Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογιστικά λογισμικά για να αυτοματοποιήσουν τα συνηθισμένα λογιστικά καθήκοντα, να δημιουργήσουν ελέγχους και να δημιουργήσουν οικονομικές εκθέσεις. Με πολλά πακέτα λογισμικού λογιστικής στην αγορά, υπάρχει συνήθως ένα που μπορεί να ταιριάξει τις περισσότερες από τις ανάγκες μιας επιχείρησης, είτε πρόκειται για μια μεγάλη εταιρία είτε για μια μοναδική επιχείρηση. Ενώ το λογισμικό λογιστικής μπορεί να είναι εξοικονόμηση χρόνου και συμβάλλει στη διατήρηση δεδομένων, υπάρχουν ορισμένα μειονεκτήματα της χρήσης λογισμικού λογιστικής.
Απώλεια δεδομένων ή υπηρεσίας
Όταν μια επιχείρηση εξαρτάται από λογισμικό λογιστικής, οποιαδήποτε απώλεια υπηρεσίας λόγω διακοπής ρεύματος ή υπολογιστή μπορεί να προκαλέσει διακοπή λειτουργίας. Οι διακοπές εργασίας ενδέχεται να αποτρέψουν την εισαγωγή νέων πληροφοριών καθώς και να αποτρέψουν την πρόσβαση σε αποθηκευμένες πληροφορίες. Επιπλέον, εάν οι πληροφορίες δεν υποστηρίζονται σωστά, η διακοπή του υπολογιστή μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια οικονομικών δεδομένων.
Εσφαλμένες πληροφορίες
Οι πληροφορίες σε ένα λογιστικό σύστημα είναι εξίσου έγκυρες με τις πληροφορίες που καταχωρούνται στο σύστημα. Δεδομένου ότι τα περισσότερα λογιστικά συστήματα απαιτούν κάποια χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων, τα οικονομικά αποτελέσματα θα μπορούσαν να είναι λανθασμένα, εκτός εάν έχουν αναθεωρηθεί όλα τα δεδομένα εισόδου. Αν υπάρχει τάση να αναθεωρήσετε μόνο τις τελικές αναφορές ή την έξοδο ενός λογιστικού συστήματος, μπορεί να είναι δύσκολο να βρείτε ελαττωματικές πληροφορίες.
Διαμόρφωση συστήματος
Κάθε επιχείρηση έχει μοναδικές πτυχές που μπορεί να προκαλέσουν δυσκολίες όταν προσπαθεί να προσαρμόσει ένα γενικό πακέτο λογισμικού λογισμικού στις ανάγκες της. Ενώ η προσαρμογή είναι διαθέσιμη για πολλά προγράμματα, μπορεί να προκαλέσει διακοπές και πιθανές ανακρίβειες, αν δεν γίνει σωστά. Επίσης, καθώς αναπτύσσεται μια επιχείρηση, μπορεί να υπάρχει ανάγκη αλλαγής λογιστικών πακέτων λογισμικού. αυτό θα μπορούσε να προκαλέσει μεγάλη διατάραξη, δεδομένου ότι οι πληροφορίες πρέπει να μεταναστεύσουν και απαιτείται νέα εκπαίδευση για το προσωπικό.
Κόστος
Ένα μειονέκτημα του λογισμικού λογιστικής είναι το κόστος που συνεπάγεται. Πέρα από την αρχική δαπάνη για την αγορά του λογισμικού, υπάρχει το κόστος συντήρησης, προσαρμογής, εκπαίδευσης και υλικού ηλεκτρονικού υπολογιστή. Ενώ η εξοικονόμηση χρόνου μπορεί να δικαιολογήσει το κόστος, για ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να χρειαστούν χρόνια πριν μια λογιστική επένδυση λογισμικού πληρώνει για τον εαυτό της.
Απάτη
Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται ηλεκτρονικά μπορούν να μετακινηθούν και να αποκτηθούν πρόσβαση εάν δεν υπάρχουν κατάλληλοι έλεγχοι και μέτρα ασφαλείας. Απαιτούνται αυστηροί έλεγχοι για να βεβαιωθείτε ότι μόνο το εξουσιοδοτημένο προσωπικό χρησιμοποιεί το λογιστικό λογισμικό και έχει πρόσβαση σε αναφορές. Δεδομένου ότι τα οικονομικά δεδομένα μπορεί να είναι ευαίσθητα και εμπιστευτικά, η χρήση λογισμικού λογισμικού δημιουργεί τη δυνατότητα απάτης.
