Μια αίτηση υποβολής προσφορών ή αίτησης υποβολής προτάσεων ή RFP είναι ένα έγγραφο που υποβάλλεται από μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό για πωλητές. Για παράδειγμα, μια κατασκευαστική εταιρεία μπορεί να χρειαστεί ξυλουργούς ή ένα νοσοκομείο μπορεί να χρειαστεί έναν σχεδιαστή ιστοσελίδων για να δημιουργήσει ένα site. Τα RFP είναι γενικά τυπικά έγγραφα με οδηγίες για τον πωλητή. Περιλαμβάνουν λεπτομέρειες σχετικά με την επιχείρηση που υποβάλλει το αίτημα, τις προδιαγραφές του επιχειρηματικού έργου, τη διαδικασία προσέλκυσης πωλητών, τη διαδικασία επιλογής ενός πωλητή ή πωλητών, τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων και τη διαδικασία επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της πρόσκλησης.
Συλλέξτε όλες τις πληροφορίες σας εκ των προτέρων. Έχετε τις οικονομικές καταστάσεις, τους προϋπολογισμούς, τις συμβάσεις, τις συμφωνίες σας και οποιαδήποτε άλλα σχετικά έγγραφα που σχετίζονται με το έργο. Αυτό θα κάνει τη σύνταξη του RFP σας ευκολότερη.
Γράψτε μια επισκόπηση ή μια εισαγωγή, που μερικές φορές ονομάζεται "σύνοψη." Αυτή η ενότητα παρουσιάζει την επιχείρηση ή τον οργανισμό που κάνει το αίτημα και τη θέση του στον κλάδο του. Η περίληψη παρουσιάζει επίσης με έμφαση το έργο ή την επιχειρηματική ανάγκη για την οποία ζητούνται αιτήματα.
Παρουσιάστε τις προδιαγραφές με σαφήνεια, σε ό, τι αφορά την ανταπόκριση των προμηθευτών. Καθορίστε τη φύση και το εύρος του έργου σας, τις ανάγκες σας, το αναμενόμενο αποτέλεσμα και οποιεσδήποτε άλλες σημαντικές πληροφορίες. Να είστε συγκεκριμένοι. υπάρχει μια σημαντική διαφορά μεταξύ της ανάγκης για μια ιστοσελίδα σχεδιασμένη και την ανάγκη ενός δικτυακού τόπου που σχεδιάζεται, ενημερώνεται και διαχειρίζεται τακτικά.
Καθορίστε ξεκάθαρα τις οδηγίες για το πώς θα χειριστεί η διαδικασία επικοινωνίας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προσέλκυσης. Εάν θέλετε οι πωλητές να επικοινωνούν με ένα μόνο άτομο στον οργανισμό σας, να το κάνετε σαφές. Αν υπάρχει μια παρουσίαση για τους πωλητές που θα παρακολουθήσουν, συμπεριλάβετε όλες τις λεπτομέρειες σχετικά με αυτό. Αν δεν θέλετε οι πωλητές να επικοινωνούν μαζί σας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, δηλώστε οριστικά αυτό. Δηλώστε τον τρόπο με τον οποίο θα λάβετε οι προσφορές σας, αν πρέπει να σφραγιστούν και ποια είναι η προθεσμία.
Εξηγήστε ότι η RFP δεν είναι σύμβαση και ότι η ανταπόκριση σε αυτήν δεν εγγυάται την επιλογή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει πληροφορίες που θα κάνουν την απάντηση ενός πωλητή να αξίζει τον χρόνο του πωλητή. Καθορίστε λεπτομέρειες σχετικά με τον προϋπολογισμό, τη σύμβαση, τη μορφή πληρωμών και την αξιολόγηση της εργασίας ενώ το έργο είναι ενεργό.
Συμπεριλάβετε νομικές, πνευματικές, ασφαλιστικές και δεοντολογικές εκτιμήσεις για να εξετάσουν οι πωλητές. Αυτό περιλαμβάνει, χωρίς περιορισμό, τις συμφωνίες εμπιστευτικότητας, τις απαιτήσεις των πωλητών μειοψηφίας, τους τοπικούς κανονισμούς, τα θέματα ασφάλειας και τις επιχειρηματικές πρακτικές.
Καθορίστε τυχόν ξεχωριστές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο μορφοποίησης των απαντήσεων. Ενημερώστε τους προμηθευτές σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να δείτε τους αριθμούς προτάσεων τους, ποιες πληροφορίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν με τις προτάσεις τους, όπως αντίγραφα ασφαλιστικών πληροφοριών ή επιχειρηματικών αδειών.
Συμπεριλάβετε ένα προβλεπόμενο συμπέρασμα σχετικά με τη διαδικασία επιλογής. Αφήστε τους πωλητές να γνωρίζουν αν θα ενημερώνονται ή όχι εάν δεν έχουν την εργασία καθώς και τι πρέπει να περιμένουν αν έχουν επιλεγεί για τη δουλειά.
