Πολλές επιχειρήσεις έχουν αναπτύξει μια απίστευτη εξάρτηση από την τεχνολογία και την αυτοματοποίηση πολλών διαδικασιών. Εάν κάποια από αυτές τις τεχνολογίες διαταράσσεται για ακόμη και λίγο χρόνο, οι επιχειρήσεις θα μπορούσαν να εκτεθούν σε μεγάλες οικονομικές απώλειες και η επιβίωσή τους μπορεί να διακυβευτεί. Η διοίκηση ενός οργανισμού πρέπει να γνωρίζει τις πιθανές καταστροφές και τις αρχές της διαχείρισης των καταστροφών προκειμένου να αποφευχθεί η εμφάνιση μιας τέτοιας κατάστασης. Πρέπει να είναι σε θέση να καταλήξουν σε ένα σχέδιο που θα ελαχιστοποιήσει αυτές τις διαταραχές, ειδικά εκείνες που επηρεάζουν τις κρίσιμες λειτουργίες, και πρέπει να είναι σε θέση να ανακτήσουν τις λειτουργίες της επιχείρησης με τρόπο τόσο έγκαιρο και επιτυχημένο. Αλλά τι είναι η διαχείριση καταστροφών;
Συμβουλές
-
Η διαχείριση καταστροφών είναι το πλήρες σύνολο πολιτικών, διαδικασιών και πρακτικών που εφαρμόζονται πριν από την εμφάνιση μιας καταστροφής, όταν συμβαίνει και αφού συμβεί.
Ορισμός της διαχείρισης καταστροφών
Μια καταστροφή είναι οποιοδήποτε περιστατικό που προκαλεί εκτεταμένη δυσφορία και καταστροφή. Ο ορισμός της διαχείρισης καταστροφών δεν αφορά τη διακοπή ενός τέτοιου γεγονότος όταν συμβεί. Αντίθετα, πρόκειται για τη μείωση του αντίκτυπου αυτών των γεγονότων σε μια εταιρεία ή μια κοινότητα. Όταν δεν δημιουργείτε ένα σχέδιο αντιμετώπισης καταστροφών, θα μπορούσατε τελικά να αντιμετωπίζετε τα χαμένα έσοδα και τα τεράστια ανθρώπινα θύματα. Η διαχείριση καταστροφών καλύπτει μια ολόκληρη σειρά εκδηλώσεων, μεταξύ των οποίων οι αποτυχίες της επικοινωνίας, οι δημόσιες διαταραχές, η τρομοκρατία, οι φυσικές καταστροφές και οι τεχνητές καταστροφές, όπως οι ηλεκτρικές πυρκαγιές και η βιομηχανική σαμποτάζ.
Για να αποφύγετε την απώλεια εσόδων, εργαζομένων, πελατών και επενδύσεων κεφαλαίου στην επιχείρησή σας, θα πρέπει να εντοπίσετε τυχόν δυνητικούς κινδύνους που αντιμετωπίζει η επιχείρησή σας και να τις προβλέψετε. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να λάβετε ορισμένα μέτρα για να τα αποτρέψετε και επίσης να προετοιμάσετε σχέδια που θα σας επιτρέψουν να μετριάσετε τον αντίκτυπο αυτών των καταστροφών εάν τελικά συμβούν. Θα είστε σε θέση να εξασφαλίσετε τη συνέχεια της επιχείρησής σας και να μειώσετε την απώλεια εσόδων. Είναι σημαντικό ο οργανισμός σας να έχει διαδικασίες για να καθορίσει πότε είναι ασφαλές να πούμε ότι έχει συμβεί μια καταστροφή και πότε πρέπει να ξεκινήσει το πρωτόκολλο διαχείρισης καταστροφών. Αυτή είναι η μεγαλύτερη σημασία της διαχείρισης καταστροφών.
