Κάθε επιχείρηση και πρόσωπο που συνεργάζεται με το κοινό πρέπει να επικοινωνούν με το κοινό κάποια στιγμή. Αλλά δεν είναι ιδανικό για ένα κόμμα να χωρίσει τους πόρους του ανάμεσα στην κύρια δραστηριότητά του και να εξηγήσει ότι η επιχείρηση στον κόσμο - εκεί είναι όπου οι δημόσιες υπηρεσίες σχέσεις έρχονται. Κάθε αντιπροσωπεία PR αξίας του αλατιού θα χρησιμοποιήσει μια ποικιλία μεθόδων για να γίνει ένα αποτελεσματικό πρόσωπο και φωνή για τον πελάτη που αντιπροσωπεύει.
Να πάρει την ίδια σελίδα με τον πελάτη
Πριν μια υπηρεσία PR να βγάλει το μήνυμα εκ μέρους ενός πελάτη, πρέπει να μάθει τι είναι αυτό το μήνυμα. Οι εκπρόσωποι PR καθιστούν με τους πελάτες τους στην αρχή μιας σχέσης για να μάθουν ό, τι μπορούν για τις δραστηριότητές τους. Για τις επιχειρήσεις, οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν τη γενική δήλωση αποστολής, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες και τον τρόπο με τον οποίο τα φέρνουν στην αγορά. Για τα δημόσια πρόσωπα, αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τα επαγγελματικά έργα του ατόμου, καθώς και στοιχεία προσωπικής ζωής που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την κοινή γνώμη. Για όλους τους πελάτες, ο οργανισμός καθιερώνει πρωτόκολλο ανταλλαγής πληροφοριών ώστε να μην χάνει ποτέ την ευκαιρία να παρουσιάσει νέες εξελίξεις στο κοινό.
Συγγραφή Δελτίων Τύπου
Το βασικό προϊόν που προέρχεται από τις υπηρεσίες PR είναι το δελτίο τύπου, πληροφορίες για την εταιρεία που παρέχονται σε πρακτορεία ειδήσεων για δημοσίευση. Τα πρακτορεία τύπου θέλουν να έχουν δελτία τύπου, ειδικά στις αργές ειδήσεις, επειδή σημαίνει λιγότερη εργασία για να γεμίσει το διάστημα στο χαρτί. Η προειδοποίηση είναι ότι το δελτίο Τύπου θα πρέπει να απαιτήσει λίγες αλλαγές επεξεργασίας - ειδάλλως οι συντάκτες ειδήσεων δεν θα θέλουν να σπαταλήσουν πολύτιμο χρόνο σε ό, τι πιθανώς δεν είναι ουσιαστικές πληροφορίες. Ένας τρόπος μέτρησης της ποιότητας ενός πρακτορείου PR είναι να ζητάτε δείγματα δελτίων τύπου και να τα εξετάζετε εναντίον των κατευθυντήριων γραμμών του Associated Press. Εάν οι κυκλοφορίες δύσκολα μπορούν να διακριθούν σε μορφή από πραγματικά άρθρα ειδήσεων και εξακολουθείτε να πηγαίνετε μακριά με μια θετική εντύπωση από τον οργανισμό που εκπροσωπείται στην απελευθέρωση, ο οργανισμός έχει κάνει τη δουλειά του καλά. Αλλά σε αντίθεση με ένα πραγματικό άρθρο ειδήσεων, δεν είναι σημαντικό ένα δελτίο τύπου να περιέχει ακριβή εισαγωγικά. Συχνά, ο συγγραφέας δημόσιων σχέσεων συντάσσει εισαγωγικά - αλλά μόνο για λογαριασμό πελατών - και ζητά την έγκριση από τον πελάτη πριν από την αποστολή του δελτίου τύπου σε πρακτορεία ειδήσεων.
Δημιουργία σχέσεων με ειδησεογραφικά πρακτορεία
Οι οργανισμοί δημοσίων σχέσεων πρέπει να τηρούν έναν κατάλογο πρακτορείων ειδήσεων στα οποία στέλνουν δελτία τύπου. Όμως, πιο σημαντικό, οι επαγγελματίες δημοσίων σχέσεων καθιερώνουν σχέσεις ομιλίας με δημοσιογράφους που αναζητούν πληροφορίες για έναν πελάτη για ένα άρθρο. Οι επαγγελματίες PR είναι η πύλη για όλες τις πληροφορίες που προέρχονται από τον οργανισμό που εκπροσωπούν. Αυτό σημαίνει ότι ένας οργανισμός PR θα είναι η πρώτη επαφή του δημοσιογράφου για πληροφορίες σχετικά με τον πελάτη και ο οργανισμός θα ενεργεί ως εκπρόσωπος του πελάτη ή θα θέσει τον δημοσιογράφο σε επαφή με το κατάλληλο άτομο στην οργάνωση πελάτη. Μερικές φορές, ένας υπάλληλος με τον οργανισμό ενεργεί ως τρίτο μέρος σε μια συνέντευξη για να καθοδηγήσει ερωτήσεις και απαντήσεις σε μια θετική κατεύθυνση.
Διαχείριση Παρουσία Κοινωνικών Μέσων
Με την ανάπτυξη των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης, ο ρόλος των επαγγελματιών των δημόσιων σχέσεων έχει επεκταθεί ώστε να συμπεριλαμβάνει την αντιπροσώπευση των πελατών στο διαδίκτυο. Εάν ένας πελάτης έχει ένα blog, ένα Facebook ή ένα Twitter προφίλ, ο οργανισμός PR θα πρέπει να έχει πρόσβαση σε αυτό? εάν ο πελάτης δεν έχει κανένα, ο οργανισμός πρέπει να δημιουργήσει ένα. Σε αντίθεση με τα δελτία τύπου, η παρουσία των κοινωνικών μέσων είναι άμεση στο κοινό. Ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός δεν χρειάζεται να ανησυχεί για την προσκόλλησή του στη μορφή ειδήσεων ή για την εμφάνισή του μεροληπτική για λογαριασμό του πελάτη, διότι κανείς δεν περιμένει ότι ένα δημόσιο πρόσωπο ή εταιρεία δεν θα τραγουδήσει το δικό του κέρατο. Όπως τα καθήκοντα του εκπροσώπου ή τα αποσπάσματα στα δελτία τύπου, οι ενημερώσεις των κοινωνικών μέσων πρέπει να γράφονται ως εάν οι πληροφορίες είναι άμεσες από τον πελάτη, σε αντίθεση με την προοπτική ενός μισθωμένου τρίτου.
