Η σύνταξη μιας πρότασης σύμβασης απαιτεί να συνθέσετε μια συναρπαστική αφήγηση που να εξηγεί γιατί η εταιρεία σας είναι η πλέον κατάλληλη για το έργο που αναζητά ένας οργανισμός του δημόσιου τομέα ή για το συμβουλευτικό έργο που ζητά μια ιδιωτική εταιρεία. Επειδή οι προτάσεις του δημόσιου τομέα είναι οι πιο δύσκολες για το γράψιμο και συχνά το πιο χρονοβόρο για την κατασκευή, αν γνωρίζετε πώς να γράψετε μια πρόταση σύμβασης κερδοφόρα για την κυβέρνηση, γράφοντας ένα για εργασία ιδιωτικού τομέα είναι ένα κομμάτι κέικ.
Πώς να γράψετε μια πρόταση σύμβασης
Η ανασκόπηση των λιστών βοήθειας που ζητήθηκαν από τους συγγραφείς προτάσεων σε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό δελτίο εργασίας δείχνει ότι το σετ δεξιοτήτων που χρησιμοποιείτε για να δημιουργήσετε μια νικηφόρα πρόταση είναι εξαιρετικά πολύτιμη. Αλλά η ικανότητα να γράφετε προτάσεις για τη σύναψη συμβάσεων κερδίζει κάτι περισσότερο από απλά καλές δεξιότητες γραφής και εντολή της αγγλικής γλώσσας. Οι εξαιρετικά γραπτές προτάσεις σύμβασης απαιτούν ομαδική προσπάθεια και σαφή κατανόηση των υπηρεσιών ή των προϊόντων της εταιρείας, των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων και εξαγορών και της τιμολόγησης. Η συρρίκνωση μιας πρότασης σύμβασης μπορεί να πάρει εβδομάδες ή και μήνες προγραμματισμού, στρατηγικής και έρευνας. Η σύνταξη προτάσεων σύμβασης δεν είναι δουλειά ενός ατόμου. Πολλές οργανώσεις διαθέτουν "ομάδες συλλήψεων" ως επέκταση του τμήματος επιχειρηματικής ανάπτυξης της εταιρείας.
Όταν οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια πρόταση σύμβασης
Πολλές εταιρείες που παρέχουν υπηρεσίες ή προϊόντα σε κυβερνητικούς οργανισμούς χρησιμοποιούν προτάσεις συμβάσεων ως μέσο για την απόκτηση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων στον δημόσιο τομέα. Υπάρχουν χρήσεις για προτάσεις συμβάσεων στον ιδιωτικό τομέα, αλλά οι προτάσεις για τις εργασίες του ιδιωτικού τομέα είναι συχνά λιγότερο περίπλοκες και δομημένες από τις προτάσεις που έχουν συνταχθεί για κυβερνητικούς συμβεβλημένους και υπαλλήλους απόκτησης. Αν πρόκειται να συντάξετε συμβόλαια προτάσεων για τον οργανισμό σας, είναι καλή ιδέα να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις προτάσεις που επικεντρώνονται στην κυβέρνηση λόγω της μοναδικής διάρθρωσης των κυβερνητικών προσκλήσεων και των απαιτήσεων της επιχειρηματικής δραστηριότητας με τους δημόσιους οργανισμούς. Εάν γνωρίζετε πώς να γράψετε μια πρόταση σύμβασης κερδοφορίας για την ομοσπονδιακή κυβέρνηση, για παράδειγμα, η σύνταξη ενός που θα κερδίσει την επιχειρηματική σας δραστηριότητα στον ιδιωτικό τομέα θα είναι εύκολη σε σύγκριση.
Η διαδικασία εξαγοράς
Η Διοίκηση Γενικών Υπηρεσιών των ΗΠΑ δημοσιεύει τους Κανονισμούς Ομοσπονδιακής Απόκτησης (FAR). Το βιβλίο FAR είναι ένα βιβλίο σελίδας των 2.000 που περιέχει όλα όσα θέλατε ποτέ να μάθετε για τις διαδικασίες και τους κανόνες απόκτησης της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Το Amazon φέρνει το βιβλίο και τις εκδόσεις Cliffs-Notes-esque, αλλά μπορείτε να το κατεβάσετε από τον κυβερνητικό ιστότοπο και να γνωρίζετε ότι λαμβάνετε όλες τις ενημερωμένες αναθεωρήσεις και τροποποιήσεις. Γνωρίστε με το FAR και θα απαντήσει σε πολλές ερωτήσεις που έχετε σχετικά με τη σύνταξη μιας σύμβασης πρόταση. Τουλάχιστον, θα έχετε καλύτερη κατανόηση του πώς και γιατί η κυβέρνηση απαιτεί τέτοιες λεπτομερείς απαντήσεις στα αιτήματά της για προϊόντα και υπηρεσίες.
