Οι λογιστικές διαδικασίες του ξενοδοχείου βοηθούν μια επιχείρηση στον κλάδο της φιλοξενίας να καταρτίζει ακριβείς οικονομικές καταστάσεις που συμμορφώνονται με τους κανονισμούς και τις λογιστικές αρχές. Οι κανονισμοί αυτοί περιλαμβάνουν τα διεθνή πρότυπα χρηματοοικονομικής πληροφόρησης (IFRS) και τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές των ΗΠΑ (GAAP). Αφορούν επίσης τους κανόνες της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς (SEC) και της Επιτροπής Λογιστικής Εποπτείας της Εταιρείας (PCAOB).
Αναγνώριση εσόδων και εξόδων
Οι κανονισμοί SEC και PCAOB απαιτούν από μια εταιρεία φιλοξενίας να δημιουργήσει επαρκείς και λειτουργικούς ελέγχους στα συστήματα αναγνώρισης εσόδων και εξόδων. Τα έσοδα είναι εισόδημα που παράγει ένα ξενοδοχείο παρέχοντας υπηρεσίες ή ενοικιάζοντας δωμάτια. Τα παραδείγματα των εσόδων περιλαμβάνουν αμοιβές επισκεπτών και χρεώσεις δωματίου. Ένας λογαριασμός ξενοδοχείων πιστώνει έναν λογαριασμό εσόδων για να αυξήσει το ποσό του και χρεώνει για να μειώσει το υπόλοιπο του λογαριασμού. Ένα έξοδο είναι ένα κόστος ή μια ζημία που ένα ξενοδοχείο αναλαμβάνει για την παροχή υπηρεσιών ή ενοικίασης δωματίων. Τα έξοδα μπορεί να σχετίζονται με τους μισθούς, το κόστος των τροφίμων και των ποτών και των υπηρεσιών κοινής ωφέλειας. Ένας λογιστής ξενοδοχείων χρεώνει έναν λογαριασμό εξόδων για να αυξήσει το ποσό του και το πιστώνει για να μειώσει το υπόλοιπο του λογαριασμού. Μια επιχείρηση φιλοξενίας αναφέρει έσοδα και έξοδα στην κατάσταση αποτελεσμάτων της.
Εγγραφή στοιχείων ενεργητικού και ευθυνών
Ο υπεύθυνος του ξενοδοχείου πρέπει να εφαρμόσει κατάλληλες οδηγίες σε συστήματα καταγραφής στοιχείων ενεργητικού και υποχρεώσεων, καθώς τα στοιχεία ενεργητικού και παθητικού υποδεικνύουν τη χρηματοοικονομική σταθερότητα της εταιρείας. Τα στοιχεία αυτά αντικατοπτρίζουν το κεφάλαιο κίνησης ή τη βραχυπρόθεσμη διαθεσιμότητα μετρητών (το κεφάλαιο κίνησης ισούται με τα κυκλοφορούντα περιουσιακά στοιχεία μείον τις τρέχουσες υποχρεώσεις). Ένα περιουσιακό στοιχείο είναι ένας πόρος που διαθέτει ένα ξενοδοχείο, όπως μετρητά και αποθέματα (βραχυπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία) ή ακίνητα και μηχανήματα (μακροπρόθεσμα περιουσιακά στοιχεία). Μια υποχρέωση είναι ένα χρέος που το ξενοδοχείο πρέπει να επιστρέψει όταν είναι οφειλόμενο ή μια οικονομική υπόσχεση ότι πρέπει να τιμήσει εγκαίρως. Μία βραχυπρόθεσμη οφειλή είναι ένα χρέος το οποίο μια επιχείρηση φιλοξενίας πρέπει να επιστρέψει σε ένα έτος ή λιγότερο, ενώ ένα μακροπρόθεσμο χρέος οφείλεται μετά από ένα έτος. Ένας λογιστής ξενοδοχείων χρεώνει έναν λογαριασμό ενεργητικού για να αυξήσει το ποσό του και το πιστώνει για να μειώσει το υπόλοιπο του λογαριασμού. Το αντίθετο ισχύει για λογαριασμό ευθύνης. Ένα ξενοδοχείο αναφέρει στοιχεία ενεργητικού και παθητικού στον ισολογισμό του.
Οικονομική αναφορά
Οι λογιστικοί κανονισμοί και διαδικασίες, όπως οι ΗΠΑ GAAP και IFRS, καθώς και οι κανόνες SEC και PCAOB, απαιτούν από μια εταιρεία φιλοξενίας να αναφέρει "δίκαιες" και πλήρεις οικονομικές καταστάσεις στο τέλος κάθε τριμήνου ή έτους. Στη λογιστική ορολογία του ξενοδοχείου, η "δίκαιη" σημαίνει ακριβής ή αντικειμενική. Ένα πλήρες σύνολο χρηματοοικονομικών εκθέσεων περιλαμβάνει έναν ισολογισμό (γνωστός και ως κατάσταση οικονομικής θέσης), την κατάσταση αποτελεσμάτων ή την κατάσταση αποτελεσμάτων, την κατάσταση ταμειακών ροών και την κατάσταση των ιδίων κεφαλαίων (αναφέρεται επίσης ως κατάσταση των αποτελεσμάτων εις νέον).