Μια καταστροφή είναι βασικά η διαφορά μεταξύ του συνολικού ποσού της ευπάθειας μιας επιχείρησης ή της κοινότητας σε κίνδυνο και της πραγματικής εμφάνισης του κινδύνου και της ικανότητας της κοινότητας ή της επιχείρησης να χειριστεί αυτόν τον κίνδυνο.
Η οικονομική ή κοινωνική ανάπτυξη μιας επιχείρησης ή μιας κοινότητας μπορεί να είναι σημαντικά στοιχεία στην ετοιμότητα αυτής της επιχείρησης ή κοινότητας για καταστροφή. Ωστόσο, αυτές πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή, ειδικά όταν όλοι οι κίνδυνοι δεν είναι γνωστοί. Ενώ η ανάπτυξη μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο μιας καταστροφής, μπορεί μερικές φορές να αυξήσει αυτόν τον κίνδυνο και ακόμη και να επιδεινωθεί εάν συμβεί. Από την άλλη πλευρά, παρόλο που μπορεί να φανεί ότι οι φυσικές καταστροφές ωθούν μια επιχείρηση ή μια κοινότητα πίσω από την άποψη της ανάπτυξης, μερικές φορές μπορούν επίσης να δώσουν ώθηση στην επιχείρηση ή στην κοινότητα να διερευνήσει τις ευκαιρίες ανάπτυξης που δεν είχαν εξετάσει προηγουμένως.
Ο όρος "διαχείριση καταστροφών" χρησιμοποιείται για να καλύψει όλες τις πτυχές που σχετίζονται με τον σχεδιασμό και την αντιμετώπιση καταστροφών. Αυτό περιλαμβάνει τα μέτρα που έχουν ληφθεί πριν συμβεί το συμβάν και αυτά που λήφθηκαν μετά το συμβάν. Η διαχείριση καταστροφών δεν αφορά μόνο την ανταπόκριση στο γεγονός και την παροχή βοήθειας στους πάσχοντες. Πρόκειται επίσης για τη μείωση των συνολικών αρνητικών επιπτώσεων της εκδήλωσης και την αποτροπή της επανάληψης ή των συνεπειών της στο μέλλον.
Τρεις βασικοί στόχοι της διαχείρισης καταστροφών
Οι τρεις κύριοι στόχοι της διαχείρισης καταστροφών δημιουργούν μια πιο ανθεκτική και αποτελεσματική ανάκαμψη, προγραμματίζοντας προληπτικά για τον μετριασμό των κινδύνων που αντιμετωπίζει μια επιχείρηση και τη μείωση της ζημίας που υπέστη μέσω αποτελεσματικότερων προσπαθειών σχεδιασμού και απόκρισης.
Υπάρχουν πολλοί τύποι κρίσεων ή τύπων καταστροφών που πρέπει να εντοπιστούν κατά τη διαδικασία σχεδιασμού, προκειμένου να εφαρμοστούν διάφορες στρατηγικές διαχείρισης καταστροφών για καθένα από αυτά. Υπάρχουν οκτώ είδη καταστροφών συνολικά:
- Τρομοκρατικές επιθέσεις
- Φήμες
- Βία στο χώρο εργασίας
- Οργανωτικά λάθη
- Χαιρεκακία
- Αντιμετώπιση
- Τεχνολογικές κρίσεις
- Φυσικές καταστροφές
Η διαδικασία που ακολουθείται από τους διαχειριστές έκτακτης ανάγκης είναι αρκετά απλή και κοινή σε όλους τους οργανισμούς. Τους βοηθά να προβλέψουν την καταστροφή, να εκτιμήσουν τη σοβαρότητα της καταστροφής, να ανταποκριθούν στην καταστροφή και να ανακάμψουν από αυτήν με έγκαιρο, αποτελεσματικό και ανθεκτικό τρόπο.