Η διαδικασία απόκτησης της κυβέρνησης συχνά ξεκινάει με προσκλήσεις. Μια πρόσκληση είναι ένα έγγραφο που είναι διαθέσιμο στο κοινό και περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό που απαιτεί τις υπηρεσίες ή τα προϊόντα. Η πρόσκληση περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με τον τύπο υπηρεσίας ή προϊόντος και τον τρόπο με τον οποίο η κυβέρνηση επιθυμεί την υπηρεσία ή το προϊόν που παραδόθηκε. Περιγράφει επίσης τους όρους και τις προϋποθέσεις της διαχείρισης της σχέσης του πωλητή-πρακτορείου. Σε κυβερνητική πρόσκληση, αναφέρεται ως "Ανάδοχος" ή "Πωλητής". Σε ορισμένες περιπτώσεις, η κυβέρνηση εκδίδει Αίτηση Πληροφοριών (RFI) που προηγείται της δημοσίευσης της πρόσκλησης. Ο σκοπός ενός RFI είναι να προσδιορίσει τους τύπους των εταιρειών που είναι σε θέση να παρέχουν την υπηρεσία ή το προϊόν που επιθυμεί η κυβέρνηση. Η ανταπόκριση σε μια RFI χρειάζεται κάποια εργασία, αλλά όχι σχεδόν η προσπάθεια που απαιτείται για να ανταποκριθεί σε μια κυβερνητική προσήλωση.
Υπάρχουν μερικές διαφορετικές κατηγορίες αιτήσεων: Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP), Αίτηση υποβολής προσφορών (RFQ) και Πρόσκληση υποβολής προσφορών (ITB). Οι αποχρώσεις μεταξύ αυτών των τύπων προσέλκυσης καθορίζουν τον τρόπο δομής της σύμβασης σας. Ένα RFP συνήθως απαιτεί να παρουσιάζετε τις ιδέες και την προσέγγισή σας με πολύ λεπτομερή και πειστικό τρόπο, που παρουσιάζει την ικανότητά σας να επιλύσετε το ζήτημα που έχει περιγράψει η κυβέρνηση στην RFP.
Για παράδειγμα, όταν ένας οργανισμός κυκλοφορεί ένα RFP που δηλώνει την ανάγκη για εκτελεστικές υπηρεσίες καθοδήγησης και ανάπτυξης ηγεσίας για κυβερνητικούς ηγέτες, η σύμβασή σας θα πρέπει να περιγράφει τις υπηρεσίες προπονητή της εταιρείας σας. τις γνώσεις και τα προσόντα των προπονητών και συμβούλων σας. τις θεωρίες στις οποίες βασίζονται οι προπονητές σας στις συνεδρίες προπόνησής τους και τη διαδικασία που χρησιμοποιείτε για να διασφαλίσετε ότι τα στελέχη της κυβέρνησης θα αξιοποιήσουν στο έπακρο τη δέσμευση προγύμνασης. Επίσης, θα πρέπει να παρέχετε λεπτομέρειες σχετικά με τα βήματα διασφάλισης της ποιότητας της επιχείρησής σας, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο προτείνετε να διαχειριστείτε την εμπιστοσύνη προγύμνασης μέσω της τακτικής αναφοράς, της τήρησης αρχείων και της κατανομής των πόρων.
