Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και άλλες μορφές ψηφιακής επικοινωνίας έχουν επισκιάσει το φαξ από την άποψη της δημοτικότητας, πολλές εταιρείες και άτομα εξακολουθούν να στέλνουν φαξ. Τα φαξ είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν κάποιος αποστέλλει ένα υπογεγραμμένο έγγραφο, όταν ένα ψηφιακό αρχείο ενός εγγράφου δεν είναι διαθέσιμο και όταν οι αποστολείς ή οι παραλήπτες δεν έχουν πρόσβαση σε υπολογιστή ή PDA. Μόλις δημιουργήσετε ένα πρότυπο φαξ, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Υπολογιστής με πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και εκτυπωτή
-
Στυλό
-
Χαρτί
Δημιουργήστε ένα τυπικό έγγραφο επεξεργασίας κειμένου 8-1 / 2-by-11-ιντσών με ένα οριζόντιο μπλοκ κειμένου στην κορυφή, δύο κοντές στήλες κάτω και ένα μεγάλο πλαίσιο κειμένου κάτω από τις στήλες.
Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό φαξ και τη διεύθυνση αλληλογραφίας στο οριζόντιο μπλοκ κειμένου στο επάνω μέρος του εγγράφου. Προσθέστε το λογότυπο της εταιρείας σας, αν υπάρχει, στην αριστερή γωνία του οριζόντιου μπλοκ.
Προσθέστε το όνομα του παραλήπτη σας, το όνομα της εταιρείας σας, αν υπάρχει, τον αριθμό φαξ και τον αριθμό τηλεφώνου στην αριστερή στήλη κάτω από το οριζόντιο μπλοκ. Επίσης γράψτε "Re:" και συμπεριλάβετε ένα θέμα για το φαξ σας (για παράδειγμα, "Οι σημερινές παραγγελίες" ή "Αριθμοί πωλήσεων Ιουλίου").
Γράψτε στο όνομά σας, το όνομα της εταιρείας, αν υπάρχει, τον αριθμό φαξ και τον αριθμό τηλεφώνου στη δεξιά στήλη. Συμπεριλάβετε τον αριθμό των σελίδων, συμπεριλαμβανομένου του φύλλου εξώθησης που στέλνετε. Γράψτε την ημερομηνία κατά την οποία στέλνετε το φαξ. Αν στέλνετε το φαξ σε επιπρόσθετα άτομα, προσθέστε το "CC:" και σημειώστε τα ονόματα των παραληπτών και των εταιρικών ονομάτων, εάν υπάρχουν.
Συμπεριλάβετε οποιοδήποτε πρόσθετο μήνυμα έχετε για τον παραλήπτη στο πλαίσιο στο κάτω μέρος της σελίδας.
Επαλείψτε το έγγραφό σας για τυπογραφικά λάθη, ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη, καθώς τέτοια λάθη μπορεί να σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικά.
Συμβουλές
-
Μπορείτε να εκτυπώσετε το εξώφυλλο και να γράψετε στο κείμενό σας, ή μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες σας στο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου. Το τελευταίο είναι προτιμότερο, καθώς μερικές φορές το χειρόγραφο δεν μεταδίδει τόσο σαφώς όσο το τυπωμένο κείμενο.