Υπάρχουν πέντε φάσεις διαχείρισης της καταστροφής:
1. Η πρόληψη της καταστροφής
Αυτή είναι η φάση όπου αποτρέπεται ο ανθρώπινος κίνδυνος της καταστροφής. Χρησιμοποιείται συνήθως όταν αντιμετωπίζετε τρομοκρατικές επιθέσεις και φυσικές καταστροφές. Θα λάβετε προληπτικά μέτρα που έχουν σχεδιαστεί κατάλληλα για να προσφέρουν στους ανθρώπους κάποιο είδος μόνιμης προστασίας από την εν λόγω καταστροφή. Πρέπει να σημειώσετε ότι δεν μπορείτε να αποτρέψετε κάθε είδους καταστροφές, ιδίως φυσικές καταστροφές. Ωστόσο, μπορείτε και θα πρέπει να μετριάσετε τον κίνδυνο να χάσει κανείς τη ζωή του ή να υποστεί σοβαρό τραυματισμό, σχεδιάζοντας για εκκένωση, σχεδιασμό για το περιβάλλον και εφαρμογή κατάλληλων προτύπων σχεδιασμού.
2. Ο μετριασμός της καταστροφής
Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διάφορους τύπους καταστροφών. Εξετάστε τις ηλεκτρικές καταστροφές, για παράδειγμα. Μπορείτε να ελέγχετε τακτικά την ποιότητα της ηλεκτρικής ενέργειας και να αναλαμβάνετε διαδικασίες συντήρησης που εμποδίζουν την εμφάνιση καταστροφής. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορούσατε να αποτρέψετε ηλεκτρικές πυρκαγιές ή τουλάχιστον να μειώσετε τον κίνδυνο εμφάνισής τους. Περισσότερο από το 85% των πυρκαγιών προκαλούνται από ηλεκτρικές δυσλειτουργίες που θα μπορούσαν να αποφευχθούν με τη λήψη των κατάλληλων μέτρων.
Όταν ζείτε σε μια περιοχή επιρρεπή σε σεισμούς, θα μπορούσατε να αναλάβετε ορισμένα προληπτικά μέτρα, όπως η εγκατάσταση μιας βαλβίδας σεισμού που θα κλείσει την παροχή φυσικού αερίου σε ένα κτίριο για να αποφευχθεί η πυρκαγιά. Θα μπορούσατε επίσης να εγκαταστήσετε σεισμικές μετατροπές σε σπίτια και να τις τοποθετήσετε με ισχυρά συστήματα ασφαλείας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την τοποθέτηση στους τοίχους αντικείμενα όπως θερμοσίφωνες, ψυγεία, έπιπλα και οτιδήποτε είναι χαλαρό. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μάνταλα στα ντουλάπια. Εάν ζείτε σε μια περιοχή που είναι επιρρεπής σε πλημμύρες, μπορείτε να επιλέξετε να χτίσετε το σπίτι σας με ξυλοπόδαρα.
Αυτά τα μέτρα μετριασμού μπορούν να συμβάλουν σημαντικά στη μείωση των αρνητικών επιπτώσεων των καταστροφών. Είναι καλύτερο να είσαι ενεργός πολύ πριν πεθάνει η καταστροφή.