Ποιος γράφει μια πρόταση σύμβασης σε μια επιχείρηση;
Συγκεντρώστε την ομάδα συλλογής σας προτού τοποθετήσετε το στυλό σε χαρτί ή καθίσετε στον υπολογιστή σας. Σε γενικές γραμμές, δεν υπάρχει μόνο ένα άτομο που γράφει την πρόταση σύμβασης, η σύνταξη προτάσεων είναι μια ομαδική προσπάθεια. Είναι μια συνεργατική επιχείρηση που περιλαμβάνει το ταλέντο και την εμπειρία πολλών ανθρώπων στην ομάδα συλλήψεων. Κάθε άτομο στην ομάδα συλλήψεως έχει κάποιο ρόλο στη σύνταξη της πρότασης. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, αν η επιχείρησή σας είναι ήδη στην επιχείρηση παροχής υπηρεσιών καθοδήγησης, οι άνθρωποι που είναι πιθανό να προσδώσουν αξία στην ομάδα συλλήψεως είναι διευθυντής έργου εκτελεστικής προγύμνασης, διαχειριστής συμβάσεων, συγγραφείς προτάσεων, λογιστής ή υπάλληλος επιχείρησης ο πρόεδρος της εταιρείας. Ο πρόεδρος θα επιβλέπει τη διαδικασία και θα υπογράψει την πρόταση σύμβασης όταν υποβληθεί στην κυβέρνηση. Ο πρόεδρος της εταιρείας ή ο αντιπρόσωπός της εμπλέκεται στη διαδικασία σύνταξης και υποβολής προτάσεων επειδή έχουν την εξουσία να εκδίδουν δεσμευτικά έγγραφα.
Σε όλη τη διαδικασία σύνταξης προτάσεων, η ομάδα συλλογής σας θα πρέπει να έχει τακτικές συναντήσεις. Κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων, συζητάτε τη στρατηγική, την προσέγγιση, τις νέες πληροφορίες και την πρόοδο. Ο επικεφαλής της ομάδας σύλληψης μπορεί να είναι ειδικός στην ανάπτυξη επιχειρήσεων, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την εφοδιαστική κατά τη συγκέντρωση της πρότασης σύμβασης. Εναλλακτικά, ο ηγέτης μπορεί να είναι κάποιος που διορίζει ο πρόεδρος της εταιρείας ως ηγέτης ή πιο έμπειρο άτομο που απλά αναλαμβάνει την ευθύνη για την καθοδήγηση της ομάδας. Έχοντας τακτικές συναντήσεις με την ομάδα συλλήψεών σας θα διασφαλίσετε ότι η πρόταση σύμβασής σας είναι σε καλό δρόμο και ότι θα εκπληρώσετε την προθεσμία υποβολής της τελικής πρότασής σας. Θα υπάρξουν πολυάριθμες αναθεωρήσεις, επανεξέταση και συζητήσεις σχετικά με την πρόταση - είναι μια τεράστια προσπάθεια, ακόμη και για τις μικρές συμβάσεις.
Πώς να κερδίσετε μια πρόταση σύμβασης
Ο στόχος σας είναι να κερδίσετε ένα βραβείο σύμβασης - να μην κερδίσετε μια πρόταση σύμβασης. Αλλά αυτό που έχει σημασία είναι το περιεχόμενο και η αναγκαστική φύση της πρότασης περιεχομένου, όχι σημασιολογία. Το πρώτο βήμα στη συγγραφή μιας σύμβασης κερδισμένης σύμβασης είναι η έρευνα του οργανισμού που εξέδωσε την πρόσκληση. Ορισμένες εταιρείες παρέχουν πληροφορίες για κυβερνητικές υπηρεσίες. Ωστόσο, κάθε μέλος της ομάδας συλλογής σας πρέπει να συνεισφέρει οποιαδήποτε πληροφορία έχουν σχετικά με τον οργανισμό. Για παράδειγμα, εάν ο διευθυντής του έργου σας έχει πληροφορίες σχετικά με τη στρατηγική διεύθυνση του οργανισμού από προηγούμενη εργασία στελεχών προγύμνασης, αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο για την περιγραφή των αποτελεσμάτων μιας συνεργασίας προγύμνασης με αυτήν την υπηρεσία. Ή εάν ο υπάλληλος επιχείρησής σας έχει αναθεωρήσει τις πιστώσεις του Κογκρέσου στην αιτούσα υπηρεσία, αυτό είναι χρήσιμο για τον καθορισμό της τιμολόγησης που συνοδεύει την πρόταση σύμβασής σας.
Η σύνταξη μιας πρότασης σύμβασης που κερδίζει απαιτεί μια μεθοδική και συστηματική προσέγγιση για την ανταπόκριση σε μια κυβερνητική πρόσκληση. Πρώτον, κάνετε την έρευνά σας. Αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον οργανισμό, μελετήστε τον ιστότοπό του για να καταλάβετε την αποστολή, το όραμα και τις βασικές αρχές. Ενσωμάτωση αυτών των πραγμάτων στην πρότασή σας και, αν είναι σύμφωνες με την αποστολή της εταιρείας σας, το όραμα και τις βασικές αρχές, το καλύτερο. Σχεδιάστε αυτές τις παραλλαγές, οπότε η ομάδα ελέγχου της πρότασης της κυβέρνησης βλέπει ευθυγράμμιση με την εταιρεία σας. Αυτή είναι μια βασική στρατηγική προσέγγιση για την καθιέρωση ενός παρόμοιου τύπου σύνδεσης με τον οργανισμό.
