Η ταμειακή ροή είναι η ψυχή της επιχείρησης και η διαχείριση μετρητών είναι ζωτικής σημασίας. Η λειτουργία μιας μικρής επιχείρησης απαιτεί πολλά διαφορετικά καπέλα και ο Οικονομικός Διευθυντής είναι ένας. Η χρήση του Quicken για οικονομική διαχείριση των επιχειρήσεων σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρόνο. Η Quicken είναι απλή στην εφαρμογή και παρέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για την κατάρτιση φορολογικών εκθέσεων και την αναφορά οικονομικών καταστάσεων. Το ξεκλείδωμα της έκδοσης "Home and Business" της Quicken ξεκλειδώνει ένα φθηνό, αποτελεσματικό και εύκολα χρησιμοποιούμενο σύστημα οικονομικής διαχείρισης των επιχειρήσεων.
Στοιχεία που θα χρειαστείτε
-
Quicken 2011 Σπίτι και επιχείρηση
-
Κατάλογος οικονομικών λογαριασμών, πιστωτικών καρτών και δανείων μαζί με τις τρέχουσες δηλώσεις
-
Κατάλογος των κατηγοριών επιχειρήσεων που πρέπει να παρακολουθούνται
-
Κατάλογος των τακτικών προμηθευτών και των πελατών μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας
-
Κατάλογος έργων ή προϊόντων απογραφής
Ρύθμιση
Σχεδιάστε τη συλλογή δεδομένων. Εργαστείτε με τον λογιστή σας και καθορίστε τις κατηγορίες, τις ετικέτες και τις μεθόδους παρακολούθησης λογαριασμού που θα είναι πιο εύκολη και αποτελεσματική για να διαχειριστείτε.
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιχειρήσεις", έπειτα στο κάτω βέλος "Επιχειρηματικές ενέργειες" και επιλέξτε "Επιχειρηματικοί λογαριασμοί". Επιλέξτε "Προσθήκη λογαριασμού" από το μενού. Προσθέστε λογαριασμούς επιχειρηματικών τραπεζών, πιστωτικών καρτών και δανείων.
Επιλέξτε "Προσθήκη πελάτη" από την εντολή "Πελάτης" στην αναπτυσσόμενη λίστα "Επιχειρηματικές ενέργειες". Αυτό ανοίγει το παράθυρο "Επεξεργασία εντύπου διευθύνσεων". Καταχωρίστε το όνομα του δικαιούχου πληρωμής - συνήθως το εταιρικό όνομα - και πληροφορίες επικοινωνίας. Ελέγξτε το πλαίσιο "Λίστα πελατών" στο πλαίσιο "Συμπερίληψη αυτού του δικαιούχου στο πλαίσιο".
Επιλέξτε "Προσθήκη προμηθευτή" από την εντολή "Προμηθευτές" στην αναπτυσσόμενη λίστα "Επιχειρηματικές ενέργειες". Αυτό ανοίγει το ίδιο παράθυρο "Επεξεργασία Βιβλίου διευθύνσεων" όπως και για τους πελάτες. Ελέγξτε το πλαίσιο "Λίστα προμηθευτών" στο πλαίσιο "Συμπεριλάβετε αυτό το δικαιούχο πληρωμής".
Δημιουργήστε "Έργα / Εργασία" από την εντολή "Πελάτης" και δημιουργήστε τιμολογούμενες εργασίες ή αποθέματα πωλήσεων χρησιμοποιώντας την επιλογή "Προβολή όλων των στοιχείων τιμολογίου" στο μενού "Τιμολόγια και εκτιμήσεις" στην ενότητα "Επιχειρηματικές ενέργειες".
Επιλέξτε "Λίστα κατηγοριών" από το μενού "Εργαλεία" στη γραμμή εντολών και κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα" για να δημιουργήσετε κατηγορίες εσόδων και εξόδων επιχειρήσεων. Το Quicken προτείνει σχετικές ομοσπονδιακές φορολογικές προμήθειες ή μπορείτε να επιλέξετε το χρονοδιάγραμμα με μη αυτόματο τρόπο. Επιλέξτε "Λίστα ετικετών" από το μενού "Εργαλεία" και δημιουργήστε επιχειρηματικές ετικέτες που ικανοποιούν τις απαιτήσεις τήρησης αρχείων, αναφοράς ή αναζήτησης.
