Όταν υποβάλλετε αίτηση για επιχορήγηση, συνήθως θα πρέπει να υποβάλετε έναν προτεινόμενο προϋπολογισμό μαζί με την υπόλοιπη πρόταση. Σε όλες σχεδόν τις περιπτώσεις, ο προϋπολογισμός αυτός πρέπει να συνοδεύεται από μια αφήγηση του προϋπολογισμού. Αυτή η ενότητα του πακέτου προτάσεων επιχορήγησης σας βοηθά να εξηγήσετε και, το σημαντικότερο, να δικαιολογήσετε τους αριθμούς του προτεινόμενου προϋπολογισμού σας. Μια ισχυρή, υποστηριζόμενη και καλά γραπτή περιγραφή του προϋπολογισμού βοηθάει να πείσει τους υπεύθυνους απονομής της επιχορήγησης ότι ο οργανισμός και το έργο σας είναι το νικητήριο στοίχημα ανάμεσα σε μια ποικιλία ομάδων υποψηφίων.
Τι είναι ο αφηγηματικός προϋπολογισμός;
Ενώ τα προγράμματα επιχορηγήσεων συχνά απαιτούν από τους αιτούντες να πληρούν τις συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές για το πρόγραμμα, τα περισσότερα πακέτα επιχορηγήσεων απαιτούν η πρόταση να περιλαμβάνει προγραμματισμένο προϋπολογισμό και συνοδευτική αφήγηση του προϋπολογισμού. Η αφήγηση μπορεί να περιληφθεί σε ξεχωριστό τμήμα της πρότασης ή θα μπορούσε να προσαρτηθεί στον προϋπολογισμό ως στίγματα ή σημειώσεις που επισυνάπτονται σε συγκεκριμένα κονδύλια του προϋπολογισμού. Ενώ ο σκοπός του τμήματος του προϋπολογισμού είναι να δώσει στον αναγνώστη μια εντύπωση στιγμιαίας εμφάνισης των ίδιων των αριθμών, η αφήγηση θα πρέπει να σχεδιαστεί για να δικαιολογεί τον προϋπολογισμό, τόσο συνολικά όσο και λεπτομερώς. Η ορθή και ακριβής αιτιολόγηση κάθε κονδυλίου του προϋπολογισμού είναι ιδιαίτερα σημαντική για τις μεγάλες επιχορηγήσεις. Οι αφηγηματικές λεπτομέρειες πρέπει να βοηθήσουν να εξηγήσουν στους αναγνώστες πώς και πού τα κεφάλαια επιχορήγησης θα έχουν θετικό αντίκτυπο, σε περίπτωση αποδοχής της πρότασης.
Ποια είναι η Λειτουργία του Αφηγητικού Προϋπολογισμού;
Ο σκοπός της αφήγησης του προϋπολογισμού είναι να εξηγήσει και να δικαιολογήσει το προβλεπόμενο κόστος για το σχέδιο της πρότασης. Για να είναι αποτελεσματική, μια αφήγηση του προϋπολογισμού πρέπει να είναι γραμμένη σαφώς και συνοπτικά σε απλή γλώσσα. Η αφήγηση εξηγεί γιατί κάθε συγκεκριμένο κόστος είναι απαραίτητο για την επίτευξη των στόχων της πρότασης και των στόχων του προγράμματος επιχορήγησης. Για να κάνετε τη δουλειά τόσο πιο εύκολη και απλούστερη, δημιουργήστε τόσο τον προϋπολογισμό σας όσο και την αφήγηση του προϋπολογισμού σας περίπου στο ίδιο χρονικό διάστημα. Η εργασία που κάνετε για να δημιουργήσετε μια ενότητα θα ενημερώσει και θα διαμορφώσει αναγκαστικά το άλλο και αντίστροφα.
Πώς οργανώνετε έναν προϋπολογισμό αφηγηματικό;
Σε γενικές γραμμές, οι αφηγήσεις του προϋπολογισμού θα οργανωθούν σύμφωνα με την οργάνωση του προϋπολογισμού, δεδομένου ότι σκοπός του είναι να αποσαφηνίσει και να δικαιολογήσει τον προϋπολογισμό. Η δημιουργία μιας αφήγησης που μιμείται την οργανωτική δομή του ίδιου του προϋπολογισμού συμβάλλει στην ενίσχυση των δεδομένων σας και την αίσθηση μιας συνεκτικής πρότασης για τον αναγνώστη σας.
Αρχίστε κατηγοριοποιώντας κάθε μέρος της αφήγησης σας σύμφωνα με τον τρόπο που κάνει ο ίδιος ο προϋπολογισμός. Μπορεί να θέλετε να γράψετε μια ξεχωριστή ενότητα για ασυνήθιστα ακριβά αντικείμενα, αντί να τα ομαδοποιήσετε σε μία μόνο παράγραφο. Διαφορετικά, ως επί το πλείστον, κάθε στοιχείο πρέπει να καλύπτεται από τη δική του παράγραφο, στην κατάλληλη κατηγορία. Συμπεριλάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το λόγο για τον οποίο αυτό το συγκεκριμένο κόστος είναι απαραίτητο, τον τρόπο με τον οποίο σχετίζεται με το πρόγραμμά σας και τον τρόπο με τον οποίο προωθεί τους στόχους της επιχορήγησης. Επιπλέον, συμπεριλάβετε τεκμηριωμένη υποστήριξη για το στοιχείο, το κόστος του και την συγκεκριμένη πηγή, αν υπάρχει.