3. Ετοιμότητα για την καταστροφή
Αυτή η φάση αφορά την προετοιμασία του εξοπλισμού και των διαδικασιών που θα εφαρμοστούν σε περίπτωση καταστροφής. Αυτά θα χρησιμοποιηθούν για τον μετριασμό των επιπτώσεων της καταστροφής εάν επιβληθεί τελικά. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη διευκόλυνση αποτελεσματικών απαντήσεων σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Τα μέτρα που ελήφθησαν για την εξασφάλιση της κατάλληλης ετοιμότητας περιλαμβάνουν:
- Αξιολόγηση των κινδύνων από την καταστροφή
- Ενσωμάτωση περιβαλλοντικών και κοινωνικών θεμάτων στις στρατηγικές και τις λειτουργίες που αναλαμβάνει η επιχείρησή σας
- Εφαρμογή συστημάτων και πρωτοκόλλων που μετριάζουν τους κινδύνους
- Δημιουργία σχεδίων για το πώς θα ανταποκριθείτε και θα ανακάμψετε από την καταστροφή
- Ανάληψη διαχείρισης κινδύνου καταστροφών. Πρόκειται για την εφαρμογή πρακτικών, διαδικασιών και πολιτικών διαχείρισης στη διαδικασία προσδιορισμού των κινδύνων καταστροφών και στη συνέχεια στην ανάλυση, αξιολόγηση, αντιμετώπιση και παρακολούθηση. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναλάβετε τη μείωση του κινδύνου καταστροφών, η οποία συνεπάγεται τη λήψη μέτρων για τη μείωση των ζημιών που προκλήθηκαν από αυτές τις καταστροφές, αντιμετωπίζοντας την ευπάθεια των ανθρώπων σε κινδύνους. Προκειμένου να αναλάβετε επιτυχώς τη διαχείριση του κινδύνου καταστροφών, θα πρέπει να ξεκινήσετε πολύ πριν συμβεί η καταστροφή και να συνεχιστεί πολύ μετά την καταστροφή. Θα περιλαμβάνει επίσης την εκμάθηση σημαντικών διδαγμάτων που θα βοηθήσουν στην πρόληψη της καταστροφής στο μέλλον.
4. Ανταπόκριση στην καταστροφή
Αυτή η φάση είναι μια περίπλοκη εκδοχή αναζήτησης και διάσωσης και επικεντρώνεται στην αντιμετώπιση των ανθρωπιστικών αναγκών που πρέπει να εκπληρωθούν μετά την εκδήλωση. Πρόκειται για τις δράσεις που αναλήφθηκαν κατά τη διάρκεια της καταστροφής και στη συνέχεια για να μειωθούν οι αρνητικές επιπτώσεις της καταστροφής και να παρασχεθεί υποστήριξη και ανακούφιση από τους ανθρώπους. Περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τη διάσωση, την ιατρική βοήθεια, το καταφύγιο, το νερό και τα τρόφιμα. Είναι συχνά μια συντονισμένη διαδικασία και περιλαμβάνει την υποστήριξη του πληγέντος πληθυσμού βοηθώντας τους να ανακατασκευάσουν τις φυσικές δομές και τις υποδομές τους και να τους βοηθήσει να αποκαταστήσουν τη φυσική, οικονομική, κοινωνική και συναισθηματική τους ευημερία. Περιλαμβάνει επίσης την ανασυγκρότηση των επιχειρήσεων τους και την παροχή συμβουλών.
5. Ανάκτηση από την Καταστροφή
Αυτή η φάση αρχίζει αμέσως μετά την υποβάθμιση της καταστροφής ή όταν δεν υπάρχει πλέον άμεση απειλή για την ανθρώπινη ζωή. Ο στόχος αυτής της φάσης είναι να αποκατασταθεί η ομαλότητα που είχε επικρατήσει στον πληθυσμό πριν από την καταστροφή με τον ταχύτερο και πιο ανθεκτικό τρόπο.
Πώς να προετοιμαστείτε για καταστροφή ως εταιρεία
Υπάρχουν διάφορες συνιστώσες αυτής της διαδικασίας και όλοι συνεργάζονται για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία είναι καλά προετοιμασμένη για την καταστροφή και ότι η εταιρεία ανακάμπτει από αυτήν με έγκαιρο και ανθεκτικό τρόπο.
1. Η εκτίμηση του κινδύνου
Προτού να μπορέσετε να προγραμματίσετε μια καταστροφή, θα πρέπει να αξιολογήσετε τους κινδύνους που συνεπάγονται προκειμένου να αποκτήσετε μια οικεία κατανόηση του περιβάλλοντος και των συνθηκών υπό τις οποίες προγραμματίζετε την καταστροφή. Θα πρέπει να ξεκινήσετε καθορίζοντας το πλαίσιο εντός του οποίου υπάρχει ο κίνδυνος, προσδιορίζοντας όλους τους δυνητικούς κινδύνους και στη συνέχεια αναλύοντας τους, καθορίζοντας την πιθανότητα εμφάνισής τους και τον αντίκτυπο που θα είχαν. Μπορείτε τελικά να δώσετε προτεραιότητα στον τρόπο αντιμετώπισης των κινδύνων και να τις αντιμετωπίσετε κατάλληλα.
