Όταν ήρθε η ώρα να ανανεώσετε μια σύμβαση με έναν πελάτη ή έναν πωλητή, πρέπει πρώτα να κάνετε κάποια έρευνα. Χτενίστε την αρχική σύμβασή σας και σημειώστε οτιδήποτε χρειάζεται να αλλάξει ή έχει ξεπεραστεί. Μπορεί να θέλετε να επαναφέρετε τους όρους της αρχικής σύμβασης ή της τιμολόγησης της ενημέρωσης και άλλων βασικών στοιχείων. Στη συνέχεια, εάν εξακολουθείτε να θέλετε να ανανεώσετε, ήρθε η ώρα να γράψετε μια επίσημη επιστολή για ανανέωση της σύμβασης.
Τι να αναθεωρήσετε
Εδώ είναι μερικά στοιχεία που πρέπει να εξετάσετε κατά την εξέταση της αρχικής σύμβασης:
- Διάρκεια και όροι ανανέωσης: Πόσο καιρό ήταν η διάρκεια της αρχικής σύμβασης; Μήπως ο χρόνος εργασίας για την επιχείρησή σας ή θα προτιμούσατε ένα μακρύτερο ή μικρότερο συμβόλαιο αυτή τη φορά;
- Στόχοι / Παραδοτέα: Οι στόχοι πληρούνται στην αρχική σύμβαση; Ας πούμε ότι πρόκειται για πωλητή που έπρεπε να παραδίδει καφέ στα γραφεία σας σε εβδομαδιαία βάση. Ήταν η σωστή ποσότητα παραδοθεί εγκαίρως κάθε εβδομάδα;
- Τιμολόγηση: Η τιμή του καφέ αυξήθηκε μετά την κατάρτιση της αρχικής σύμβασης. Επειδή είστε αξιόπιστος πελάτης, σκεφτείτε να ζητήσετε την ίδια τιμή ή μια έκπτωση. Ένα από τα οφέλη της σύναψης συμβατικής σχέσης με έναν πωλητή είναι η αυξημένη δυνατότητα για μειωμένες τιμές.
- Άλλοι πιθανοί προμηθευτές: Εάν είναι καιρός να ανανεώσετε μια σύμβαση, αυτή είναι η ευκαιρία σας να ερευνήσετε και να συγκρίνετε τα ποσοστά των άλλων προμηθευτών. Μπορεί να είστε ικανοποιημένοι με τον προμηθευτή σας, αλλά αν βρείτε χαμηλότερα ποσοστά αλλού, η αλλαγή των προμηθευτών ίσως αξίζει τον κόπο. Ή μπορείτε να φέρετε τις τιμές του άλλου πωλητή στον τρέχοντα προμηθευτή σας και μπορεί να αποφασίσουν να μειώσουν την τιμή.
Δείγμα επιστολής ανανέωσης σύμβασης
Μια επιστολή ανανέωσης σύμβασης μπορεί να είναι σύντομη και συνοπτική. Αυτή δεν είναι η ίδια η σύμβαση, η οποία είναι μεγαλύτερη και απαιτεί περισσότερη σκέψη. Είναι απλώς η επιστολή που ζητά να ανανεωθεί. Έτσι, ο στόχος είναι απλά να ανοίξει μια γραμμή επικοινωνίας. Τοποθετήστε το σαν επιχειρηματικό γράμμα.
Το όνομα και η διεύθυνσή σας Ημερομηνία Όνομα και διεύθυνση του πωλητή
Αγαπητέ x:
Δηλώστε την ημερομηνία υπογραφής της σύμβασής σας και σημειώστε πότε θα λήξει: Η σύμβασή μας για την παράδοση καφέ στις τοποθεσίες X, την οποία υπογράψαμε στις 15 Απριλίου 2017, πρόκειται να λήξει στις 15 Απριλίου του τρέχοντος έτους.
Ζητήστε να ανανεώσετε και να ζητήσετε νέους όρους: Ενδιαφερόμαστε για την ανανέωση αυτής της σύμβασης, αλλά έχουμε λίγα αιτήματα. Θα θέλαμε να παρατείνουμε τη διάρκεια της σύμβασης σε δύο χρόνια. Λόγω αυτής της επέκτασης και της συνεχιζόμενης αφοσίωσής μας στην επιχείρησή σας, ζητούμε έκπτωση στη μηνιαία πληρωμή.
Ζητήστε μια συνάντηση ή μια τηλεφωνική κλήση: Προκειμένου να προχωρήσουμε σε αυτούς τους νέους προτεινόμενους όρους, θα ήθελα να καθίσω μαζί την επόμενη εβδομάδα, ει δυνατόν. Ας λύσουμε τις λεπτομέρειες και στη συνέχεια να υπογράψουμε ένα νέο συμβόλαιο. Προσβλέπουμε σε επιχειρηματική συνεργασία μαζί σας.
Με εκτιμιση,
Χ
Πάντα ανασκόπηση πριν ανανεώσετε
Η ανανέωση των συμβάσεων αποτελεί σημαντικό μέρος της επιτυχημένης επιχείρησης. Είναι δελεαστικό να ανανεώνετε απλά συμβάσεις κάθε χρόνο αν τα πράγματα λειτουργούν ομαλά, αλλά είναι πάντα καλή ιδέα να κοιτάξετε προσεκτικά τους όρους και να τα βελτιώσετε. Μπορεί να αισθάνεστε σαν να μην έχετε χρόνο να το κάνετε αυτό με κάθε σύμβαση, αλλά ο χρόνος που θα πάρετε για να αναθεωρήσετε τους όρους σας με κάθε πωλητή θα αποδώσει μακροπρόθεσμα.