Μελετήστε την πρόσκληση για να διασφαλίσετε ότι καταλαβαίνετε τι επιθυμεί ο οργανισμός και συμβιβαστείτε το χρόνο και την προσπάθεια που είναι απαραίτητα για να ανταποκριθείτε στην πρόσκληση. Εάν υποβάλετε μια πρόταση για ένα έργο μεγάλης κλίμακας όπου δεν έχετε καθόλου αποδόσεις ή εμπειρία στο παρελθόν στον τομέα, θα χρειαστεί είτε να μεταβιβάσετε αυτήν την προτροπή είτε να γράψετε μια εξαιρετικά επιτακτική πρόταση που περιγράφει πλήρως τις δυνατότητές σας στην περιοχή υπηρεσιών που απαιτεί η κυβερνητική υπηρεσία. Κάνετε την έρευνά σας και στον ανταγωνισμό. Οι ομοσπονδιακές κυβερνητικές υπηρεσίες οφείλουν να δημοσιεύουν τις προσκλήσεις τους στον ιστότοπο της Ομοσπονδιακής Επιχειρηματικής Ευκαιρίας - FedBizOpps, συνοπτικά (fbo.gov). Στην καρτέλα "Ενδιαφερόμενοι προμηθευτές" στην απόσπαση αποστολής, θα βρείτε μια λίστα δυνητικών αναδόχων και πωλητών. Όλες οι εταιρείες που αναφέρονται στην εν λόγω καρτέλα δεν μπορούν να υποβάλουν προτάσεις συμβάσεων. Ωστόσο, είναι ένα καλό ξεκίνημα για την κατανόηση του ποιος είναι ο ανταγωνισμός σας.
Πρόταση σύμβασης
Ένα από τα βασικά βήματα για την υποβολή μιας πρότασης σύμβασης που κερδίζει είναι η παραγγελία των στοιχείων της πρότασής σας. Για πολλές επιχειρηματικές εκθέσεις, μια συνοπτική παρουσίαση κατασκευάζεται μόνο αφού οριστικοποιηθεί το "κρέας" της έκθεσης. Η ίδια πρακτική είναι σοφή για την κατασκευή της επιστολής της σύμβασης. Σκεφτείτε την επιστολή της σύμβασης ως συνοπτική παρουσίαση - συντάξτε ένα σχέδιο δήλωσης που χρησιμοποιείτε για όλες τις προτάσεις της σύμβασής σας, αλλά αποθηκεύστε την τελειοποίηση για το τελευταίο βήμα στη σύνταξη της σύμβασης σας πρόταση.
Οι περισσότερες προτάσεις συμβάσεων για την κυβέρνηση διαβιβάζονται ηλεκτρονικά. Ως εκ τούτου, μια επιστολή επιστολής σύμβασης είναι ένα απλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρει ότι "η ABC Consulting είναι στην ευχάριστη θέση να υποβάλει τη συνημμένη απάντηση στο RFP # 0000, το οποίο περιλαμβάνει την Τεχνική Προσέγγιση της ABC, Τιμολόγηση και Επαναληπτικά Στοιχεία για το Βασικό Προσωπικό. μετάδοση." Ο λόγος που θέλετε επιβεβαίωση παραλαβής είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε αποδείξει ότι έχετε υποβάλει την πρόταση εντός της προθεσμίας. Τούτου λεχθέντος, η εισαγωγή μιας πρότασης σύμβασης που κερδίζει είναι περισσότερο μια επιστολή πρότασης από ό, τι το e-mail διαβίβασης.Το πρώτο τμήμα της πρότασης σύμβασής σας θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, τις υπηρεσίες που παρέχει η εταιρεία σας και να αναφέρει σύντομα τον λόγο για τον οποίο είστε εξειδικευμένος ανάδοχος ή πωλητής. Εδώ είναι ένα παράδειγμα εισαγωγής που χρησιμεύει ως επιστολή σύμβασης σύμβασης:
Η ABC Consulting (ABC) είναι μια οικονομικά μειονεκτούσα μικρή επιχείρηση (EDWOSB) που ανήκει σε οικονομικά μειονεκτούντα άτομα, με την επιχειρηματική αποστολή της να προσφέρει κορυφαίες λύσεις, ευελιξία και καινοτομία στον πελάτη. Συνεργαζόμαστε με τους πελάτες μας για να αξιολογήσουμε τους βασικούς στόχους τους και να προσφέρουμε οικονομικά αποδοτικές, αποτελεσματικές και προσανατολισμένες προς τα αποτελέσματα λύσεις. Η ομάδα διαχείρισης ABC έχει πάνω από 150 χρόνια συνδυασμένης εμπειρίας διαχείρισης που επικεντρώνεται στις μοναδικές πτυχές των ομοσπονδιακών συμβάσεων. Με την συνδυασμένη μας εμπειρία στον τομέα της διαχείρισης νομικών και προγραμμάτων, η ABC προσφέρει εμπειρίες στον κλάδο με πρακτική εμπειρία και γνώση στους πελάτες της ομοσπονδιακής κυβέρνησης.