Βασική χρήση Quicken
Καταχωρίστε αρχικά οικονομικά στοιχεία σε κάθε λογαριασμό. Το Quicken συμπεριλαμβάνει την εισαγωγή παλαιότερων δεδομένων ή τη ρύθμιση της τήρησης αρχείων από την ημερομηνία εισόδου. Συνδέστε τους λογαριασμούς σας με τις δυνατότητες ηλεκτρονικής λήψης του τραπεζικού ιδρύματος.
Εισαγάγετε όλους τους τρέχοντες μη καταβληθέντες λογαριασμούς χρησιμοποιώντας την εντολή "Δημιουργία λογαριασμού" στο μενού "Τίτλοι και προμηθευτές" στην ενότητα "Επιχειρηματικές ενέργειες". Το Quicken επιτρέπει να συσσωρεύονται τρέχουσες χρεώσεις κατά τη διάρκεια του μήνα έως ότου ληφθεί τιμολόγιο ή δήλωση και κατανεμηθεί πληρωτέος λογαριασμός.
Καταχωρίστε όλες τις μη τιμολογημένες συναλλαγές χρησιμοποιώντας την εντολή "Δημιουργία τιμολογίου" στο μενού "Τιμολόγια και εκτιμήσεις" στην ενότητα "Επιχειρηματικές ενέργειες". Το Quicken επιτρέπει τη συσσώρευση συναλλαγών έως ότου είναι ώρα να εκδώσετε ένα τιμολόγιο ή μια δήλωση.
Ρυθμίστε πρόσθετα εργαλεία λογιστικής της επιχείρησης, όπως το tracker χιλιομετρητών στην αναπτυσσόμενη λίστα "Εργαλεία". Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook 2003 ή νεότερο, από την αναπτυσσόμενη λίστα "Εργαλεία", ορίστε ημερομηνίες πληρωμής πληρωμής και ημερομηνίες, διευθύνσεις και άλλες εργασίες που θα συντονίζονται με το πρόγραμμα διαχείρισης χρόνου. Το Quicken μπορεί επίσης να ενεργοποιήσει προειδοποιήσεις που δημιουργούνται από το Outlook.
Συμβουλές
-
Αναβάλλετε τη δημιουργία λογαριασμών ενεργητικού, χρέους και επενδύσεων και λογαριασμών πληρωτέων και εισπρακτέων κατά τη διάρκεια του βήματος εγκατάστασης λογαριασμού. Αυτά προστίθενται πιο λογικά σε μεταγενέστερα βήματα. Το Preplanning εξοικονομεί χρόνο και χρήμα όταν χρησιμοποιείτε το Quicken. Οι επαναλαμβανόμενες συναλλαγές πελατών ή πωλητών μπορούν να αντιστοιχούν σε συντομεύσεις, ελέγχοντας το πλαίσιο "Λίστα γρήγορης συμπλήρωσης" στο παράθυρο "Επεξεργασία εγγραφής διευθύνσεων". Προσθέστε πληροφορίες πελατών και προμηθευτών ανά πάσα στιγμή στις καρτέλες "Επαφή", "Δευτεροβάθμια", "Προσωπικά" και "Διάφορα" για κάθε εγγραφή. Η τοποθεσία υποστήριξης της Quicken προσφέρει πολλά μαθήματα και το ηλεκτρονικό εγχειρίδιο βοήθειας έχει λεπτομερείς οδηγίες για την εκμάθηση πιο εξελιγμένης επιχειρηματικής χρήσης του προγράμματος.
Προειδοποίηση
Εισαγάγετε με ακρίβεια τα αρχεία βιβλίων διευθύνσεων για να διασφαλίσετε ότι δημιουργούνται έγκυρες συναλλαγές, τιμολόγια, καταστάσεις και εγγραφές πληρωμών. Χρησιμοποιήστε τα έντυπα "Δημιουργία τιμολογίου" και "Δημιουργία λογαριασμού" αντί για τις καταστάσεις είσπραξης ή πληρωμής για να εισάγετε τα δεδομένα. Αυτό το βήμα συνδέει με ακρίβεια όλες τις συναλλαγές όταν εισπράττονται ή πληρώνονται τα χρήματα. Η μη κατηγοριοποίηση κάθε συναλλαγής μπορεί να επηρεάσει την ακρίβεια των αναφορών για τις εκθέσεις φόρου επί των εξαγωγών ή των οικονομικών καταστάσεων.
