Οι επιχειρήσεις πρέπει να παρέχουν στους υπαλλήλους και τους ανεξάρτητους εργολάβους έντυπα εισοδήματος για την υποβολή φορολογικών δηλώσεων. Οι εργαζόμενοι λαμβάνουν έντυπα W-2 και οι ανεξάρτητοι εργολάβοι λαμβάνουν έντυπα 1099-MISC. Αυτά τα έντυπα απαιτούν όνομα, διεύθυνση και ομοσπονδιακό αριθμό φορολογικού μητρώου, ο οποίος είναι επίσης γνωστός ως αριθμός κοινωνικής ασφάλισης για ιδιώτες και αριθμός αναγνώρισης εργοδότη για επιχειρήσεις.Αποτρέψτε πιθανά προβλήματα αρχειοθέτησης για όλα τα μέρη επαληθεύοντας τις πληροφορίες αριθμού φορολογικού μητρώου (TIN) στις φόρμες που δημιουργείτε. Τα δημόσια αρχεία αναζήτησης έχουν διαφορετικούς πόρους για την επιβεβαίωση των ιδιοκτητών TIN.
Εσωτερική Υπηρεσία Εσόδων
Αναζήτηση μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα: Το IRS διαθέτει ένα εργαλείο για την αναζήτηση μη κερδοσκοπικών οντοτήτων που ονομάζεται Έλεγχος επιλογής οργανισμού εξαίρεσης. Καταχωρίζοντας ένα TIN, το εργαλείο παρέχει το μη κερδοσκοπικό όνομα και τα τελευταία γνωστά στοιχεία διεύθυνσης. Αναφέρει επίσης το καθεστώς απαλλαγής από φόρους, προσδιορίζοντας οντότητες που έχουν χάσει μη κερδοσκοπικό καθεστώς. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν μη κερδοσκοπικές πληροφορίες για το TIN όταν αφαιρούν τις δωρεές καθώς και όταν εκδίδουν έντυπα 1099-MISC εάν η φιλανθρωπική οντότητα είχε συνάψει συμβάσεις για υπηρεσίες.
Κερδοσκοπική και ατομική αναζήτηση: Το IRS διαθέτει επίσης μια υπηρεσία TIN που ταιριάζει με τις επιχειρήσεις ώστε να ταιριάζουν με τις φορολογικές πληροφορίες των ατόμων ή των επιχειρήσεων. Αυτή η υπηρεσία ταιριάζει με τις πληροφορίες TIN με πιθανές παραλλαγές ονόματος. Αυτή η υπηρεσία λειτουργεί μόνο αν έχετε ένα όνομα που ταιριάζει με το TIN. Αυτό βοηθά στην αποφυγή απάτης από υπαλλήλους ή πωλητές που παρέχουν ανακριβείς πληροφορίες. Αυτή η υπηρεσία είναι διαθέσιμη στο διαδίκτυο και έχει άμεσα αποτελέσματα για αναζητήσεις μέχρι 25 ονόματα. Οι μεγάλες αναζητήσεις απαιτούν 24 ώρες για αντιστοίχιση έως και 100.000 TIN.
Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς
Το Σύστημα EDGAR είναι η αναζήτηση βάσεων δεδομένων που διατηρείται από την SEC για καταχωρημένες εταιρείες που συγκεντρώνουν $ 1 εκατομμύριο ή περισσότερα. Οι εταιρείες κάτω από αυτό το όριο δεν υποχρεούνται να εγγραφούν. Αυτό το σύστημα απαιτεί από την πλευρά της αναζήτησης να έχει κάποιες πληροφορίες της εταιρείας για να διεξάγει την αναζήτηση. Δεν υπάρχει τρόπος αναζήτησης αποκλειστικά με βάση το TIN. Αυτό περιορίζει το σύστημα EDGAR, αλλά είναι ένας ελεύθερος πόρος που διατίθεται στις επιχειρήσεις.
Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης
Η υπηρεσία επαλήθευσης αριθμού υπηρεσίας κοινωνικής ασφάλισης λειτουργεί παρόμοια με το σύστημα IRS, αλλά είναι αποκλειστικός για τους αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης, οι οποίοι εξυπηρετούν ιδιώτες και όχι επιχειρηματικές οντότητες. Μια επιχείρηση μπορεί να επαληθεύσει έως και 10 αριθμούς με ονόματα ή παραλλαγές ονομάτων στο διαδίκτυο αμέσως δωρεάν. Οι εργοδότες μπορούν να επιβεβαιώσουν τις πληροφορίες των εργαζομένων πριν υποβάλουν πληροφορίες W-2.
Ο κάθε ανεξάρτητος εργολάβος δεν έχει δημιουργήσει μια επίσημη επιχειρηματική οντότητα. Αυτοί οι εργολάβοι «κάνουν επιχειρηματικές δραστηριότητες» ως ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν συχνά τον δικό τους αριθμό κοινωνικής ασφάλισης αντί για ξεχωριστό TIN για επιχειρηματικούς σκοπούς. Η Υπηρεσία Επαλήθευσης Αριθμού Υπηρεσιών Κοινωνικής Ασφάλισης επιβεβαιώνει τις πληροφορίες σε αυτές τις περιπτώσεις.
Περαιτέρω Αντιμετώπιση προβλημάτων
Είναι πιθανό οι φορολογικές δηλώσεις να απορριφθούν αν οι πληροφορίες TIN είναι λανθασμένες. Εάν οι αναζητήσεις βάσης δεδομένων αποτυγχάνουν να παράσχουν την επιθυμητή επαλήθευση TIN, αντιμετωπίσετε τα υπάρχοντα επιχειρησιακά αρχεία. Αυτό μπορεί να είναι χρονοβόρο, αλλά τα ποσοστά επιτυχίας αυξάνονται με περισσότερες πληροφορίες.
Ξεκινήστε με τις παλιές φορολογικές δηλώσεις και τα αρχεία για την απασχόληση. Ανατρέξτε στο TIN με προηγούμενες πληροφορίες για τους υπαλλήλους ή τους πωλητές. Ταίριασμα κάθε TIN με τις πληροφορίες που παρέχονται στο έντυπο I-9 όταν ο μισθωτός ή πωλητής είχε προσληφθεί. Καλέστε την επιχείρηση του ατόμου ή του πωλητή και εξηγήστε το πρόβλημα με την επαλήθευση. Ζητήστε ενημερωμένες πληροφορίες όπως αντίγραφα των καρτών κοινωνικής ασφάλισης για ορθή επανεπεξεργασία.
