οι εισπρακτέοι λογαριασμοί θα επιχειρήσουν να εντοπίσουν τη πηγή της έκδοσης με ακολουθώντας τις ανάγκες σας με τον παραλήπτη, τον πωλητή ή τον τελικό χρήστη που έκανε την παραγγελία.
- Σε μεγάλες εταιρείες, η πραγματική πληρωμή γίνεται από το τμήμα ταμείου. Ωστόσο, Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι υπεύθυνοι για την έκδοση πληρωμών στις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Μετά την εξασφάλιση του τιμολογίου, οι πληρωτέοι λογαριασμοί αποστέλλουν την εγγεγραμμένη τεκμηρίωση μαζί με ένα επιταγή σε έναν υπογράφοντα την επιταγή της εταιρείας.
- Αφού ο υπογράφων επιταγών εγκρίνει και υπογράψει, οι πληρωτέοι λογαριασμοί ταχυδρομούν το επιταγή και σημειώνει το τιμολόγιο ως πληρωμένο στο λογιστικό σύστημα.
Πλήρεις λογαριασμοί κύκλου πληρωτέων
Οι καταγεγραμμένες περιγραφές λογαριασμών είναι επίσης συχνά χαρακτηρισμένες ως "πλήρης κύκλος". Αυτό σημαίνει ότι οι πληρωτέοι υπάλληλοι είναι υπεύθυνη για κάθε μέρος της διαδικασίας πληρωμής, σε αντίθεση με την εξειδίκευση σε έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους τομείς. Οι πιθανές ευθύνες ενδέχεται να περιλαμβάνουν την τρισδιάστατη αντιστοίχιση, την αναθεώρηση των εκθέσεων δαπανών για ακρίβεια, την εφαρμογή εκπτώσεων πληρωμών και την έκδοση πληρωμών στους πωλητές.
Όταν διαφημίζονται αυτές οι θέσεις, το τμήμα ανθρωπίνων πόρων ή ο υπεύθυνος για τη μίσθωση συνήθως προσπαθούν να κατασκευάσουν ερωτήσεις για συνεντεύξεις με πληρωτέους λογαριασμούς, οι οποίες εκτιμούν με ακρίβεια την εξοικείωση του αιτούντος με ολόκληρη τη διαδικασία και εντοπίζουν τυχόν αδυναμίες ή περιοχές απειρίας.
