Η λογιστική καταγραφή των αποθεμάτων καυσίμων απαιτεί μια λειτουργική μέθοδο ογκομετρικής μέτρησης, τόσο κατά την παραλαβή όσο και την έκδοση καυσίμων. Οι περιβαλλοντικοί παράγοντες μπορούν να προκαλέσουν μια αντιληπτή έλλειψη αποθέματος. για παράδειγμα, σε υψηλές θερμοκρασίες, μερικά από τα καύσιμα σε δεξαμενές χωρίς συμπίεση μπορούν να εξατμιστούν και συνεπώς να μην είναι διαθέσιμα για τη μέτρηση του όγκου υγρών ή ακόμα και να διαφεύγουν όταν το δοχείο είναι ανοιχτό για να λάβει μια χειροκίνητη μέτρηση. Εναλλακτικά, ο κρύος καιρός μπορεί να προκαλέσει συστολή όγκου στο απόθεμα υγρών καυσίμων. Η πρόληψη κλοπής μέσω της χρήσης μηχανισμών κλειδώματος είναι επίσης σημαντική για τη διατήρηση ενός ακριβούς αποθέματος καυσίμων.
Εγγραφή συναλλαγών καυσίμων σε ένα ημερολόγιο πλοίου. Οι εταιρείες με πολλαπλές τοποθεσίες θα πρέπει να έχουν ένα ημερολόγιο για κάθε τοποθεσία διανομής, ενημερωμένο περιοδικά από το διοικητικό προσωπικό του ιστότοπου. Οι οδηγοί των εταιρειών θα πρέπει να τηρούν ένα ημερολόγιο συναλλαγών προσωπικών καυσίμων. Τα κοινόχρηστα οχήματα θα πρέπει να έχουν τα δικά τους στοιχεία σύνδεσης εκτός από τα ανεξάρτητα ημερολόγια οδηγού, έτσι ώστε τα δύο σύνολα δεδομένων να μπορούν να διασταυρώνονται αργότερα. Τα ημερολόγια του οχήματος και του οδηγού θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνουν την απόσταση που διανύεται καθημερινά για την παρακολούθηση της απόδοσης καυσίμου.
Συνδυάστε περιοδικά τα δεδομένα από τα ημερολόγια σε υπολογιστικό φύλλο υπολογιστών για να σχηματίσουν μια μεγαλύτερη εικόνα της χρήσης οργανικών καυσίμων. Οι εταιρείες με αποθήκες καυσίμων μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα του ημερολογίου για να καθορίσουν πόσα καύσιμα παραμένουν στο απόθεμα.
Ελέγξτε και καταγράψτε με μη αυτόματο τρόπο το πραγματικό καύσιμο αποθήκευσης, χρησιμοποιώντας τόσο τους μηχανοκίνητους δείκτες όσο και ένα χειροκίνητο απορρυπαντικό. Η σύγκριση του πραγματικού αποθέματος καυσίμων στο χέρι με την εκτίμηση του λογιστικού φύλλου με βάση το ημερολόγιο μπορεί να ειδοποιήσει την εταιρεία για ελαττωματικό εξοπλισμό αντλίας ή κλοπές. Σύμφωνα με την Cantest Solutions Inc., η εξάτμιση των καυσίμων δεν θα πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα μεγαλύτερη από 0,125% αποκλίσεις μέτρησης ακόμη και σε μια μέση καλοκαιρινή ημέρα. Οι διαφορές που είναι σημαντικά υψηλότερες από αυτές μπορεί να υποδηλώνουν κάποιο πρόβλημα.
Κρατήστε τις αντλίες και τα καλύμματα αερίου ανά πάσα στιγμή όταν δεν χρησιμοποιείτε. Αυτό αποτρέπει τη συρρίκνωση του αποθέματος λόγω κλοπής.
Συγκρίνετε δεδομένα από το ένα μήνα στο άλλο χρησιμοποιώντας τα δεδομένα από τα ημερολόγια και τα υπολογιστικά φύλλα. Η αντιστοίχιση των δεδομένων μπορεί να αποκαλύψει τις τάσεις σχετικά με τη χρήση καυσίμων και μπορεί ακόμη και να παράσχει έναν χρήσιμο δείκτη για τη συντήρηση του οχήματος, καθώς τα αρχεία θα παρακολουθούν την κατανάλωση καυσίμου κάθε οχήματος.
Συμβουλές
-
Η δημιουργία πολλών υπολογιστικών φύλλων βάσει των δεδομένων του ημερολογίου πλοίου μπορεί να επιτρέψει στο λογιστικό προσωπικό να παρακολουθεί διαφορετικούς παράγοντες που σχετίζονται με την επιχείρηση. Ορισμένες επιχειρήσεις, όπως ένα βενζινάδικο, μπορεί να είναι ικανοποιημένοι να καταγράφουν απλά καύσιμα και να εκτοξεύουν αναφορές, ενώ οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν οχήματα στόλου μπορούν να αποκτήσουν χρήσιμες γνώσεις από την πιο σύνθετη τήρηση αρχείων και την υποβολή εκθέσεων.
Προειδοποίηση
Είναι σημαντικό να λαμβάνονται χειροκίνητες αναγνώσεις από καιρό σε καιρό, ιδιαίτερα κατά τη διαχείριση υπόγειων δεξαμενών καυσίμων. Οι μηχανισμένες συσκευές ανάγνωσης μπορούν να αποτύχουν και οι δεξαμενές μπορούν να διαρρεύσουν, πράγμα που σημαίνει ότι η απλή δοκιμή όγκου με έναν κυβερνήτη λαδιού μπορεί να προλάβει ένα πρόβλημα προτού να χτυπήσει χιονόμπαλα σε κάτι πιο σοβαρό.
