Περιστασιακά, υπάρχουν στιγμές κατά τις οποίες είναι σε θέση να απεικονίσει πώς γίνεται κάτι κάνει πιο εύκολο να καταλάβει. Τα διαγράμματα ροής διαδικασίας αναγνωρίζουν κάθε βήμα μιας διαδικασίας σε γραπτή μορφή που είναι παρόμοια με έναν χάρτη. Τα διαγράμματα ροής διαδικασίας μπορούν να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν οι οργανώσεις θέλουν να εξομαλύνουν τη ροή εργασιών. Το διάγραμμα ροής επιτρέπει στους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων να εντοπίζουν κάθε βήμα της διαδικασίας και να βλέπουν επίσης την αλληλεπίδραση των βημάτων. Διαδικασία ροής είναι κάτι που μπορεί να επιτευχθεί σε οποιαδήποτε οργάνωση.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Χώρος συνάντησης
-
Χαρτί
-
Μολύβια
-
Λευκή σανίδα με δείκτες
-
"Post it type" σημειώσεις
-
Λογισμικό επεξεργασίας κειμένου
-
Λογισμικό ροής
Συλλέξτε τα μέλη της ομάδας σε έναν ήσυχο χώρο συσκέψεων. Ο χώρος θα πρέπει να είναι αρκετά μεγάλος ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να κινούνται, επαρκώς απομονωμένα, έτσι ώστε η συζήτηση να μην έχει αντίκτυπο στο υπόλοιπο γραφείο και να έχει ένα λευκό πίνακα για να εμφανίζει τη ροή της διαδικασίας όπως συζητείται. Κάθε μέλος της ομάδας θα πρέπει επίσης να έχει χαρτί / μολύβι και "post it type" σημειώσεις.
Ενημερώστε την ομάδα της διαδικασίας να χαρτογραφηθεί. Έχετε την ομάδα του brainstorm όλα τα βήματα στη διαδικασία. Γράψτε τα βήματα στη λευκή σανίδα. Μην ανησυχείτε για τα βήματα που έρχονται πρώτα ή τελευταία - απλά καταγράψτε κάθε βήμα της διαδικασίας. Όταν αναφέρονται όλα τα βήματα της διαδικασίας, καταλήξουμε σε συναίνεση με την ομάδα ότι κάθε βήμα έχει καταγραφεί. Γράψτε κάθε βήμα προς τα κάτω σε μια ξεχωριστή σημείωση "μετά το είδος". Διαγράψτε τη λευκή σανίδα.
Αποφασίστε ποιο βήμα ξεκινά τη διαδικασία. Βάλτε αυτό το βήμα στο σκάφος στην άκρη αριστερή πλευρά. Αποφασίστε ποιο βήμα τερματίζει τη διαδικασία. Βάλτε αυτό το βήμα στη δεξιά πλευρά του πίνακα. Καθορίστε το δεύτερο βήμα της διαδικασίας και τοποθετήστε το στα δεξιά του πρώτου βήματος. Συνεχίστε τη διαδικασία με κάθε βήμα μέχρι να τοποθετηθούν όλα τα βήματα της διαδικασίας στη σειρά τους από το πρώτο βήμα στα αριστερά έως το τελευταίο βήμα στα δεξιά. Αυτή η διαδικασία θα πάρει συνήθως κάποιο give-and-take μεταξύ των μελών της ομάδας για να επιτευχθεί συναίνεση.
Αναθέστε τα κατάλληλα σύμβολα σε κάθε βήμα της διαδικασίας. Ένα ωοειδές σύμβολο χρησιμοποιείται στην αρχή και στο τέλος της διαδικασίας. Γράψτε ένα οβάλ πάνω από τη σημείωση "μετά το είδος" στο πρώτο και το τελευταίο βήμα της διαδικασίας. Κάθε επακόλουθη ενέργεια προσδιορίζεται με το τετράγωνο. Κάθε απόφαση προσδιορίζεται με ένα διαμάντι. Ελάτε σε συναίνεση με κάθε μέλος της ομάδας σε ποιο τύπο συμβόλου πηγαίνει σε ποια σημείωση. Όταν ολοκληρωθεί, σύρετε γραμμές από κάθε σημείωση στην επόμενη σημείωση της διαδικασίας.
Αναλύστε το διάγραμμα ροής. Οι περισσότερες διαδικασίες μπορούν να γίνουν πιο αποτελεσματικές όταν η διαδικασία μπορεί να προβληθεί σε ένα γράφημα. Ελέγξτε για διπλά στάδια ή περιττές διακοπές λειτουργίας ροής εργασίας, όπως εγκρίσεις διευθυντών ή περιττές επανεξετάσεις.
Χρησιμοποιήστε λογισμικό επεξεργασίας κειμένου ή λογισμικό ροής για να δημιουργήσετε ένα μόνιμο αντίγραφο της διαδικασίας ροής εργασιών. Αποθηκεύστε το διάγραμμα ροής της διαδικασίας ως σημείο εκκίνησης για μελλοντικές βελτιώσεις της ροής της διαδικασίας.
