Η προεδρία μιας συνάντησης μπορεί να κάνει ή να σπάσει την άνοδο σας στην κορυφή μιας επιχείρησης ή το επίπεδο σεβασμού σας ως εκτελεστικό. Η προεδρία μιας συνάντησης δεν χρειάζεται να είναι αγχωτική, μπορεί να είναι διασκεδαστική. Είναι δυνατό να έχετε ομαλή ιστιοπλοΐα στην επόμενη συνάντηση που οδηγείτε.
Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από τη συνάντηση, καθορίζοντας την επιθυμητή ατζέντα και τα θέματα που θα καλυφθούν. Να είναι λεπτομερές και συγκεκριμένο για το πόσο χρόνο θα διαρκέσει η συνάντηση και πού θα λάβει χώρα.
Φτάστε για τη συνάντηση 10 λεπτά πριν να προγραμματιστούν οι υπόλοιποι συμμετέχοντες. Πάρτε το χρόνο σας για να βγάλετε όλα τα απαραίτητα έγγραφα, πάρτε ένα φλιτζάνι καφέ (ή άλλο ποτό για να κρατήσετε το λαιμό σας από το στέγνωμα καθώς μιλάτε) και τοποθετήστε τον εαυτό σας στο μπροστινό μέρος του δωματίου.
Καλωσορίστε όλους καθώς εισέρχονται στο δωμάτιο, κουνώντας τα χέρια και πραγματοποιώντας επαφή με τα μάτια. Κατευθύνστε τα σε επιλεγμένα καθίσματα εάν αυτό είναι απαραίτητο.
Ορίστε κάποιον να κάνει σημειώσεις ή πρακτικά της συνάντησης.
Ανοίξτε τη συνάντηση με μια γρήγορη εισαγωγή, στέκεται μπροστά από το τραπέζι, το γραφείο ή τη αίθουσα συνεδριάσεων στην οποία λαμβάνει χώρα η συνάντηση. Πηγαίνετε στα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης και ζητήστε την έγκριση. Μόλις έχετε την έγκριση αυτή, απευθυνθείτε σε τυχόν ερωτήσεις σχετικά με την ημερήσια διάταξη της ημέρας πριν προχωρήσετε.
Ξεκινήστε το διάλογο ή την ενημέρωση σχετικά με το πρώτο θέμα της επιχείρησης. Επιτρέψτε σε άλλους να απαντήσουν, να προσθέσουν και να συζητήσουν. Εάν οι άνθρωποι μιλάνε απότομα με άφθονο τρόπο, ζητήστε τους να σεβαστούν τους άλλους στο δωμάτιο και να περιμένουν να φανερώσουν προφορικά το θέμα τους.
Μείνετε στον έλεγχο. Όταν οι άνθρωποι ξεφεύγουν από το θέμα στο θέμα, χάνουν καλά αλλά σθεναρά να κατευθύνουν όλοι πίσω στο κεντρικό ζήτημα. Εάν αφήσετε την συζήτηση να παρασυρθεί, θα προβληματιστεί σχετικά με την ικανότητά σας να προεδρεύετε στη συνάντηση.
Κατά την ολοκλήρωση της συνάντησης, σηκώστε και ευχαριστήστε όλους για την έλευση. Υπενθυμίστε τους για οποιαδήποτε καθήκοντα έχουν διαπράξει επίσης. Τρίψτε τα χέρια αν είναι δυνατόν καθώς οι άνθρωποι φεύγουν από τη συνάντηση.
