Οι εμπιστευτικές πληροφορίες είναι οποιαδήποτε πληροφορία που θέλετε να διατηρήσετε εντελώς ιδιωτική, είτε για επαγγελματικούς ή προσωπικούς λόγους. Εάν στέλνετε εμπιστευτικές πληροφορίες σε άλλο μέρος, πρόκειται για μια επικίνδυνη ενέργεια. Πρέπει να εξασφαλίσετε το εμπιστευτικό μήνυμα, όπως θα προστατεύετε οτιδήποτε θεωρείτε ότι έχει υψηλή αξία.
Κοινά σενάρια
Οι επιχειρήσεις συνήθως στέλνουν εμπιστευτικές πληροφορίες σε άλλους επιχειρηματικούς συνεργάτες ή συναδέλφους σχετικά με τα άκρως απόρρητα έργα. Ένα παράδειγμα είναι εάν μια εταιρεία εξετάζει τη συγχώνευση με μια άλλη, πρέπει να γνωστοποιήσει το προτεινόμενο σχέδιο και δεν θέλει τους ανταγωνιστές να γνωρίζουν ακόμα. Ένα άλλο συνηθισμένο σενάριο όπου ένα μέρος πρέπει να μεταδώσει εμπιστευτικές πληροφορίες είναι αν ένας συγγραφέας ταινίας θέλει να στείλει ένα μη εκδομένο σενάριο σε έναν διευθυντή. Ένας εργοδότης θα μπορούσε να στείλει μια εμπιστευτική προσφορά εργασίας σε έναν υποψήφιο ή ο υποψήφιος θα μπορούσε να ζητήσει να διατηρήσει την αίτησή του ιδιωτική. Και στις τρεις περιπτώσεις, είναι σκόπιμο να συντάξετε μια επιστολή περί εμπιστευτικότητας ως προοίμιο των συνημμένων πληροφοριών.
Γιατί μια συνοδευτική επιστολή;
Όταν στέλνετε εμπιστευτικές πληροφορίες, είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω αλληλογραφίας, διακινδυνεύετε να τις παρακολουθήσετε από μη εξουσιοδοτημένους τρίτους. Ωστόσο, ακόμη και αν οι πληροφορίες φτάσουν με ασφάλεια στον παραλήπτη, εξακολουθείτε να κινδυνεύετε από την απροσεξία του επιδιωκόμενου παραλήπτη όταν πρόκειται για τη διαχείριση των πληροφοριών και τη διαφύλαξή τους. Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο συνθέτοντας μια συνοδευτική επιστολή που ενισχύει την επιθυμία σας για πλήρη εμπιστευτικότητα.
Τι να συμπεριλάβετε
Ένα από τα πρώτα στοιχεία που συμπεριλαμβάνεται σε ένα συνοδευτικό γράμμα είναι η ετικέτα "Εμπιστευτικό" ή "Προσωπικά και εμπιστευτικά", τυπωμένα με έντονα γράμματα με κεφαλαία στην κορυφή ή ακριβώς επάνω από το σώμα της επιστολής. Υπενθυμίζω στον παραλήπτη με γενικούς όρους τι αναφέρεται στην ανακοίνωση, όπως "τη συζήτηση που είχαμε πρόσφατα σχετικά με το Έργο Χ." Εκφράζουμε σαφώς ότι όλα τα περιεχόμενα του τι πρόκειται να διαβάσει ο παραλήπτης πρόκειται να κρατηθούν με απόλυτη εμπιστευτικότητα - κανένα κόμμα θα πρέπει να το δείτε εκτός από ρητά ονομασμένους παραλήπτες.
Άλλα θέματα
Προτού στείλετε ένα εμπιστευτικό έγγραφο σε κάποιον άλλο υπό συγκεκριμένες συνθήκες, είναι συνετό να ζητήσετε από το άτομο να αναθεωρήσει και να υπογράψει μια συμφωνία μη εμπιστευτικού χαρακτήρα (NDA) - ειδικά αν πρόκειται για εξαιρετικά εμπιστευτικά δεδομένα. Η NDA ορίζει τι συμπεριλαμβάνεται όταν αναφέρεστε σε εμπιστευτικές πληροφορίες, τις υποχρεώσεις του παραλήπτη και οποιοδήποτε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα για τη διατήρηση της ιδιωτικής πληροφορίας. Επαναβεβαιώστε τους βασικούς όρους της συμφωνίας μη διάδοσης με τη συνοδευτική επιστολή σας. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε αντίγραφο της υπογεγραμμένης ΜΔΠ ακριβώς πίσω από τη συνοδευτική επιστολή.
