Η εσωτερική επικοινωνία είναι μια διαδικασία διανομής πληροφοριών σε ενδιαφερόμενους, των οποίων η ευημερία εξαρτάται από την επιτυχία της επιχείρησης. Αυτοί οι ενδιαφερόμενοι δεν περιλαμβάνουν μόνο τους εργαζόμενους, αλλά και τους πωλητές, τους επενδυτές, τους ανεξάρτητους εργολάβους και τις εταιρικές σχέσεις. Η εσωτερική επικοινωνία αφορά κυρίως την ανταλλαγή πληροφοριών με ένα άτομο ή μια ομάδα που ασχολείται άμεσα με την εκπροσώπηση της οργάνωσης.
Εργαζόμενοι έναντι εσωτερικής επικοινωνίας
Η εσωτερική επικοινωνία χρησιμοποιείται συχνά εναλλακτικά με τις σχέσεις των εργαζομένων ή την οργανωτική επικοινωνία. Ωστόσο, η επικοινωνία των εργαζομένων και της οργάνωσης συνήθως επικεντρώνεται στη μεταφορά οφέλους και αξιών. Η επικοινωνία των υπαλλήλων - παραδοσιακά διευθυνόμενη από το τμήμα ανθρωπίνων πόρων ή διευθυντικά στελέχη - είναι ειδικά προσαρμοσμένη για τους υπαλλήλους των τμημάτων. Η οργανωτική επικοινωνία επικεντρώνεται στην ανάπτυξη αποδοτικών συστημάτων, στη δημιουργία θετικής εργασιακής νοοτροπίας και στην ενθάρρυνση της συλλογικής συμμετοχής. Οι θεωρίες της εσωτερικής επικοινωνίας επικεντρώνονται στη διαχείριση του ατόμου που λαμβάνει πληροφορίες, του τι είναι κοινόχρηστου, του τρόπου με τον οποίο παρέχονται οι πληροφορίες στους σωστούς ανθρώπους, πότε θα το παραλάβουν και γιατί η επικοινωνία είναι απαραίτητη για την λήψη καλύτερων αποφάσεων.
Λειτουργία εσωτερικής επικοινωνίας
Η εσωτερική επικοινωνία είναι μια λειτουργία ειδήσεων που επικεντρώνεται στη λήψη σχετικών, έγκαιρων και ακριβών πληροφοριών στους κατάλληλους ενδιαφερόμενους. Ο εσωτερικός επαγγελματίας επικοινωνίας επικεντρώνεται στην εκπαίδευση, τη συνειδητοποίηση και την ανταλλαγή γνώσεων σχετικά με τα δεδομένα της εταιρείας. Τα επιθυμητά αποτελέσματα περιλαμβάνουν την ενθάρρυνση της ανάδρασης, την ενίσχυση του εποικοδομητικού διαλόγου και την ενίσχυση του ρόλου των ενδιαφερομένων σε δραστηριότητες, προβλήματα και επιτεύγματα. Ο διαχειριστής εσωτερικής επικοινωνίας ενσωματώνει πληροφορίες μέσω διάφορων μέσων ενημέρωσης - ενημερωτικών δελτίων, βίντεο, τηλεδιασκέψεων, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προσωπικών αλληλεπιδράσεων, για να αναφέρουμε μόνο μερικά. Μπορεί να συνεργάζεται στενά με τους εργαζόμενους και τους οργανωτές, ή ακόμα και να ενσωματώνει τα οφέλη αυτών των ρόλων.
