Η διατήρηση της κατάλληλης επιχειρησιακής εθιμοτυπίας είναι σημαντική για τους γραμματείς που είναι συχνά η πρώτη εντύπωση της επιχείρησης ή του εκτελεστικού οργάνου που έχει ένας πελάτης ή πελάτης. Η άσκηση ορισμένων κοινών κανόνων επιχειρηματικής εθιμοτυπίας μπορεί να βοηθήσει έναν γραμματέα να δημιουργήσει την πιο θετική εντύπωση από το αφεντικό και την εταιρεία της.
Συμπεριφορά
Η επαγγελματική συμπεριφορά είναι επιτακτική όταν εργάζεστε ή όταν εκπροσωπείτε το αφεντικό ή την εταιρεία σας σε λειτουργίες. Πολύ συχνά οι πελάτες ή άλλοι επαγγελματίες θα ισοδυναμούν με το επίπεδο επαγγελματισμού ενός εκτελεστικού με το γραμματέα του, εάν δεν είναι παρόν το στέλεχος. Πάντα να απαντάτε στο τηλέφωνο χρησιμοποιώντας έναν ευγενικό, επαγγελματικό χαιρετισμό. Χαιρετήστε τους επισκέπτες με ένα χαμόγελο και να είστε ευγενικοί. Μην παίρνετε συναισθηματικά ή εύκολα εξοργισμένοι. Διατηρήστε μια ευγενική, σεβαστή συμπεριφορά ανά πάσα στιγμή.
Φόρεμα
Πολλές εταιρείες έχουν έναν κώδικα ένδυσης για επαγγελματικούς ιματισμούς που εφαρμόζεται αυστηρά. Ακόμη και αν η επιχείρησή σας δεν παρέχει έναν τέτοιο κωδικό ενδυμασίας, θα πρέπει πάντα να εμφανίζεστε καθαρά και καλά μαζί. Μη φοράτε σφιχτό ή αποκαλυπτικό ρουχισμό. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα κοστούμια και τα πουκάμισα είναι καθαρά και σιδερώνονται σωστά. Μη φοράτε κοντές φούστες. Τα παπούτσια σας πρέπει να ταιριάζουν στο περιβάλλον εργασίας - χωρίς αθλητικά παπούτσια ή σαγιονάρες - και να εργάζονται άνετα. Εάν εργάζεστε σε ένα βιομηχανικό περιβάλλον, ίσως χρειαστεί να φορέσετε παπούτσια με κλειστά δάκτυλα.
Επίσημη διεύθυνση
Ένας γραμματέας θα πρέπει πάντα να απευθύνεται επισήμως σε ανώτερους υπαλλήλους. Αυτό δείχνει σεβασμό στους προϊσταμένους σας και βοηθά στη διατήρηση ενός επαγγελματικού περιβάλλοντος εργασίας. Αποφύγετε να χρησιμοποιείτε το όνομα του προϊσταμένου σας όταν βρίσκεστε σε δημόσιο χώρο ή περιβάλλον συνάντησης. Χρησιμοποιείτε πάντα "κ." ή "κα" όταν απευθύνεται σε άλλα στελέχη της εταιρείας. Αν ο προϊστάμενος σας ζητήσει μια πιο απλή διεύθυνση, όπως το όνομα ή το ψευδώνυμό του, χρησιμοποιήστε το μόνο όταν βρίσκεστε σε πιο ιδιωτικό ή ανεπίσημο περιβάλλον, όπως στο προσωπικό του γραφείο, χωρίς παρόντες άλλοι ανώτεροι.
Οργάνωση
Μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες ενός γραμματέα είναι η διατήρηση της οργάνωσης. Για λόγους επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, διατηρήστε ένα καθαρό, οργανωμένο χώρο εργασίας. Αποφύγετε να δημιουργείτε ακαταστασία στο γραφείο σας ή στον χώρο εργασίας σας. Εάν εργάζεστε σε μια περιοχή όπου οι πελάτες ή άλλα στελέχη μπορεί να καλούνται να περιμένουν για μια συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι και αυτή η περιοχή είναι οργανωμένη. Μην αφήνετε προσωπικά αντικείμενα ή περιοδικά διάσπαρτα σε όλη την περιοχή εργασίας. Κρατήστε όλα τα εμπιστευτικά αρχεία και τα προσωπικά αντικείμενα εκτός από τους επισκέπτες.