Τι είναι ένα παράδειγμα κατανομής του προϋπολογισμού;
Ένα παράδειγμα κατανομής του προϋπολογισμού περιλαμβάνει τις ακόλουθες κατηγορίες:
- Προσωπικό και Σύμβουλοι (ή εναλλακτικά να τις χωρίσουν σε δύο ξεχωριστές κατηγορίες)
- Περιθωριακά οφέλη
- Ταξίδι
- Άλλες Συμβάσεις και Υπηρεσίες
- Εργαλεία / Εξοπλισμός
- Αναλώσιμα και υλικά
- Εισόδημα προγράμματος
- Διάφορα
Οι επιχορηγήσεις για τις οποίες υποβάλλετε αίτηση μπορούν να έχουν τις δικές τους ειδικές απαιτήσεις για την πρόταση γενικά ή για τον προϋπολογισμό και την αφήγηση του προϋπολογισμού ειδικότερα. Πάντα να ελέγχετε τις απαιτήσεις της επιχορήγησης σας πριν τελειώσετε την πρόταση και την αφήγηση του προϋπολογισμού. Οι περισσότερες επιχορηγήσεις αναμένουν να κατηγοριοποιηθούν τα στοιχεία του προϋπολογισμού.
Γράψτε σαν σε έναν φίλο
Για να είναι αποτελεσματική, το περιεχόμενο μιας αφήγησης του προϋπολογισμού πρέπει να είναι συγκεκριμένο, λογικό, εφικτό και καλά οργανωμένο. Λάβετε υπόψη ότι ο σκοπός της αφήγησης είναι να δικαιολογήσει το κόστος και τις δαπάνες που προτείνονται και να αποδείξει ότι είναι και οι δύο δικαιολογημένες και απαραίτητες. Για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο της αφήγησης για κάθε τμήμα και στοιχείο προϋπολογισμού, προσεγγίστε το έργο σαν να εξηγούσατε σε έναν ενδιαφερόμενο φίλο που δεν έχει καμία σχέση με το πρόγραμμα, την εταιρεία σας, την επιχορήγηση ή τον οργανισμό χρηματοδότησης. Αυτό το άτομο θέλει να μάθει περισσότερα, αλλά δεν διαθέτει το επαγγελματικό υπόβαθρο ή το λεξιλόγιο για να κατανοήσει τους στόχους σας ενστικτωδώς. Θα πρέπει να το εξηγήσετε σε αυτόν τον ενδιαφερόμενο, άπειρο φίλο χρησιμοποιώντας σαφείς, απλούς όρους και ξεκάθαρο σκεπτικό.
Γράψτε κάθε τμήμα αφήγησης σαν να μιλάτε απευθείας σε αυτό το άτομο. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια αφηγηματική διαδικασία με μια ροή συζήτησης χρησιμοποιώντας απλή, σαφή γλώσσα. Μόλις έχετε συντάξει ένα πλήρες σχέδιο αφηγήματος χρησιμοποιώντας αυτή την προσέγγιση, μπορείτε να επιστρέψετε και να αναθεωρήσετε το κείμενο για πιο ομαλή ροή και να διορθώσετε τυχόν προβλήματα αναγνωσιμότητας.
Επαναλάβετε τους αριθμούς για σαφήνεια
Επαναλάβετε τις ακριβείς τιμές στην αφήγησή σας, υποθέτοντας ότι η αφήγησή σας θα βρίσκεται σε ξεχωριστό τμήμα της πρότασής σας. Αυτό διευκολύνει τον αναγνώστη να κατανοήσει τον προϋπολογισμό σας και τις λεπτομέρειες του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα κεφάλαια. Αν ο προϋπολογισμός σας βασίζεται σε προβολές, εξηγήστε τον τρόπο με τον οποίο υπολογίσατε το κόστος και εάν έχετε γραπτές προσφορές ή εκτιμήσεις από εξωτερικούς προμηθευτές, επισυνάψτε τους στην προσφορά σας ως παραρτήματα.
Επιπλέον, προχωρήστε στην υπόθεση ότι ο αναγνώστης δεν θα καταλάβει απαραίτητα πώς θα χρησιμοποιηθεί κάθε αντικείμενο ή ποιος είναι ο σκοπός του για την επίτευξη των στόχων σας. Συμπεριλάβετε σαφείς περιγραφές σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί το στοιχείο ή τι συμβάλλει η υπηρεσία στο προτεινόμενο πρόγραμμα.