Θεωρίες επίσημης επικοινωνίας
Οι τυπικές θεωρίες της εσωτερικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν εξέταση των προτύπων επικοινωνίας από πάνω προς τα κάτω, προς τα κάτω και οριζόντια επικοινωνία. Στην επικοινωνία από πάνω προς τα κάτω, οι διαχειριστές μοιράζονται πληροφορίες στους υφισταμένους τους μέσω επίσημων διασκέψεων, εκπαιδευτικών συναντήσεων ή γραπτών εγγράφων. Η επικοινωνία προς τα κάτω ή προς τα πάνω περιλαμβάνει την απόκτηση σχολίων ή προτάσεων από υπαλλήλους ή άλλους ενδιαφερόμενους. Οι εταιρείες και τα διευθυντικά στελέχη που ενθαρρύνουν την κατώτερη επικοινωνία έχουν ένα πλεονέκτημα, κερδίζοντας πολύτιμες συμβουλές - όπως για παράδειγμα γιατί η μέθοδος παραγωγής είναι ξεπερασμένη, κουραστική για τον εργαζόμενο και κοστίζει εκατομμύρια στην εταιρεία - που μπορεί να τους βοηθήσει να λάβουν καλύτερες αποφάσεις. Οι οριζόντιες θεωρίες επικοινωνίας υποδεικνύουν ότι οι οργανωτικές μονάδες μπορεί να είναι ολοκληρωμένες και να είναι καλύτερα εξοπλισμένες ώστε να μεγιστοποιούν τους πόρους μεταξύ των τμημάτων. Η οριζόντια επικοινωνία ενθαρρύνει μια ανοικτή ροή πληροφοριών στους εργαζόμενους στο ίδιο επίπεδο.
Άτυπες θεωρίες επικοινωνίας
Τα ανεπίσημα δίκτυα ή ένα κανάλι "grapevine" μπορούν να ελέγξουν την εσωτερική επικοινωνία. Οι θεωρίες της εσωτερικής επικοινωνίας υποδηλώνουν ότι η παραμόρφωση και η επιρροή απαντώνται συχνότερα σε ανεπίσημα κανάλια από τα επίσημα κανάλια. Τα ανεπίσημα δίκτυα δεν ακολουθούν κανόνες ιεραρχίας όσον αφορά την επιρροή. για παράδειγμα, ένας διαχειριστής μπορεί να εμπιστευτεί τα σχόλια από έναν ρεσεψιονίστ πριν ζητήσει από κάποιον άλλο διευθυντή για μια συγκεκριμένη κατάσταση. Ορισμένοι άνθρωποι, ανεξάρτητα από τον τίτλο τους, μπορεί επίσης να έχουν επιρροή σε άλλους στη διαμόρφωση γνώμης και ανταλλαγής πληροφοριών. Παρόλο που οι πληροφορίες αυτές μπορούν να παραμορφωθούν ή να είναι ανακριβείς, η άτυπη επικοινωνία μπορεί να προωθήσει την επαφή ομότιμης επαφής, η οποία μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και χρήμα.
Επιρροή της εσωτερικής επικοινωνίας
Οι κορυφαίες προτεραιότητες της εσωτερικής επικοινωνίας είναι να επηρεάσουν θετικά τη συμμετοχή της εταιρείας και να δεσμευτούν να λάβουν καλύτερες αποφάσεις. Το κίνητρο για εσωτερική επικοινωνία περιλαμβάνει ένα αμοιβαίο, οικονομικό όφελος για την εταιρεία και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η διαχείριση της παραγωγής πληροφοριών σε συγκεκριμένες ομάδες αλληλεξαρτώμενες από την επιτυχία της εταιρείας αποτελεί σημαντικό παράγοντα της θεωρίας εσωτερικής επικοινωνίας. Για παράδειγμα, μια εταιρεία πολιτικού μηχανικού που προσλήφθηκε για την κατασκευή ενός έργου αποτελείται από ανεξάρτητους εργολάβους και όχι υπαλλήλους άμεσης μίσθωσης της εταιρείας που διέταξε το έργο, αλλά η πρωταρχική συμμετοχή τους είναι να συμβάλουν στην οικοδόμηση και την προώθηση της επιχείρησης. Η μηχανική εταιρεία που θέλει να επιτύχει αυτό το σκοπό - και να προσληφθεί για μελλοντικά έργα - θα συνεργαστεί με την εταιρεία για να σχεδιάσει ένα εντυπωσιακό, αισθητικό κτίριο που μιλά για την αποστολή της εταιρείας. Η κατανόηση των θεωριών εσωτερικής επικοινωνίας μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές να λάβουν καλύτερες αποφάσεις και να ενθαρρύνουν μια ελεύθερη ροή παραγωγικής επικοινωνίας.
