Ο εξοπλισμός γραφείου είναι συχνά ένα από τα μεγαλύτερα έξοδα οποιασδήποτε επιχείρησης. Το κόστος αυτό επιδεινώνεται από το γεγονός ότι ο εξοπλισμός θα φθαρεί ή θα σπάσει. Γράφοντας μια λεπτομερή πρόταση που περιγράφει τις ανάγκες της εταιρείας και ζητώντας επισήμως την αγορά του εξοπλισμού από τον προϋπολογισμό της εταιρείας, είναι ένας τρόπος να αντικατασταθούν αυτά τα στοιχεία. Μια γραπτή πρόταση επιτρέπει σε πολλούς υπαλλήλους να ενημερώνονται για τις ανάγκες της εταιρείας και να λαμβάνουν αποφάσεις βασισμένες σε σημαντικές πληροφορίες, όπως το κόστος του εξοπλισμού και το όφελος του για την εταιρεία.
Αξιολογήστε την ανάγκη. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν αναλυτικούς προϋπολογισμούς οριστικούς για το τι μπορούν να αγοράσουν και πότε. Προσδιορίστε την πραγματική ανάγκη της εταιρείας μελετώντας κάθε κομμάτι του εξοπλισμού και ρωτώντας αν θα μπορούσε να επισκευαστεί, αν θα διαρκέσει άλλα έξι μήνες έως ένα χρόνο ή αν θα ήταν πιο δαπανηρή η επισκευή έναντι αντικατάστασης. Οποιοδήποτε στοιχείο που μπορεί να επισκευαστεί ή που θα διαρκέσει λίγο περισσότερο θα πρέπει να επισημαίνεται από τον κατάλογο του νέου εξοπλισμού που ζητείται.
Προσδιορίστε τα κέρδη της εταιρείας. Τι θα εξοικονομήσει η εταιρεία εάν αντικατασταθεί τώρα ο εξοπλισμός; Τι θα κερδίσει; Εάν αντικαταστήσετε έναν επιτραπέζιο εκτυπωτή με έναν ανεξάρτητο επιχειρησιακό εκτυπωτή που μπορεί να εκτυπώσει πολλαπλά αντίγραφα σε ένα κλάσμα της ώρας, ορίστε αυτό ως κέρδος, καθώς ο σωστός χρόνος είναι ευεργετικός. Να είστε πολύ σαφής και συνοπτικός στην εξήγηση του τι θα φέρει κάθε κομμάτι του εξοπλισμού στην εταιρεία.
Ερευνήστε νέο εξοπλισμό. Γνωρίστε και καταγράψτε τις τιμές, τις προδιαγραφές, τους τύπους μοντέλων, τους εμπόρους λιανικής πώλησης και τους κατασκευαστές για κάθε κομμάτι εξοπλισμού που ζητάτε. Μάθετε ποιοι πωλητές έχουν τα στοιχεία στις χαμηλότερες τιμές και που βρίσκονται κοντά στην τοποθεσία σας ή έχουν δωρεάν αποστολή. Επίσης, γνωρίζετε τυχόν μειονεκτήματα ή προβλήματα που συνήθως σχετίζονται με τον εξοπλισμό.
Γράψτε το συνοπτικό προσχέδιο της πρότασής σας, συμπεριλαμβανομένων τμημάτων για εισαγωγή ή περίληψη, στόχους ή στόχους, ανάγκες της εταιρείας, κέρδη ή παροχές της εταιρείας και κόστος. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να ορίσετε μια εφικτή χρονολογική σειρά για την αγορά. Δεν είναι απαραίτητο να αγοραστεί κάθε κομμάτι του εξοπλισμού αμέσως.
Πληκτρολογήστε την πρότασή σας, προσέχοντας τη μορφοποίηση. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι επικεφαλίδες είναι γραμμένες με έντονα γράμματα και ευθυγραμμισμένες. Ορθογραφικός έλεγχος της εργασίας σας χρησιμοποιώντας το εργαλείο ελέγχου ορθογραφικού ελέγχου του υπολογιστή και διαβάζοντας την πρότασή σας μόνοι σας. Για να μην χάσετε τίποτα, ορίστε την πρότασή σας κατά μέρος αρκετές ώρες ή ημέρες και στη συνέχεια ξαναδιαβάστε.
Προειδοποίηση
Κρατήστε τα αιτήματά σας εύλογα - αν η επιχείρησή σας δεν έχει πραγματικά ανάγκη για ένα μεγάλο, βιομηχανικό μοντέλο εξοπλισμού, μην το αναφέρετε.
Να είστε ειλικρινείς στις αξιολογήσεις σας για τον τρέχοντα εξοπλισμό. Οι αναγνώστες της πρότασής σας πρέπει να είναι σε θέση να εμπιστεύονται τις απόψεις σας.