Η ABC παρουσίασε τεράστια αύξηση τα τελευταία χρόνια, πραγματοποιώντας μια μέση αύξηση 25% ετησίως. Αποδίδουμε την εκρηκτική μας ανάπτυξη στην σταθερή δέσμευσή μας στην ποιότητα. Χρησιμοποιούμε τις βέλτιστες πρακτικές του κλάδου για να διαχειριστούμε τόσο μικρά όσο και σύνθετα έργα. Οι μεθοδολογίες μας για τον ποιοτικό έλεγχο περιλαμβάνουν αναλύσεις 1) καθορισμού στρατηγικών διαχείρισης και στόχων προγράμματος με ποσοτικοποιήσιμους και μετρήσιμους όρους 2) εφαρμογή συστημάτων και διαδικασιών για την παρακολούθηση της απόδοσης του συστήματος σε σχέση με συγκεκριμένους στόχους 3) διασφάλιση της επικοινωνίας των επιδόσεων με τη διαχείριση του προγράμματος και του προσωπικού για τη βελτίωση του σχεδιασμού και να εφαρμόσει τα διδάγματα. Επεκτείνουμε τις μεθοδολογίες μας ποιότητας με λύσεις διαχείρισης κινδύνου για τη μείωση της πιθανότητας και του αντίκτυπου των σφαλμάτων μέσω συστημάτων επαγγελματικής αντίδρασης σε κινδύνους.
Η εταιρική μας υποδομή έχει σχεδιαστεί για να παρέχει υψηλής ποιότητας υπηρεσίες στην ταχέως αναπτυσσόμενη επιχειρηματική μας βάση. Η ανώτερη ηγεσία μας λειτουργεί συλλογικά ως συνολική υποστήριξη στο προσωπικό του προγράμματος μας και όχι ως τυπικά «διαχειριστές» που υπαγορεύουν διαδικασίες, διαδικασίες ή εταιρικές πολιτικές. Η ανώτατη διοίκηση της ABC λειτουργεί ως ίδρυμα που παρέχει συνολική εταιρική υποστήριξη και πόρους στο προσωπικό του προγράμματος που υποστηρίζει άμεσα τους πελάτες μας. Κατανοούμε τις ανάγκες και τις προτεραιότητες των πελατών μας και διαχειριζόμαστε τους πόρους μας για την υποστήριξη των στόχων τους.
Θα αξιοποιήσουμε τις επιτυχίες, τις εμπειρίες και τις βέλτιστες πρακτικές του παρελθόντος για να παρέχουμε στην εισαγάγετε το όνομα του οργανισμού από την κρατική πρόσκληση με διάφορες οργανωτικές πρωτοβουλίες ανάπτυξης. Οι πρωτοβουλίες οργανωτικής ανάπτυξης που σχεδιάζουμε θα βελτιώσουν την ατομική και την ομαδική απόδοση. Το αποτέλεσμα των πρωτοβουλιών μας θα αυξήσει την εμπλοκή των εργαζομένων μέσω αποτελεσματικής επικοινωνίας, συνεργασίας και οικοδόμησης συναίνεσης. ABC Consulting έχει το υπόβαθρο, την κατάρτιση, τα προσόντα και τους επαγγελματίες για να προσφέρει με επιτυχία την ευρεία ποικιλία υπηρεσιών ανθρώπινου κεφαλαίου που απαιτείται από την δήλωση εργασίας για την απόδοση (PWS).