Δεν μπορείτε να εξαλείψετε όλους τους κινδύνους. Ωστόσο, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τις επιπτώσεις τους λαμβάνοντας διάφορα μέτρα. Θα σας βοηθήσουν σε αυτό από τις δικές σας εμπειρίες, τις πρακτικές που έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν από άλλες εταιρείες που αντιμετωπίζουν τους ίδιους κινδύνους και τα τεχνικά μέτρα που μπορείτε να αναλάβετε μόνοι σας.
2. Η Φάση Προγραμματισμού
Εδώ θα πρέπει να αναπτύξετε σχέδια έκτακτης ανάγκης ή να ενημερώσετε τα υπάρχοντα βάσει της εμπειρίας που αποκτήσατε κατά τη διάρκεια μιας προηγούμενης καταστροφής. Ο προγραμματισμός των απρόβλεπτων ενεργειών είναι αποτελεσματικός όταν συμπεριλαμβάνετε όλους τους σχετικούς παράγοντες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης σε μια συμμετοχική διαδικασία. Σχεδιάζετε προς τα εμπρός, επομένως πρέπει να συμφωνήσετε σε πιθανά σενάρια, δράσεις και συστήματα απόκρισης. Το κλειδί, ωστόσο, είναι ότι έχετε ένα σχέδιο για να ξεκινήσετε.
3. Δοκιμές και εκπαίδευση
Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εκπαιδεύσετε. Θα μπορούσατε να πραγματοποιήσετε επιτραπέζιες ασκήσεις όπου διεξάγετε διαλογικές συζητήσεις σχετικά με τα πιθανά σενάρια που θα μπορούσαν να συμβούν σε μια καταστροφή. Θα μπορούσατε να έχετε ασκήσεις όπου κινητοποιείτε τους πόρους με περιορισμένο τρόπο και στρατηγικές απόκρισης δοκιμών. Οι ασκήσεις επικεντρώνονται συχνά σε ένα μόνο στοιχείο ενός σχεδίου απόκρισης. Θα μπορούσατε επίσης να διεξάγετε μια ολοκληρωμένη προσομοίωση του συνολικού σχεδίου απόκρισης με όλα τα συστατικά του.
Διαχείριση Καταστροφών σε όλο τον κόσμο
Υπάρχουν διάφορες τάσεις σε όλο τον κόσμο σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης της διαχείρισης καταστροφών.
- Υπάρχει έμφαση στη διαχείριση του κινδύνου καταστροφής εκ των προτέρων.
- Οι εταιρικές δωρεές μετατοπίζονται από μετρητά σε άλλους πόρους.
- Η ετοιμότητα για την αντιμετώπιση καταστροφών ενσωματώνεται στα αναπτυξιακά προγράμματα.
- Οι ομάδες ταχείας αντίδρασης έκτακτης ανάγκης και οι μονάδες έκτακτης ανάγκης αναπτύσσονται.
- Οι τράπεζες ανάπτυξης και ο ιδιωτικός τομέας συμμετέχουν όλο και περισσότερο.
- Οι επαγγελματικές οδηγίες και πρότυπα βελτιώνονται.
- Τα προγράμματα μετριασμού υπογραμμίζονται περισσότερο από τα προγράμματα απόκρισης.
Η διαχείριση καταστροφών είναι κάτι σημαντικό για όλους μας, τόσο για τις εταιρείες όσο και για τις κοινότητες. Ως επιχείρηση, μπορείτε να συμμετάσχετε στην παγκόσμια ώθηση για να υιοθετήσετε καλύτερες πρακτικές διαχείρισης καταστροφών, όχι μόνο για να προστατεύσετε τον εαυτό σας αλλά και για να προστατέψετε την κοινότητα γύρω σας σε περίπτωση καταστροφής.
